1. Общие положения

1.1. Назначение документа и правовая основа

Настоящая должностная инструкция определяет правовой статус, функциональные обязанности, права, ответственность и требования к управляющей общества с ограниченной ответственностью «Баржоми логистик Москва». Документ разработан в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также локальными нормативными актами, регулирующими деятельность в сфере доставки бутилированной воды, логистики и оказания транспортных услуг. Инструкция является обязательной для исполнения лицом, занимающим указанную должность, и применяется с момента подписания трудового договора и ознакомления с настоящим документом под роспись.

Документ устанавливает единые требования к организации работы управляющей, обеспечивает прозрачность распределения функций между подразделениями и способствует поддержанию высокого уровня качества обслуживания клиентов. Все изменения и дополнения вносятся приказами генерального директора и доводятся до сведения работника в установленном порядке.

1.2. Термины и определения

В настоящей должностной инструкции используются следующие основные понятия. Управляющая — должностное лицо, осуществляющее оперативное руководство процессами логистики, координацию доставки бутилированной воды и контроль оказания транспортных услуг на территории Москвы и Московской области. Доставка бутилированной воды — комплекс мероприятий по приему, хранению, комплектации и транспортировке бутилированной питьевой воды до конечных потребителей или точек продаж. Логистика — система планирования, организации, контроля и оптимизации материальных и информационных потоков, связанных с перемещением товаров. Оказание транспортных услуг — деятельность по предоставлению транспортных средств и водителей для выполнения перевозок грузов организации и сторонних заказчиков.

Под маршрутизацией понимается процесс построения оптимальных маршрутов доставки с учетом загруженности дорог, временных окон клиентов и грузоподъемности транспорта. KPI — ключевые показатели эффективности, используемые для оценки результатов работы управляющей и подчиненных подразделений.

1.3. Порядок назначения и освобождения от должности

Управляющая назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора «Баржоми логистик Москва» по представлению непосредственного руководителя. При назначении на должность работник обязан ознакомиться с настоящей должностной инструкцией, Правилами внутреннего трудового распорядка, Политикой в области охраны труда и иными локальными актами под роспись. В случае временного отсутствия управляющей ее обязанности возлагаются на заместителя или иное лицо, назначенное приказом, с обязательным оформлением акта приема-передачи дел.

При увольнении или переводе на другую должность управляющая обязана сдать все материальные ценности, документы, ключи от помещений и доступ к информационным системам по акту, а также передать текущие дела преемнику в полном объеме.

2. Цель должности и область деятельности

2.1. Миссия и стратегическая цель должности

Основной целью должности управляющей является обеспечение бесперебойной, своевременной и экономически эффективной доставки бутилированной воды, организация рациональной логистики и качественного оказания транспортных услуг в интересах клиентов и компании. Управляющая отвечает за достижение плановых показателей по объему доставок, соблюдение сроков, минимизацию логистических издержек и поддержание высокого уровня удовлетворенности клиентов.

Стратегическая задача должности заключается в построении устойчивой системы управления операциями, способной адаптироваться к сезонным колебаниям спроса, изменениям в дорожной ситуации Москвы и требованиям клиентов. Результатом работы управляющей должно быть стабильное выполнение обязательств перед заказчиками при оптимальном использовании транспортных и трудовых ресурсов организации.

2.2. Область ответственности и ожидаемые результаты

В область ответственности управляющей входят все процессы, связанные с планированием маршрутов, контролем исполнения доставок, управлением автопарком, взаимодействием с водителями и диспетчерами, а также координацией с отделом продаж и складом. Ожидаемые результаты включают выполнение суточных и месячных планов по количеству доставленных единиц продукции, соблюдение нормативов времени доставки, снижение доли возвратов и рекламаций, а также обеспечение сохранности груза и транспортных средств.

Управляющая обязана обеспечивать соответствие операций требованиям законодательства в сфере перевозок, санитарным нормам при работе с пищевой продукцией и внутренним стандартам качества «Баржоми логистик Москва». Успешное выполнение функций должности способствует укреплению деловой репутации компании и росту клиентской базы.

3. Подчиненность и отчетность

3.1. Непосредственное подчинение и вышестоящее руководство

Управляющая непосредственно подчиняется генеральному директору «Баржоми логистик Москва» либо коммерческому директору в соответствии с организационной структурой. Все распоряжения и указания вышестоящего руководства, касающиеся организации логистики и доставки бутилированной воды, обязательны для исполнения. В рамках матричного взаимодействия управляющая координирует свою деятельность с руководителями склада, отдела продаж и службы безопасности.

При возникновении конфликтных ситуаций или необходимости оперативного решения вопросов, выходящих за рамки полномочий, управляющая обязана незамедлительно информировать непосредственного руководителя и действовать в соответствии с полученными указаниями.

3.2. Подчиненные сотрудники и порядок взаимодействия

В непосредственном подчинении управляющей находятся диспетчеры, старшие водители, логисты маршрутной группы и специалисты по контролю качества доставки. Управляющая осуществляет постановку задач, контроль исполнения, оценку результатов работы подчиненных и подготовку предложений по их поощрению или привлечению к дисциплинарной ответственности.

Взаимодействие с другими подразделениями строится на принципах взаимного информирования и совместного решения оперативных задач. Ежедневно управляющая проводит планерки с диспетчерами и водителями, а также участвует в совещаниях у генерального директора. Вся отчетность по выполненным доставкам, состоянию автопарка и отклонениям от плана предоставляется в установленные сроки по утвержденным формам.

4. Должностные обязанности

4.1. Организация и контроль процессов доставки

Управляющая организует и контролирует полный цикл доставки бутилированной воды от момента поступления заказа до передачи продукции клиенту. В обязанности входит ежедневное формирование маршрутных листов, распределение заказов между водителями с учетом грузоподъемности транспорта, временных окон доставки и территориальной привязки. Управляющая обеспечивает своевременную комплектацию груза на складе, проверку комплектности и качества продукции перед отправкой, а также контроль возврата тары и документов.

При возникновении сбоев в доставке (пробки, поломки, отказ клиента) управляющая оперативно принимает решения по перераспределению маршрутов, информирует клиентов о возможных задержках и принимает меры по минимизации негативных последствий. По итогам каждого рабочего дня проводится анализ выполнения плана доставок с фиксацией отклонений и причин.

4.2. Управление логистикой и оптимизация маршрутов

Управляющая отвечает за построение эффективной системы логистики, направленной на сокращение пробега транспорта, снижение расхода топлива и повышение загрузки рейсов. В рамках этой функции осуществляется анализ исторических данных по доставкам, выявление «узких мест», разработка и внедрение оптимальных схем маршрутизации с учетом особенностей дорожной сети Москвы и Московской области.

Обязанности включают регулярный пересмотр зон доставки, координацию с диспетчерской службой по корректировке маршрутов в режиме реального времени, контроль соблюдения водителями утвержденных схем движения и временных нормативов. Управляющая инициирует мероприятия по повышению плотности доставок в одном рейсе и снижению доли холостых пробегов.

4.3. Управление автопарком и оказание транспортных услуг

Управляющая организует оказание транспортных услуг как для внутренних нужд компании, так и для внешних заказчиков. В сферу ответственности входит контроль технического состояния транспортных средств, своевременность прохождения технического обслуживания и ремонта, ведение учета пробега и расхода топлива, а также обеспечение наличия необходимых разрешительных документов у водителей и на транспорт.

При выполнении сторонних перевозок управляющая согласовывает условия с заказчиками, контролирует оформление путевых листов, товарно-транспортных накладных и иных сопроводительных документов. Обеспечивается соблюдение норм рабочего времени водителей, режима труда и отдыха, а также требований безопасности дорожного движения.

4.4. Работа с персоналом и контроль исполнения

Управляющая осуществляет непосредственное руководство подчиненным персоналом: проводит инструктажи, ставит ежедневные задачи, контролирует качество выполнения работ и соблюдение трудовой дисциплины. В обязанности входит подготовка предложений по обучению водителей и диспетчеров, участие в подборе кандидатов на вакантные должности в зоне своей ответственности, а также проведение аттестации подчиненных по результатам работы.

При выявлении нарушений управляющая принимает меры дисциплинарного воздействия в пределах предоставленных полномочий либо готовит служебные записки вышестоящему руководству. Обеспечивается ведение табеля учета рабочего времени подчиненных и своевременное предоставление данных в бухгалтерию.

4.5. Отчетность и аналитика

Управляющая ежедневно, еженедельно и ежемесячно готовит отчеты о результатах работы логистического подразделения. В состав отчетности входят данные о количестве выполненных доставок, проценте своевременности, объеме возвратов, состоянии автопарка, расходе топлива и отклонениях от плановых показателей. Аналитические материалы используются для принятия управленческих решений и корректировки операционных процессов.

Обязательным является предоставление информации о рекламациях клиентов, связанных с доставкой, с указанием причин и принятых мер. Управляющая участвует в подготовке предложений по улучшению процессов логистики и снижению операционных затрат.

5. Права работника

5.1. Права в области принятия решений и распоряжения ресурсами

Управляющая имеет право принимать оперативные решения в рамках утвержденных полномочий по перераспределению маршрутов, изменению последовательности доставок и привлечению резервного транспорта при возникновении нештатных ситуаций. В пределах установленного бюджета управляющая может инициировать закупку расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы логистического подразделения, а также согласовывать проведение внепланового ремонта транспортных средств.

Право включать запросы на выделение дополнительных ресурсов (транспорт, персонал, оборудование) при росте объемов доставки бутилированной воды или появлении новых направлений деятельности. Все решения, выходящие за рамки текущих полномочий, согласовываются с генеральным директором.

5.2. Права на получение информации и взаимодействие

Управляющая имеет право запрашивать и получать от всех подразделений организации информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей, включая данные о заказах, остатках на складе, планах продаж и состоянии взаиморасчетов с клиентами. Право участвовать в совещаниях, посвященных вопросам логистики, доставки бутилированной воды и оказания транспортных услуг, а также вносить предложения по совершенствованию процессов.

Взаимодействие с внешними организациями (транспортными компаниями, сервисными станциями, контролирующими органами) осуществляется в пределах предоставленных полномочий. Управляющая вправе представлять интересы компании по вопросам, связанным с организацией перевозок, при наличии соответствующей доверенности.

6. Ответственность и подотчетность

6.1. Виды ответственности

Управляющая несет дисциплинарную, материальную и административную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами «Баржоми логистик Москва». Материальная ответственность наступает в случаях причинения ущерба организации по вине работника, включая порчу или утрату товарно-материальных ценностей, транспортных средств и документов.

Особую ответственность управляющая несет за соблюдение сроков доставки бутилированной воды, сохранность груза, соблюдение правил дорожного движения подчиненными водителями и достоверность предоставляемой отчетности. При выявлении нарушений трудовой дисциплины, правил охраны труда или требований безопасности управляющая обязана незамедлительно принимать меры и информировать руководство.

6.2. Порядок привлечения к ответственности

Привлечение управляющей к дисциплинарной ответственности осуществляется в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и Правилами внутреннего трудового распорядка. Основанием служат акты, служебные записки, результаты проверок и иные документы, подтверждающие факт нарушения. Материальная ответственность реализуется в соответствии с договором о полной или ограниченной материальной ответственности, если такой договор заключен.

В случае причинения ущерба третьим лицам (клиентам, контрагентам) по вине подчиненных сотрудников управляющая участвует в служебном расследовании и представляет объяснения. Все случаи привлечения к ответственности фиксируются в личном деле работника.

7. Требования к квалификации и компетенциям

7.1. Образование, опыт и специальные знания

На должность управляющей назначается лицо, имеющее высшее образование (предпочтительно по специальностям «Логистика», «Менеджмент», «Транспортные процессы») и стаж работы на руководящих должностях в сфере логистики или оказания транспортных услуг не менее трех лет. Обязательным является знание специфики доставки бутилированной воды или аналогичной продукции с особыми требованиями к условиям хранения и транспортировки.

Кандидат должен обладать знаниями трудового законодательства, правил перевозки грузов автомобильным транспортом, основ экономики и управления персоналом. Предпочтительным является наличие опыта работы с системами маршрутизации, учета транспорта и управления заказами.

7.2. Профессиональные и личностные компетенции

Управляющая должна демонстрировать высокий уровень организаторских способностей, умение принимать решения в условиях ограниченного времени и неопределенности, навыки планирования и контроля. Необходимы коммуникативные компетенции для эффективного взаимодействия с водителями, диспетчерами, клиентами и руководством. Важными качествами являются стрессоустойчивость, внимательность к деталям, ответственность и ориентация на результат.

Обязательным является владение навыками работы с офисными приложениями, электронными таблицами для анализа данных и системами учета. Желательно знание основ работы с геоинформационными системами и инструментами оптимизации маршрутов. Управляющая должна быть готова к постоянному совершенствованию профессиональных знаний и освоению новых методов управления логистикой.

8. Условия труда

8.1. Режим работы и рабочее место

Режим работы управляющей устанавливается в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка «Баржоми логистик Москва» и может включать ненормированный рабочий день в связи с необходимостью оперативного реагирования на сбои в доставке бутилированной воды и оказании транспортных услуг. Основное рабочее место располагается в офисе организации, однако характер деятельности предполагает регулярные выезды на склад, в гараж и на объекты клиентов.

При необходимости управляющая может привлекаться к работе в выходные и праздничные дни в порядке, установленном трудовым законодательством. Обеспечивается предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков.

8.2. Обеспечение средствами труда и требования безопасности

Организация обеспечивает управляющую рабочим местом, оборудованным компьютером, средствами связи, доступом к необходимым информационным системам и оргтехникой. При выполнении выездных функций предоставляется служебный транспорт либо компенсируются расходы на проезд в установленном порядке. Управляющая обязана соблюдать требования охраны труда, пожарной безопасности и санитарных норм, а также обеспечивать их выполнение подчиненными сотрудниками.

В случае работы с документами, содержащими коммерческую тайну, управляющая соблюдает режим конфиденциальности. Все средства индивидуальной защиты и инструкции по безопасности предоставляются организацией.

9. KPI и показатели эффективности

9.1. Основные ключевые показатели эффективности

Оценка работы управляющей осуществляется на основе следующих KPI: процент своевременных доставок (целевое значение не менее 95 процентов), выполнение плана по объему доставки бутилированной воды в натуральном и стоимостном выражении, доля рекламаций, связанных с доставкой (не более 1 процента от общего числа заказов), коэффициент использования грузоподъемности транспорта, расход топлива на единицу перевезенной продукции и уровень удовлетворенности клиентов по результатам опросов.

Дополнительными показателями являются соблюдение нормативов по возврату тары, отсутствие критических инцидентов с транспортом по вине подчиненных и своевременность предоставления отчетности. Показатели пересматриваются ежегодно с учетом стратегических целей компании.

9.2. Порядок оценки и периодичность контроля

Контроль достижения KPI осуществляется ежедневно (оперативные показатели по доставкам), еженедельно (анализ отклонений) и ежемесячно (сводный отчет с оценкой выполнения плана). По итогам месяца проводится совещание с участием генерального директора, на котором обсуждаются результаты, причины отклонений и меры по их устранению. Ежеквартально управляющая представляет развернутый аналитический отчет с предложениями по улучшению процессов логистики.

Результаты оценки KPI учитываются при принятии решений о премировании, повышении квалификации и карьерном развитии работника. При систематическом невыполнении целевых показателей применяются меры, предусмотренные системой мотивации и дисциплинарной ответственности.

10. Бизнес-процессы, чек-листы и сценарии рабочих процессов

10.1. Процесс ежедневной организации доставки бутилированной воды

Процесс начинается с получения реестра заказов на текущий день от отдела продаж или из системы учета. Управляющая совместно с диспетчерами проводит анализ заказов, группирует их по территориям и формирует предварительные маршруты с учетом грузоподъемности доступного транспорта и временных окон клиентов. Далее осуществляется проверка готовности склада к отгрузке, наличие необходимой тары и сопроводительных документов.

После утверждения маршрутных листов водители получают задания, производят погрузку под контролем, после чего выезжают на маршруты. В течение дня управляющая мониторит статус доставок, оперативно реагирует на отклонения и по завершении смены принимает отчеты водителей, сверяет возврат тары и закрывает смену в учетных системах. Чек-лист завершения дня включает: закрытие всех маршрутных листов, фиксацию отклонений, передачу данных в бухгалтерию и подготовку сводки для руководства.

10.2. Процесс управления инцидентами и отклонениями

При возникновении инцидента (опоздание, отказ клиента, поломка транспорта, порча груза) водитель или диспетчер незамедлительно информирует управляющую. Управляющая оценивает ситуацию, определяет приоритет и принимает решение: переназначение заказа другому водителю, корректировка маршрута, информирование клиента или привлечение резервного транспорта. Все действия фиксируются в журнале инцидентов с указанием причин, принятых мер и результатов.

По итогам инцидента проводится разбор с участием виновных лиц (при наличии), разрабатываются корректирующие меры и, при необходимости, вносятся изменения в процедуры. Чек-лист обработки инцидента включает: регистрацию события, уведомление заинтересованных сторон, принятие решения, контроль исполнения, анализ причин и закрытие инцидента в учете.

10.3. Процесс планирования и оптимизации логистики

Еженедельно управляющая анализирует статистику доставок за прошедший период, выявляет маршруты с избыточным пробегом, низкой загрузкой или частыми отклонениями. На основе анализа формируются предложения по корректировке зон доставки, изменению графиков работы водителей и перераспределению ресурсов. Ежемесячно проводится более глубокий анализ с расчетом показателей эффективности и подготовкой рекомендаций по снижению затрат.

При появлении новых крупных клиентов или изменении объемов доставки бутилированной воды управляющая разрабатывает сценарии адаптации логистической схемы, согласовывает их с руководством и обеспечивает внедрение. Чек-лист планирования включает: сбор данных, анализ, разработку вариантов, оценку рисков, согласование и контроль внедрения.

10.4. Процесс контроля технического состояния и оказания транспортных услуг

Управляющая организует регулярный контроль технического состояния автопарка: проверяет наличие отметок о прохождении ТО, наличие страховки, диагностических карт и исправность основных узлов. Перед выходом на линию каждый автомобиль проходит осмотр, результаты которого фиксируются. При выявлении неисправностей транспорт не допускается к работе до устранения замечаний.

При оказании транспортных услуг сторонним заказчикам процесс включает согласование условий, оформление документов, контроль исполнения рейса и закрытие заказа. Чек-лист подготовки транспорта включает: проверку документов, осмотр технического состояния, наличие топлива, исправность средств связи и готовность водителя. Все отклонения документируются и анализируются для предотвращения повторных случаев.