1. Общие положения

1.1. Назначение и правовой статус документа

Настоящая должностная инструкция определяет правовой статус, функциональные обязанности, права, ответственность и требования к квалификации Главного бухгалтера (удаленно) общества с ограниченной ответственностью «Баржоми логистик Москва». Документ разработан в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, а также внутренними локальными нормативными актами организации. Инструкция является обязательной для исполнения работником, занимающим указанную должность, и применяется при организации бухгалтерского учёта в сфере доставки бутилированной воды, логистики и оказания транспортных услуг.

Работник, принятый на должность Главного бухгалтера (удаленно), обязан ознакомиться с настоящей инструкцией под подпись до начала исполнения трудовых обязанностей. Изменения и дополнения вносятся приказом руководителя организации и доводятся до сведения работника в установленном порядке. В случае возникновения противоречий между настоящей инструкцией и действующим законодательством приоритет имеет законодательство Российской Федерации.

1.2. Порядок назначения, освобождения и замещения

Главный бухгалтер (удаленно) назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора «Баржоми логистик Москва» на основании трудового договора. На период временного отсутствия Главного бухгалтера (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности возлагаются на заместителя Главного бухгалтера либо на иное лицо, назначенное приказом руководителя, с обязательным ознакомлением с настоящей инструкцией и передачей дел по акту. При смене Главного бухгалтера составляется акт приёма-передачи дел, в котором фиксируется состояние бухгалтерского учёта, наличие первичных документов, регистров, отчётности и электронных баз данных.

Удалённый формат работы предполагает выполнение трудовых функций вне места нахождения работодателя с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Работник самостоятельно обеспечивает наличие исправного рабочего места, стабильного интернет-соединения и необходимого программного обеспечения, если иное не предусмотрено трудовым договором или дополнительным соглашением.

1.3. Нормативные основы деятельности

В своей работе Главный бухгалтер (удаленно) руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ, Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом «О бухгалтерском учёте», положениями по бухгалтерскому учёту (ПБУ), федеральными стандартами бухгалтерского учёта, методическими рекомендациями Минфина России, а также внутренними регламентами «Баржоми логистик Москва», включая учётную политику, положение о документообороте, положение о командировках и положение о работе с контрагентами. Особое внимание уделяется требованиям к учёту операций, связанных с доставкой бутилированной воды, логистическими услугами и оказанием транспортных услуг, включая учёт транспортных расходов, ГСМ, амортизации транспортных средств и расчётов с водителями и перевозчиками.

Работник обязан своевременно отслеживать изменения законодательства в области бухгалтерского и налогового учёта и инициировать корректировку учётной политики и внутренних процедур организации.

2. Цель должности и область ответственности

2.1. Миссия должности

Основной целью должности Главного бухгалтера (удаленно) является организация и обеспечение достоверного, полного и своевременного бухгалтерского и налогового учёта всех хозяйственных операций «Баржоми логистик Москва» в соответствии с действующим законодательством и учётной политикой организации. Работник обеспечивает формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, её имущественном положении и финансовых результатах, необходимой для принятия управленческих решений, а также для представления отчётности внешним пользователям, включая налоговые органы, органы статистики и контрагентов.

В условиях удалённой работы особое значение приобретает обеспечение непрерывности учётных процессов, оперативного взаимодействия с подразделениями и контрагентами, а также контроль за сохранностью и целостностью электронных документов и баз данных.

2.2. Ожидаемые результаты деятельности

К ключевым ожидаемым результатам работы Главного бухгалтера (удаленно) относятся: отсутствие существенных ошибок в бухгалтерской и налоговой отчётности; своевременная сдача всех обязательных форм отчётности; обеспечение ликвидности и платёжеспособности организации за счёт эффективного управления денежными потоками; минимизация налоговых рисков и штрафов; полное соответствие первичной документации требованиям законодательства; оперативное закрытие отчётных периодов. В сфере доставки бутилированной воды, логистики и транспортных услуг ожидается точный учёт себестоимости перевозок, контроль транспортных расходов и корректное отражение расчётов с перевозчиками и клиентами.

Результативность работы оценивается по итогам квартала и года на основании установленных ключевых показателей эффективности и результатов внутренних и внешних проверок.

3. Подчинённость и порядок взаимодействия

3.1. Непосредственная подчинённость

Главный бухгалтер (удаленно) непосредственно подчиняется Генеральному директору «Баржоми логистик Москва». По вопросам бухгалтерского учёта, налогообложения и формирования отчётности работник действует самостоятельно в рамках предоставленных полномочий и несёт персональную ответственность за качество и достоверность учётной информации. Решения по вопросам, выходящим за рамки компетенции Главного бухгалтера, принимаются Генеральным директором на основании подготовленных Главным бухгалтером аналитических материалов и рекомендаций.

В случае возникновения разногласий между Главным бухгалтером и Генеральным директором по вопросам отражения хозяйственных операций в учёте Главный бухгалтер обязан письменно изложить свою позицию и исполнить решение руководителя с одновременным информированием о возможных рисках.

3.2. Взаимодействие с подразделениями и внешними контрагентами

Главный бухгалтер (удаленно) взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений организации, включая отдел логистики, транспортный отдел, отдел продаж, складское хозяйство и службу персонала. Взаимодействие осуществляется посредством корпоративной электронной почты, систем электронного документооборота и видеоконференцсвязи. Работник запрашивает и получает первичные документы, отчёты о движении товарно-материальных ценностей, путевые листы, акты выполненных работ и иные документы, необходимые для ведения учёта.

С внешними контрагентами (поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами, аудиторами) взаимодействие ведётся в пределах полномочий, определённых доверенностями и внутренними регламентами. Все запросы и ответы фиксируются в системе документооборота организации.

4. Должностные обязанности

4.1. Организация бухгалтерского учёта

Главный бухгалтер (удаленно) организует и обеспечивает ведение бухгалтерского учёта в полном соответствии с требованиями законодательства и учётной политикой «Баржоми логистик Москва». В обязанности входит формирование учётной политики, разработка рабочего плана счетов, утверждение форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта. Работник обеспечивает своевременное и корректное отражение всех хозяйственных операций, связанных с доставкой бутилированной воды, логистическими услугами и оказанием транспортных услуг, включая учёт доходов и расходов по перевозкам, расчёты с водителями, учёт ГСМ, запасных частей и амортизации транспортных средств.

Особое внимание уделяется контролю за полнотой и своевременностью поступления первичных документов от подразделений и контрагентов. При выявлении нарушений в оформлении документов Главный бухгалтер принимает меры к их устранению и информирует руководителей соответствующих подразделений.

4.2. Налоговый учёт и отчётность

Работник обеспечивает организацию и ведение налогового учёта, исчисление налогов и сборов, подготовку и своевременную сдачу налоговой отчётности в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации. В круг обязанностей входит расчёт налога на прибыль, НДС, налога на имущество, транспортного налога, страховых взносов и иных обязательных платежей. Главный бухгалтер (удаленно) контролирует правильность применения налоговых льгот и вычетов, обеспечивает подготовку пояснений и ответов на требования налоговых органов.

В условиях деятельности в сфере логистики и транспортных услуг особое значение имеет корректный учёт входного и исходящего НДС по транспортным услугам, а также правильное определение налоговой базы по налогу на прибыль с учётом специфики расходов на перевозки и содержание автопарка.

4.3. Контроль первичной документации и документооборота

Главный бухгалтер (удаленно) организует систему внутреннего контроля за правильностью оформления первичных учётных документов. В обязанности входит проверка наличия обязательных реквизитов, соответствия документов фактическим хозяйственным операциям, своевременности передачи документов в бухгалтерию. Работник разрабатывает и актуализирует график документооборота, контролирует его исполнение подразделениями, участвует в разработке электронных форм документов и регламентов их согласования.

При работе с документами, связанными с доставкой бутилированной воды и транспортными услугами, особое внимание уделяется путевым листам, товарно-транспортным накладным, актам выполненных работ по перевозкам, отчётам о расходе ГСМ и актам списания запасных частей. Все нарушения фиксируются и доводятся до сведения руководителей подразделений.

4.4. Управление денежными потоками и расчётами

Работник осуществляет контроль за состоянием расчётов с дебиторами и кредиторами, обеспечивает своевременное проведение платежей, контролирует остатки денежных средств на расчётных счетах и в кассе. Главный бухгалтер (удаленно) готовит платёжный календарь, анализирует кассовые разрывы, участвует в планировании денежных потоков организации. В обязанности входит взаимодействие с банками по вопросам расчётно-кассового обслуживания, открытие и закрытие счетов, получение банковских выписок и их обработка.

В сфере логистики и оказания транспортных услуг работник контролирует своевременность оплаты услуг перевозчиков, корректность расчётов с водителями по заработной плате и компенсациям, а также своевременность поступления оплаты от клиентов за доставку бутилированной воды и транспортные услуги.

4.5. Формирование бухгалтерской и управленческой отчётности

Главный бухгалтер (удаленно) обеспечивает составление бухгалтерской (финансовой) отчётности в соответствии с требованиями законодательства и учётной политики организации. В обязанности входит подготовка бухгалтерского баланса, отчёта о финансовых результатах, отчёта о движении денежных средств, пояснений к отчётности, а также статистической отчётности. Работник формирует управленческую отчётность для руководства, включая отчёты о себестоимости перевозок, рентабельности направлений, структуре затрат на логистику и транспорт.

Отчётность представляется в установленные сроки Генеральному директору, а также в государственные органы. При подготовке отчётности обеспечивается её достоверность, сопоставимость и полнота отражения всех существенных фактов хозяйственной деятельности.

4.6. Взаимодействие с контролирующими органами и аудиторами

Работник обеспечивает подготовку и представление документов при проведении налоговых проверок, аудиторских проверок и иных контрольных мероприятий. Главный бухгалтер (удаленно) участвует в переговорах с представителями контролирующих органов, готовит письменные пояснения и возражения, контролирует исполнение предписаний и устранение выявленных нарушений. В обязанности входит организация хранения бухгалтерских документов в установленные сроки и обеспечение возможности их оперативного предоставления по запросу.

При выявлении рисков налоговых претензий работник незамедлительно информирует Генерального директора и предлагает меры по минимизации негативных последствий.

5. Права работника

5.1. Права в области организации учёта и документооборота

Главный бухгалтер (удаленно) имеет право требовать от руководителей всех структурных подразделений и работников организации своевременного представления первичных документов, отчётов и иных сведений, необходимых для ведения бухгалтерского и налогового учёта. Работник вправе не принимать к учёту документы, оформленные с нарушением требований законодательства, и возвращать их на доработку с указанием конкретных замечаний. Главный бухгалтер вправе вносить предложения по совершенствованию системы документооборота, учётной политики и внутренних регламентов организации.

В рамках удалённой работы работник имеет право на получение всех необходимых доступов к информационным системам организации, электронным базам данных и системам электронного документооборота.

5.2. Права в области принятия решений и доступа к информации

Работник имеет право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции по вопросам отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учёте, выбора способов учёта в рамках учётной политики, а также по вопросам взаимодействия с банками и контрагентами в части расчётов. Главный бухгалтер (удаленно) вправе запрашивать у Генерального директора и руководителей подразделений любую информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей, включая коммерческую и финансовую информацию.

Работник имеет право участвовать в совещаниях руководства по вопросам финансово-хозяйственной деятельности, представлять свою позицию по вопросам учёта и налогообложения, а также предлагать меры по повышению эффективности учёта и снижению налоговых рисков.

6. Ответственность и подотчётность

6.1. Виды ответственности

Главный бухгалтер (удаленно) несёт ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей в пределах, определённых трудовым законодательством Российской Федерации. Работник несёт дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность за нарушение требований законодательства о бухгалтерском учёте, налогового законодательства, а также за причинение ущерба организации вследствие своих виновных действий или бездействия.

Особую ответственность работник несёт за достоверность бухгалтерской и налоговой отчётности, своевременность её представления, сохранность бухгалтерских документов и электронных баз данных, а также за соблюдение режима конфиденциальности информации, ставшей известной в связи с исполнением трудовых обязанностей.

6.2. Ответственность за качество учёта в сфере логистики и транспорта

В части учёта операций, связанных с доставкой бутилированной воды, логистикой и оказанием транспортных услуг, Главный бухгалтер (удаленно) несёт ответственность за корректность отражения транспортных расходов, правильность расчёта себестоимости перевозок, своевременность и полноту учёта расчётов с перевозчиками и клиентами, а также за правильность исчисления налогов, связанных с использованием транспортных средств. Работник отвечает за отсутствие существенных искажений в отчётности, вызванных ошибками в учёте логистических и транспортных операций.

При выявлении нарушений, допущенных по вине Главного бухгалтера, к нему могут быть применены меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения, а также меры материальной ответственности в соответствии с трудовым законодательством.

7. Требования к квалификации и компетенциям

7.1. Образование и опыт работы

На должность Главного бухгалтера (удаленно) назначается лицо, имеющее высшее образование по специальности «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит», «Экономика» или смежным направлениям, либо высшее образование и дополнительное профессиональное образование в области бухгалтерского учёта. Требуемый стаж работы на руководящих должностях в области бухгалтерского учёта составляет не менее пяти лет, из которых не менее трёх лет — в должности главного бухгалтера или заместителя главного бухгалтера.

Предпочтительным является опыт работы в организациях, осуществляющих деятельность в сфере логистики, транспортных услуг или оптовой торговли, а также опыт удалённой работы с использованием современных систем электронного документооборота и бухгалтерских программ.

7.2. Профессиональные знания и навыки

Работник должен знать законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учёте, налоговое законодательство, положения по бухгалтерскому учёту, федеральные стандарты бухгалтерского учёта, методические рекомендации Минфина России, а также особенности учёта в сфере логистики и транспортных услуг. Обязательным является уверенное владение программами 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, системами электронного документооборота, а также навыками работы с банковскими клиент-банками и системами сдачи электронной отчётности.

Главный бухгалтер (удаленно) должен обладать навыками анализа финансово-хозяйственной деятельности, планирования денежных потоков, подготовки управленческой отчётности, а также навыками эффективной удалённой коммуникации и организации работы в распределённой команде.

8. Условия труда

8.1. Режим работы и удалённый формат

Работа Главного бухгалтера (удаленно) осуществляется в режиме удалённой (дистанционной) работы. Режим рабочего времени устанавливается трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка «Баржоми логистик Москва». Как правило, устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, продолжительность рабочего дня — 8 часов. Время начала и окончания рабочего дня, а также порядок взаимодействия в течение рабочего дня определяются трудовым договором или дополнительным соглашением.

Работник обязан быть доступен для связи в установленные рабочие часы посредством корпоративной электронной почты, мессенджеров и видеоконференцсвязи. При необходимости выполнения срочных работ, связанных со сдачей отчётности или ответами на требования контролирующих органов, допускается привлечение к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в порядке, установленном трудовым законодательством.

8.2. Рабочее место, оборудование и безопасность

Работник самостоятельно организует рабочее место по месту своего проживания или в ином месте, согласованном с работодателем. «Баржоми логистик Москва» обеспечивает работника необходимыми доступами к информационным системам, корпоративной почте и системам электронного документооборота. При необходимости работодатель может предоставить компьютерную технику, программное обеспечение и средства связи на условиях, определённых трудовым договором.

Работник обязан соблюдать требования информационной безопасности, не допускать разглашения конфиденциальной информации, использовать антивирусное программное обеспечение и соблюдать правила безопасной работы в сети Интернет. При выполнении трудовых обязанностей работник обязан соблюдать требования охраны труда в части организации рабочего места и режима труда и отдыха.

9. Ключевые показатели эффективности (KPI)

9.1. Показатели своевременности и качества отчётности

Основными ключевыми показателями эффективности Главного бухгалтера (удаленно) являются: доля отчётности, сданной в установленные сроки (целевое значение — 100 %); количество существенных ошибок, выявленных при внутренних и внешних проверках (целевое значение — 0); количество штрафов и пеней, начисленных по вине бухгалтерии (целевое значение — 0); своевременность закрытия отчётных периодов (целевое значение — закрытие месяца не позднее 10-го числа следующего месяца, квартала — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом). Показатели оцениваются ежеквартально и по итогам года.

Дополнительно оценивается качество подготовки управленческой отчётности, включая отчёты о себестоимости перевозок, рентабельности направлений и структуре затрат на логистику и транспорт.

9.2. Показатели эффективности учёта и контроля

К показателям эффективности учёта и контроля относятся: доля первичных документов, принятых к учёту без замечаний; своевременность отражения хозяйственных операций в учёте; уровень дебиторской задолженности, просроченной более 30 дней; полнота и своевременность отражения транспортных расходов и расходов на ГСМ; соответствие данных бухгалтерского и налогового учёта. Целевые значения устанавливаются ежегодно приказом Генерального директора с учётом специфики деятельности «Баржоми логистик Москва» в сфере доставки бутилированной воды, логистики и оказания транспортных услуг.

Результаты оценки KPI учитываются при принятии решений о премировании, повышении заработной платы и продлении трудового договора.

10. Бизнес-процессы, контрольные процедуры и сценарии работы

10.1. Процесс закрытия отчётного периода

Процесс закрытия отчётного периода включает следующие этапы: сбор и проверка первичных документов от всех подразделений; отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском учёте; проведение инвентаризации активов и обязательств (при необходимости); расчёт амортизации, резервов и прочих оценочных обязательств; формирование оборотно-сальдовой ведомости и анализ остатков; подготовка и согласование бухгалтерской и налоговой отчётности; сдача отчётности в государственные органы; формирование управленческой отчётности для руководства. Главный бухгалтер (удаленно) контролирует исполнение графика закрытия периода и обеспечивает устранение выявленных расхождений.

В сфере логистики и транспорта особое внимание уделяется полному отражению путевых листов, актов выполненных работ по перевозкам, отчётов о расходе ГСМ и расчётов с перевозчиками до момента закрытия периода.

10.2. Контрольные процедуры по учёту транспортных и логистических операций

Контрольные процедуры включают: ежедневную или еженедельную проверку поступления путевых листов и товарно-транспортных накладных; сверку данных о пробеге и расходе ГСМ с данными путевых листов и отчётов водителей; контроль своевременности оформления актов выполненных работ по перевозкам; сверку расчётов с перевозчиками и клиентами; проверку корректности распределения транспортных расходов по направлениям и заказам. Главный бухгалтер (удаленно) разрабатывает и актуализирует чек-листы контрольных процедур, обеспечивает их исполнение и документирование результатов контроля.

При выявлении расхождений или нарушений работник инициирует служебные расследования и информирует Генерального директора о существенных рисках.

10.3. Порядок взаимодействия при удалённой работе

Взаимодействие Главного бухгалтера (удаленно) с подразделениями и руководством осуществляется по утверждённому регламенту коммуникации. Ежедневно работник проверяет корпоративную электронную почту и систему электронного документооборота. Еженедельно проводятся видеоконференции с Generальным директором и руководителями ключевых подразделений по вопросам текущего состояния учёта, расчётов и подготовки отчётности. При возникновении срочных вопросов связь осуществляется посредством корпоративных мессенджеров с фиксацией ключевых решений в системе документооборота.

Все документы, требующие подписи Главного бухгалтера, подписываются электронной подписью в установленном порядке. Работник обеспечивает сохранность ключей электронной подписи и соблюдение регламентов их использования.

10.4. Порядок передачи дел при смене Главного бухгалтера

При освобождении от должности Главного бухгалтера (удаленно) составляется акт приёма-передачи дел. В акте фиксируется состояние бухгалтерского учёта на дату передачи, перечень переданных документов и электронных баз данных, остатки по счетам бухгалтерского учёта, перечень незавершённых операций и обязательств, а также сведения о доступе к информационным системам и ключам электронной подписи. Передача дел осуществляется в присутствии представителя руководства организации. Новый Главный бухгалтер подтверждает приём дел своей подписью в акте.

До завершения процедуры передачи дел бывший Главный бухгалтер обязан обеспечить непрерывность учётных процессов и доступность всей необходимой информации для нового работника.