1. Общие положения

1.1. Назначение документа и область применения

Настоящий документ определяет карту бизнес-процессов, сценарии работ, чек-листы этапов и схему EPC для должности главный бухгалтер (удаленно) в организации ООО «Баржоми логистик Москва», осуществляющей деятельность в сфере доставки бутилированной воды, логистики и оказания транспортных услуг. Документ устанавливает обязательный порядок выполнения функций бухгалтерского учёта, финансового контроля, формирования отчётности и взаимодействия с подразделениями в условиях удалённого режима работы. Все процессы, описанные в документе, применяются к операциям, связанным с учётом товарно-материальных ценностей (бутылированная вода, тара, транспортные средства), расчётами с поставщиками и клиентами, налоговым учётом и внутренним контролем. Документ является внутренним нормативным актом и обязателен для исполнения главным бухгалтером, а также служит основой для постановки задач, контроля исполнения и оценки результативности. При изменении законодательства Российской Федерации, структуры организации или состава бизнес-процессов документ подлежит актуализации в установленном порядке.

1.2. Нормативная база и определения

Деятельность главного бухгалтера (удаленно) регулируется Федеральным законом «О бухгалтерском учёте», Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Положениями по бухгалтерскому учёту (ПБУ), федеральными стандартами бухгалтерского учёта (ФСБУ), а также внутренними локальными нормативными актами организации, включая учётную политику, положение о документообороте и регламенты взаимодействия подразделений. В настоящем документе применяются следующие ключевые понятия: бизнес-процесс — устойчивая последовательность действий, направленных на достижение определённого результата в области бухгалтерского и налогового учёта; BPMN — нотация моделирования бизнес-процессов, используемая для визуализации потоков работ, событий, шлюзов и участников; IDEF0 — методология функционального моделирования, описывающая входы, выходы, управление и механизмы процесса; EPC — событийно-управляемая процессная цепочка, отражающая последовательность событий и функций; чек-лист этапа — формализованный перечень контрольных точек и обязательных действий, подлежащих выполнению на каждом этапе процесса. Все термины используются в значениях, установленных действующим законодательством и внутренними регламентами организации.

2. Цель должности и область ответственности

2.1. Миссия и ожидаемые результаты

Главный бухгалтер (удаленно) обеспечивает полное, достоверное и своевременное ведение бухгалтерского и налогового учёта организации «Баржоми логистик Москва» в соответствии с требованиями законодательства и внутренними стандартами. Основная миссия должности состоит в формировании качественной финансовой информации, необходимой для принятия управленческих решений, обеспечения платёжеспособности, контроля затрат по направлениям доставки бутилированной воды, логистики и транспортных услуг, а также минимизации налоговых и финансовых рисков. Ожидаемые результаты включают: отсутствие существенных замечаний со стороны контролирующих органов; своевременную сдачу бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности; корректное отражение всех хозяйственных операций в учётных системах; эффективный контроль дебиторской и кредиторской задолженности; подготовку аналитических материалов для руководства по ключевым финансовым показателям. В условиях удалённой работы главный бухгалтер обязан обеспечивать непрерывность процессов учёта и оперативное взаимодействие с сотрудниками офиса, склада, транспортной службы и коммерческого блока.

2.2. Границы ответственности и взаимодействие

Зона ответственности главного бухгалтера (удаленно) охватывает все участки бухгалтерского учёта: учёт основных средств и нематериальных активов, материалов и товаров (включая бутилированную воду и оборотную тару), расчёты с поставщиками и покупателями, учёт денежных средств, расчёты по заработной плате, налоговый учёт, формирование отчётности. Главный бухгалтер не несёт ответственности за оперативное управление логистикой, планирование маршрутов доставки и непосредственный контроль водителей, однако обязан обеспечивать корректное документальное отражение всех связанных с этими процессами хозяйственных операций. Взаимодействие осуществляется с генеральным директором, финансовым директором (при наличии), руководителями коммерческого, логистического и складского подразделений, кадровой службой, а также с внешними аудиторами, налоговыми органами и банками. Все запросы и ответы в рамках удалённого взаимодействия фиксируются в корпоративных каналах связи и системах электронного документооборота.

3. Подчинённость и линии отчётности

3.1. Административная и функциональная подчинённость

Главный бухгалтер (удаленно) административно подчиняется генеральному директору ООО «Баржоми логистик Москва». Функциональное руководство в части методологии учёта и отчётности осуществляется в соответствии с учётной политикой организации. При наличии в структуре финансового директора главный бухгалтер функционально взаимодействует с ним по вопросам финансовой политики, планирования и анализа. В отсутствие генерального директора или по его письменному поручению главный бухгалтер может получать оперативные указания от уполномоченного заместителя. Все распоряжения, затрагивающие порядок учёта, документооборота или изменение учётной политики, оформляются в письменной форме либо в корпоративной системе электронного документооборота и доводятся до главного бухгалтера с подтверждением получения. Удалённый формат работы не освобождает от обязанности своевременно реагировать на запросы руководства в установленные регламентом сроки.

3.2. Матричные связи и порядок информирования

Главный бухгалтер (удаленно) поддерживает матричные связи с руководителями подразделений, участвующих в бизнес-процессах доставки бутилированной воды, логистики и оказания транспортных услуг. По вопросам оформления первичных документов, актов выполненных работ, товарных накладных, путевых листов и отчётов о движении товарно-материальных ценностей взаимодействие осуществляется с логистическим и складским блоками. По вопросам расчётов с контрагентами — с коммерческой службой. По кадровым вопросам и расчёту заработной платы — с отделом кадров. Главный бухгалтер ежемесячно представляет генеральному директору сводный отчёт о состоянии бухгалтерского учёта, ключевые отклонения, риски и предложения по их минимизации. Внеплановые отчёты предоставляются по запросу руководства или при выявлении существенных нарушений и рисков. Вся переписка и передача документов ведутся через защищённые корпоративные каналы с соблюдением требований информационной безопасности.

4. Должностные обязанности

4.1. Организация и ведение бухгалтерского учёта

Главный бухгалтер (удаленно) организует и обеспечивает ведение бухгалтерского учёта в полном соответствии с законодательством Российской Федерации и учётной политикой организации. В круг обязанностей входит: формирование и актуализация рабочего плана счетов; обеспечение правильности оформления и своевременного отражения всех хозяйственных операций по направлениям доставки бутилированной воды, логистики и транспортных услуг; контроль полноты и корректности первичных учётных документов, поступающих от подразделений; ведение регистров бухгалтерского учёта; обеспечение сохранности бухгалтерских документов в течение установленных сроков. При работе с товарно-материальными ценностями главный бухгалтер контролирует отражение поступления, перемещения и выбытия бутилированной воды, оборотной тары, топлива и запасных частей. Особое внимание уделяется корректности учёта транспортных средств, путевых листов и связанных с ними расходов. Все операции отражаются в учётной системе в сроки, установленные графиком документооборота.

4.2. Налоговый учёт и отчётность

Главный бухгалтер обеспечивает ведение налогового учёта, формирование и своевременную сдачу налоговой и бухгалтерской отчётности. В обязанности входит: расчёт налогов и сборов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество, транспортный налог, НДФЛ, страховые взносы и иные); подготовка и представление деклараций, расчётов и иных форм в налоговые органы и фонды в установленные сроки; взаимодействие с налоговыми органами при проведении камеральных и выездных проверок; подготовка пояснений и документов по запросам контролирующих органов. По операциям, связанным с доставкой бутилированной воды и транспортными услугами, главный бухгалтер контролирует правильность применения налоговых ставок, оформление счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также корректность отражения авансов и корректировок. При выявлении рисков или ошибок главный бухгалтер немедленно информирует генерального директора и предлагает меры по их устранению.

4.3. Контроль расчётов и финансовый мониторинг

Главный бухгалтер осуществляет постоянный контроль состояния расчётов с поставщиками, покупателями, бюджетом и внебюджетными фондами. В круг обязанностей входит: мониторинг дебиторской и кредиторской задолженности; подготовка актов сверок; контроль соблюдения сроков оплаты и поступления денежных средств; анализ причин возникновения просроченной задолженности; подготовка предложений по её снижению. По направлению логистики и доставки бутилированной воды главный бухгалтер контролирует корректность отражения расчётов с транспортными подрядчиками, водителями (при наличии расчётов) и клиентами. Ежемесячно формируется аналитическая справка о состоянии расчётов и ключевых отклонениях. Главный бухгалтер также участвует в подготовке платёжного календаря и согласовании платежей в пределах своей компетенции, обеспечивая приоритетность обязательных платежей (налоги, заработная плата, критичные поставщики).

4.4. Участие в разработке учётной политики и внутренних регламентов

Главный бухгалтер разрабатывает, актуализирует и контролирует исполнение учётной политики организации, положения о документообороте, регламентов по отдельным участкам учёта. При изменении законодательства или появлении новых бизнес-процессов (например, расширение ассортимента бутилированной воды, изменение схемы логистики) главный бухгалтер инициирует внесение изменений в учётную политику и связанные документы. В обязанности входит подготовка проектов приказов об утверждении учётной политики, методических рекомендаций для сотрудников подразделений по оформлению первичных документов, а также проведение инструктажей (в удалённом формате) по вопросам бухгалтерского документооборота. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие внутренних регламентов требованиям законодательства и потребностям бизнеса в части прозрачности учёта затрат на логистику и доставку.

5. Права работника

5.1. Права на информацию и ресурсы

Главный бухгалтер (удаленно) имеет право запрашивать и получать от всех подразделений организации первичные документы, отчёты, справки и иные материалы, необходимые для ведения бухгалтерского и налогового учёта, в сроки, установленные графиком документооборота. Главный бухгалтер вправе требовать устранения нарушений в оформлении документов и возврата документов на доработку. Для исполнения обязанностей главному бухгалтеру предоставляется удалённый доступ к учётной системе, корпоративной электронной почте, системе электронного документооборота и иным информационным ресурсам организации в объёме, необходимом для выполнения функций. Главный бухгалтер имеет право инициировать закупку специализированного программного обеспечения, справочно-правовых систем и повышение квалификации в пределах утверждённого бюджета.

5.2. Права на принятие решений и взаимодействие

В пределах своей компетенции главный бухгалтер вправе подписывать бухгалтерские и налоговые документы, включая отчётность, в порядке, установленном доверенностями и внутренними регламентами. Главный бухгалтер имеет право представлять интересы организации в налоговых органах, фондах и иных контролирующих структурах по вопросам бухгалтерского и налогового учёта. При выявлении фактов нарушений финансовой дисциплины, хищений или иных злоупотреблений главный бухгалтер обязан и вправе немедленно информировать генерального директора и предлагать меры реагирования. Главный бухгалтер может вносить предложения по оптимизации учётных процессов, снижению трудозатрат, автоматизации и повышению качества финансовой информации.

6. Ответственность и подотчётность

6.1. Виды ответственности

Главный бухгалтер (удаленно) несёт ответственность за качество, полноту и своевременность ведения бухгалтерского и налогового учёта, достоверность отчётности, соблюдение сроков её представления, сохранность бухгалтерских документов и конфиденциальность информации. За нарушение требований законодательства о бухгалтерском учёте, налогового законодательства, а также внутренних регламентов организации главный бухгалтер может быть привлечён к дисциплинарной, материальной, административной и, в случаях, предусмотренных законом, уголовной ответственности. Ответственность наступает за искажение данных учёта и отчётности, пропуск сроков сдачи отчётности, необеспечение сохранности документов, разглашение коммерческой тайны и персональных данных, а также за непринятие мер по устранению выявленных нарушений в зоне своей компетенции.

6.2. Порядок привлечения к ответственности

Привлечение главного бухгалтера к дисциплинарной ответственности осуществляется генеральным директором в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и внутренними правилами организации. Материальная ответственность регулируется трудовым договором и договорами о полной материальной ответственности (при их заключении). Факты нарушений фиксируются актами, служебными записками и результатами внутренних проверок. Главный бухгалтер обязан в установленный срок предоставить письменные объяснения по фактам выявленных нарушений. Результаты рассмотрения вопросов ответственности отражаются в приказах и доводятся до сведения работника. Удалённый характер работы не является основанием для снижения уровня ответственности.

7. Требования к квалификации и компетенциям

7.1. Образование, опыт и знания

На должность главного бухгалтера (удаленно) назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению подготовки «Экономика», «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит» или смежным специальностям, а также стаж работы в должности бухгалтера или главного бухгалтера не менее пяти лет, из них предпочтительно не менее двух лет в организациях, осуществляющих логистическую или торговую деятельность. Кандидат должен уверенно знать законодательство о бухгалтерском учёте, налоговое законодательство, положения по бухгалтерскому учёту и федеральные стандарты, порядок формирования бухгалтерской и налоговой отчётности, особенности учёта в торговле и логистике (включая учёт товаров, тары, транспортных расходов). Обязательным является знание принципов работы с учётными системами, электронного документооборота и удалённых каналов взаимодействия.

7.2. Профессиональные навыки и личностные качества

Главный бухгалтер должен обладать навыками организации учётного процесса, постановки задач и контроля исполнения, анализа финансовых показателей, работы с большим объёмом первичных документов в удалённом режиме. Необходимы навыки построения карт бизнес-процессов в нотациях BPMN, IDEF0 и EPC применительно к учётным функциям, разработки чек-листов и регламентов. Личностные качества включают ответственность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, умение работать в условиях дедлайнов, коммуникабельность при удалённом взаимодействии, способность самостоятельно принимать решения в рамках компетенции. Главный бухгалтер обязан постоянно повышать квалификацию, отслеживать изменения законодательства и внедрять актуальные практики учёта.

8. Условия труда

8.1. Режим работы и рабочее место

Работа главного бухгалтера осуществляется в удалённом (дистанционном) формате. Режим рабочего времени устанавливается трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка организации. Как правило, применяется стандартная пятидневная рабочая неделя с нормированным рабочим днём, однако в периоды сдачи отчётности и закрытия месяца допускается увеличение продолжительности рабочего времени в пределах, установленных законодательством. Рабочее место организуется работником самостоятельно с соблюдением требований охраны труда и информационной безопасности. Организация обеспечивает предоставление необходимых доступов к информационным системам, корпоративной почте и каналам связи. Главный бухгалтер обязан быть доступным для оперативной связи в течение рабочего дня по согласованным каналам.

8.2. Инструменты, безопасность и командировки

Для выполнения обязанностей главному бухгалтеру предоставляется удалённый доступ к бухгалтерской программе, системе электронного документооборота, справочно-правовым системам и корпоративным ресурсам. Использование личных устройств допускается только при соблюдении требований политики информационной безопасности организации. Главный бухгалтер обязан обеспечивать конфиденциальность учётных данных, применять надёжные пароли, двухфакторную аутентификацию (при наличии) и не допускать передачи доступов третьим лицам. Командировки, как правило, не предусматриваются, однако при необходимости участия в проверках, аудитах или совещаниях в офисе организации главный бухгалтер обязан прибыть в согласованные сроки. Все условия фиксируются в трудовом договоре и дополнительных соглашениях.

9. KPI и показатели эффективности

9.1. Ключевые показатели результативности

Эффективность работы главного бухгалтера (удаленно) оценивается по следующим ключевым показателям: своевременность и полнота сдачи бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности (целевое значение — 100 % в установленные сроки); отсутствие существенных замечаний и штрафов со стороны налоговых органов и фондов по результатам проверок; доля первичных документов, принятых без возврата на доработку (целевой уровень — не менее 95 %); своевременность отражения хозяйственных операций в учётной системе в соответствии с графиком документооборота; качество и своевременность подготовки аналитических материалов для руководства; уровень автоматизации и регламентации учётных процессов (наличие актуальных карт процессов, чек-листов и регламентов). Показатели пересматриваются ежегодно с учётом изменения масштаба деятельности организации.

9.2. Порядок оценки и периодичность

Оценка выполнения KPI проводится ежеквартально и по итогам года генеральным директором на основании отчётов главного бухгалтера, данных учётных систем, результатов проверок и обратной связи от подразделений. По итогам оценки формируются выводы о выполнении, частичном выполнении или невыполнении показателей. Результаты оценки учитываются при принятии решений о премировании, повышении квалификации и дальнейшем сотрудничестве. При систематическом невыполнении ключевых показателей без уважительных причин к главному бухгалтеру могут применяться меры дисциплинарного воздействия. Главный бухгалтер вправе представлять пояснения и предложения по корректировке KPI при существенном изменении объёма операций или внешних условий.

10. Бизнес-процессы, чек-листы и сценарии работ (BPMN / IDEF0 / EPC)

10.1. Общая карта бизнес-процессов главного бухгалтера

Карта бизнес-процессов главного бухгалтера (удаленно) построена с использованием элементов нотаций BPMN, IDEF0 и EPC и охватывает полный цикл учётных функций организации «Баржоми логистик Москва». Основные процессы верхнего уровня: организация и методологическое обеспечение учёта; приём и контроль первичных документов; отражение хозяйственных операций; расчёт заработной платы и налогов; закрытие периода; формирование и сдача отчётности; анализ и контроль расчётов; взаимодействие с контролирующими органами. Каждый процесс декомпозируется на этапы с указанием входов (первичные документы, данные от подразделений), выходов (проводки, отчёты, декларации), управляющих воздействий (законодательство, учётная политика, регламенты) и механизмов (учётная система, электронный документооборот, каналы связи). Схема EPC отражает последовательность событий (поступление документа, наступление срока отчётности, выявление отклонения) и функций (проверка, отражение, согласование, отправка). Все процессы адаптированы к специфике доставки бутилированной воды, логистики и транспортных услуг.

10.2. Процесс приёма и контроля первичных документов (BPMN / EPC)

Процесс начинается с события «Поступление пакета первичных документов от подразделения» (склад, логистика, коммерческий блок, кадры). Главный бухгалтер проверяет комплектность, корректность оформления, наличие обязательных реквизитов, соответствие хозяйственной операции (поступление бутилированной воды, оказание транспортных услуг, расход топлива, начисление заработной платы). При выявлении ошибок формируется событие «Документ возвращён на доработку» с указанием замечаний. После устранения замечаний документ принимается к учёту. Этапы процесса в формате EPC: событие «Документ получен» → функция «Проверка реквизитов и комплектности» → шлюз «Документ корректен?» → (да) функция «Принятие к учёту и регистрация» → событие «Документ отражён в системе»; (нет) функция «Возврат с замечаниями» → событие «Ожидание исправленного документа». Чек-лист этапа: наличие подписей и печатей; соответствие сумм и количеств; правильность указания контрагента и договора; наличие счёта-фактуры (при необходимости); соответствие данным учётной системы по остаткам и движениям.

10.3. Процесс отражения операций по доставке бутилированной воды и логистике

Процесс охватывает учёт поступления, перемещения и реализации бутилированной воды, учёт оборотной тары, отражение транспортных расходов и доходов от оказания транспортных услуг. Входы: товарные накладные, акты приёма-передачи, путевые листы, отчёты водителей, акты выполненных работ. Функции: проверка соответствия количества и ассортимента; формирование проводок по счетам учёта товаров, тары, затрат на логистику; распределение транспортных расходов; отражение выручки и себестоимости. В нотации IDEF0 процесс описывается как функция «Учёт операций логистики и доставки» с управлением со стороны учётной политики и графика документооборота, механизмом в виде учётной системы и исполнителя — главного бухгалтера. Чек-лист этапа закрытия месяца по данному блоку: все накладные и акты за период отражены; остатки бутилированной воды и тары сверены со складскими данными; транспортные расходы распределены; отклонения выявлены и объяснены; акты сверок с ключевыми контрагентами подготовлены.

10.4. Процесс закрытия месяца и формирования отчётности

Процесс закрытия месяца инициируется событием «Наступление даты закрытия периода». Последовательность функций в EPC: проверка полноты отражения всех операций → формирование регламентных операций (амортизация, закрытие счетов затрат, расчёт финансового результата) → сверка оборотов и остатков → подготовка оборотно-сальдовой ведомости и аналитических регистров → формирование бухгалтерской отчётности → расчёт налогов и заполнение деклараций → согласование с руководством (при необходимости) → отправка отчётности по каналам связи. Чек-лист этапа: все первичные документы приняты и отражены; регламентные операции выполнены; расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом проанализированы; декларации и расчёты проверены на контрольные соотношения; подтверждения об отправке сохранены; архив отчётности сформирован. Главный бухгалтер фиксирует результаты закрытия в служебной записке или отчёте для генерального директора.

10.5. Сценарии работ и типовые чек-листы этапов

Типовые сценарии работ главного бухгалтера (удаленно) включают: ежедневный приём и обработку входящих документов; еженедельный мониторинг расчётов и платежей; ежемесячное закрытие периода и подготовку отчётности; квартальную и годовую отчётность; участие в инвентаризациях (удалённо — по данным и актам); подготовку материалов для аудита и налоговых проверок. Для каждого сценария применяется соответствующий чек-лист. Пример чек-листа ежедневной обработки документов: проверить почтовый ящик и систему ЭДО; зарегистрировать поступившие документы; выполнить проверку по чек-листу комплектности; отразить корректные документы; вернуть ошибочные с комментариями; обновить статус в системе контроля. Пример чек-листа подготовки к налоговой проверке: сформировать запрашиваемые документы; проверить наличие всех первичных документов по операциям; подготовить пояснения по спорным моментам; согласовать позицию с руководством; обеспечить оперативную передачу материалов по защищённым каналам. Все чек-листы актуализируются главным бухгалтером при изменении процессов или законодательства.

10.6. Схема EPC ключевых учётных процессов (текстовое описание)

Схема EPC для основного цикла «От первичного документа до отчётности» описывается следующей цепочкой: событие «Хозяйственная операция совершена» → функция «Оформление первичного документа подразделением» → событие «Документ передан главному бухгалтеру» → функция «Проверка и принятие документа» → событие «Документ принят к учёту» → функция «Формирование бухгалтерской проводки» → событие «Операция отражена в регистрах» → (при наступлении конца периода) функция «Выполнение регламентных операций и закрытие счетов» → событие «Период закрыт» → функция «Формирование отчётности и деклараций» → событие «Отчётность сдана». Для процессов, связанных с логистикой и доставкой бутилированной воды, в схему добавляются специализированные функции контроля остатков, распределения транспортных затрат и сверки с данными склада и транспорта. Главный бухгалтер поддерживает актуальность текстовых и (при наличии) графических описаний схем EPC и BPMN в составе внутренней документации.