1. Общие положения

1.1. Назначение и область применения Регламента

Настоящий Регламент взаимодействия Финансово-экономического отдела со смежными подразделениями (далее — Регламент) определяет порядок, сроки, ответственность и процедуры обмена информацией, документами и согласования решений между Финансово-экономическим отделом и другими структурными подразделениями Общества с ограниченной ответственностью «Баржоми логистик Москва» (далее — Общество). Регламент распространяется на все виды деятельности Общества, связанные с доставкой бутилированной воды, логистикой и оказанием транспортных услуг. Действие Регламента обязательно для всех работников Финансово-экономического отдела и смежных подразделений при осуществлении совместных процессов. Регламент применяется при планировании, бюджетировании, учёте, контроле затрат, расчётах с контрагентами и формировании управленческой отчётности.

1.2. Нормативные основания и термины

Регламент разработан в соответствии с Уставом Общества, Положением о Финансово-экономическом отделе, действующим законодательством Российской Федерации в сфере бухгалтерского учёта, налогообложения и трудового права. В тексте Регламента используются следующие основные термины: смежные подразделения — Отдел логистики, Отдел продаж, Отдел закупок, Склад, Транспортный отдел, Отдел кадров, Юридический отдел и иные структурные единицы, с которыми осуществляется регулярное взаимодействие; заявка на согласование — внутренний документ, инициирующий финансовую или экономическую оценку; SLA взаимодействия — установленный срок обработки запросов и предоставления ответов. Все термины применяются в значении, установленном настоящим Регламентом и внутренними нормативными документами Общества.

1.3. Принципы взаимодействия

Взаимодействие Финансово-экономического отдела со смежными подразделениями строится на принципах полноты и достоверности предоставляемой информации, соблюдения установленных сроков, приоритета интересов Общества и единого подхода к финансовым решениям. Каждое подразделение обязано своевременно направлять в Финансово-экономический отдел данные, необходимые для планирования и контроля, а Финансово-экономический отдел обязан оперативно информировать инициаторов о результатах рассмотрения. При возникновении разногласий применяется процедура эскалации, описанная в разделе 4 настоящего Регламента. Все участники взаимодействия несут персональную ответственность за качество и своевременность передаваемой информации.

2. Цели, задачи и область ответственности Финансово-экономического отдела

2.1. Основные цели отдела

Целью деятельности Финансово-экономического отдела является обеспечение финансовой устойчивости и экономической эффективности Общества при осуществлении доставки бутилированной воды, логистических и транспортных услуг. Отдел обеспечивает формирование, исполнение и контроль бюджетов, управление денежными потоками, анализ затрат и рентабельности операций, а также подготовку управленческой и регламентированной отчётности. Финансово-экономический отдел выступает единым центром координации финансовых вопросов во взаимодействии со всеми смежными подразделениями. Достижение целей осуществляется через внедрение единых стандартов планирования, учёта и контроля.

2.2. Ключевые задачи отдела

К основным задачам Финансово-экономического отдела относятся: разработка и актуализация финансовых планов и бюджетов; контроль исполнения бюджетов по статьям затрат и доходов; проведение экономической экспертизы договоров, коммерческих предложений и инвестиционных инициатив; расчёт себестоимости логистических и транспортных услуг; формирование ценовой политики совместно с Отделом продаж; управление дебиторской и кредиторской задолженностью; подготовка периодической управленческой отчётности для руководства. Отдел также обеспечивает методическую поддержку смежных подразделений по вопросам финансового планирования и отчётности.

2.3. Границы ответственности

Финансово-экономический отдел несёт ответственность за достоверность финансовых данных, соблюдение бюджетной дисциплины и своевременность предоставления отчётности. Отдел не принимает операционных решений в области логистики, продаж или закупок, но обязан давать обязательные финансовые заключения по вопросам, влияющим на затраты, доходы и денежные потоки. Смежные подразделения несут ответственность за полноту, точность и своевременность исходных данных, передаваемых в Финансово-экономический отдел. Передача ответственности за финансовые последствия решений, принятых без согласования с Финансово-экономическим отделом, на инициатора такого решения закрепляется настоящим Регламентом.

3. Структура, функции и распределение обязанностей

3.1. Организационная структура отдела

Финансово-экономический отдел возглавляется Начальником Финансово-экономического отдела, который непосредственно подчиняется Генеральному директору Общества. В состав отдела входят специалисты по бюджетированию, финансовому анализу, управленческому учёту и расчётам с контрагентами. Распределение функций внутри отдела фиксируется в должностных инструкциях работников и утверждается Начальником отдела. При необходимости для выполнения отдельных задач могут привлекаться работники смежных подразделений в рамках временных рабочих групп. Структура отдела может уточняться приказом Генерального директора без изменения настоящего Регламента.

3.2. Функции Финансово-экономического отдела

Финансово-экономический отдел выполняет следующие основные функции: формирование и актуализация бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств; контроль исполнения бюджетов и подготовка аналитических записок о отклонениях; экономическая оценка коммерческих предложений, тарифов на доставку и транспортных услуг; согласование договоров и дополнительных соглашений в части финансовых условий; расчёт и контроль себестоимости логистических операций; управление оборотным капиталом; подготовка ежемесячной, квартальной и годовой управленческой отчётности; взаимодействие с внешними аудиторами и контролирующими органами по финансовым вопросам. Все функции реализуются во взаимодействии со смежными подразделениями в соответствии с процедурами раздела 4.

3.3. Обязанности Начальника и специалистов отдела

Начальник Финансово-экономического отдела организует работу отдела, обеспечивает соблюдение сроков взаимодействия, представляет интересы отдела на совещаниях у Генерального директора и несёт персональную ответственность за качество финансовых заключений. Специалисты отдела обязаны: своевременно обрабатывать входящие запросы смежных подразделений; вести учёт и архивирование финансовых документов; готовить расчёты и аналитические материалы в установленные сроки; информировать инициаторов о статусе рассмотрения; соблюдать требования конфиденциальности финансовой информации. При временном отсутствии Начальника его полномочия передаются заместителю или назначенному приказом специалисту.

3.4. Права Финансово-экономического отдела

Финансово-экономический отдел имеет право: запрашивать у смежных подразделений любые документы и сведения, необходимые для выполнения своих функций; возвращать на доработку неполные или недостоверные материалы; приостанавливать согласование документов до устранения выявленных замечаний; инициировать совещания по вопросам бюджета и затрат; вносить предложения по оптимизации финансовых процессов; требовать соблюдения установленных сроков предоставления данных. Решения Финансово-экономического отдела по финансовым вопросам являются обязательными для исполнения смежными подразделениями в пределах компетенции отдела.

4. Порядок взаимодействия со смежными подразделениями

4.1. Общий порядок направления запросов и предоставления ответов

Все запросы смежных подразделений в Финансово-экономический отдел направляются в письменной форме (электронное письмо, служебная записка или через внутреннюю систему документооборота) с указанием сути запроса, необходимых сроков и контактного лица. Финансово-экономический отдел регистрирует входящий запрос и в течение одного рабочего дня подтверждает его получение. Стандартный срок предоставления ответа или финансового заключения составляет три рабочих дня для типовых запросов и пять рабочих дней для сложных расчётов. При невозможности соблюдения срока отдел уведомляет инициатора с указанием причины и новой даты. Экстренные запросы, влияющие на операционную деятельность, рассматриваются в приоритетном порядке по решению Начальника отдела.

4.2. Взаимодействие с Отделом логистики и Транспортным отделом

Отдел логистики и Транспортный отдел предоставляют Финансово-экономическому отделу ежемесячно данные о фактических объёмах перевозок, пробеге транспорта, расходах на ГСМ, ремонты и оплату труда водителей не позднее пятого рабочего дня месяца, следующего за отчётным. Финансово-экономический отдел на основании этих данных рассчитывает себестоимость логистических и транспортных услуг, формирует отчёт о рентабельности маршрутов и направляет рекомендации по оптимизации затрат. При изменении тарифов на доставку или открытии новых маршрутов Отдел логистики обязан получить предварительное финансовое заключение. Совместные совещания по анализу затрат проводятся не реже одного раза в квартал.

4.3. Взаимодействие с Отделом продаж и Отделом закупок

Отдел продаж направляет в Финансово-экономический отдел проекты коммерческих предложений и договоров с клиентами для оценки рентабельности и соответствия бюджету. Финансово-экономический отдел готовит заключение в срок до трёх рабочих дней и при необходимости предлагает корректировку условий. Отдел закупок согласовывает с Финансово-экономическим отделом все договоры поставки, превышающие установленный лимит, а также изменения условий оплаты. Финансово-экономический отдел контролирует исполнение платёжного календаря и информирует Отдел закупок о возможных ограничениях по ликвидности. Еженедельно проводится сверка дебиторской и кредиторской задолженности.

4.4. Взаимодействие со Складом и Отделом кадров

Склад ежемесячно предоставляет данные о движении товарно-материальных ценностей, остатках и потерях для расчёта себестоимости и контроля запасов. Финансово-экономический отдел анализирует оборачиваемость запасов и направляет рекомендации по оптимизации. Отдел кадров согласовывает с Финансово-экономическим отделом фонд оплаты труда, премиальные выплаты и изменения штатного расписания в части бюджетных последствий. Расчёт фонда оплаты труда и начислений производится Финансово-экономическим отделом на основании табелей и приказов, предоставляемых Отделом кадров в установленные сроки. Все изменения, влияющие на затраты на персонал, требуют предварительного финансового согласования.

4.5. Процедура эскалации и разрешения разногласий

При возникновении разногласий между Финансово-экономическим отделом и смежным подразделением стороны в течение двух рабочих дней проводят рабочее совещание для поиска решения. Если согласие не достигнуто, вопрос эскалируется на уровень Начальника Финансово-экономического отдела и руководителя смежного подразделения. При сохранении разногласий вопрос выносится на рассмотрение Генерального директора Общества. Решение Генерального директора является окончательным и обязательным для исполнения. Все случаи эскалации фиксируются в журнале взаимодействия для последующего анализа и совершенствования процессов.

5. Показатели эффективности, отчётность и контроль

5.1. Ключевые показатели эффективности взаимодействия

Эффективность взаимодействия Финансово-экономического отдела со смежными подразделениями оценивается по следующим показателям: доля запросов, обработанных в установленные сроки (целевое значение — не менее 95 %); среднее время подготовки финансового заключения; количество возвратов документов на доработку по причине неполноты данных; своевременность предоставления управленческой отчётности; доля бюджетов, исполненных с отклонением не более 5 %. Показатели рассчитываются ежемесячно Начальником Финансово-экономического отдела и включаются в отчёт о работе отдела. Результаты используются для корректировки процедур взаимодействия и оценки работы специалистов.

5.2. Периодичность и формы отчётности

Финансово-экономический отдел формирует и направляет смежным подразделениям и руководству следующие отчёты: ежемесячный отчёт об исполнении бюджета — не позднее десятого рабочего дня месяца, следующего за отчётным; еженедельный платёжный календарь — каждый понедельник; квартальный анализ рентабельности логистических и транспортных услуг — в течение пятнадцати рабочих дней после окончания квартала; годовой финансовый план и бюджет — до 15 декабря текущего года. Формы отчётов утверждаются Начальником отдела и доводятся до сведения смежных подразделений. Все отчёты хранятся в электронном архиве отдела не менее пяти лет.

5.3. Контроль соблюдения Регламента

Контроль соблюдения настоящего Регламента осуществляет Начальник Финансово-экономического отдела. Ежеквартально проводится анализ исполнения процедур взаимодействия, выявляются нарушения сроков и качества данных. По результатам анализа готовятся предложения по совершенствованию Регламента. Генеральный директор вправе назначить внутреннюю проверку соблюдения Регламента. Работники, допустившие систематические нарушения сроков или предоставление недостоверных данных, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством и внутренними правилами Общества.

6. Заключительные положения

6.1. Порядок введения в действие и внесения изменений

Настоящий Регламент вводится в действие приказом Генерального директора Общества и действует бессрочно до его отмены или замены новым документом. Изменения и дополнения вносятся приказом Генерального директора на основании предложений Начальника Финансово-экономического отдела или руководителей смежных подразделений. Все работники, на которых распространяется действие Регламента, обязаны быть ознакомлены с ним под подпись. Актуальная версия Регламента размещается во внутреннем информационном ресурсе Общества и доступна всем заинтересованным подразделениям.

6.2. Связанные документы и ответственность

Настоящий Регламент применяется во взаимосвязи с Положением о Финансово-экономическом отделе, Положением о бюджетировании, Положением о договорной работе, должностными инструкциями работников и иными внутренними нормативными документами Общества. В случае противоречия между Регламентом и другими документами приоритет имеет документ более высокого уровня или более поздний по дате утверждения. Ответственность за организацию исполнения Регламента возлагается на Начальника Финансово-экономического отдела. Контроль за общим соблюдением осуществляет Генеральный директор Общества.

6.3. Заключительные нормы

Вопросы, не урегулированные настоящим Регламентом, решаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Уставом Общества и решениями Генерального директора. Настоящий Регламент не ограничивает права работников, предусмотренные трудовым законодательством. При реорганизации Общества или изменении структуры подразделений Регламент продолжает действовать в части, не противоречащей новым условиям, до момента его актуализации. Все приложения к Регламенту, если они будут утверждены, являются его неотъемлемой частью.