1. Общие положения

Настоящий документ «Матрица ответственности отдела (RACI)» (далее — Регламент RACI) является внутренним нормативным документом компании Riqli - main, определяющим распределение ролей и зон ответственности в Отделе проектирования оргструктур и консультирования. Регламент разработан в соответствии с Уставом компании Riqli.com, Стратегией развития компании на 2026–2028 годы, Положением об отделе проектирования оргструктур и консультирования, Регламентом взаимодействия отдела со смежными подразделениями и Регламентом бизнес-процессов отдела, с учетом специфики деятельности в сфере IT-услуг и разработки ПО, дистанционного образования, консалтинга управленческого, риск ориентированного управления организацией, управления человеческими ресурсами и знаниями, внедрения систем менеджмента качества (СМК), разработки и внедрения систем управления рисками, бизнес-инжиниринга и регламентации бизнес процессов и предоставления онлайн-платформы для управления качеством, рисками, компетенциями и дистанционным обучением.

Регламент RACI устанавливает четкое распределение ответственности за выполнение этапов работ, использование Живых документов, ИИ-технологий и инструментов моделирования (Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler), а также механизмы эскалации и обновления матрицы. Положения Регламента обязательны для исполнения руководителем отдела и всеми специалистами («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»). В случае противоречия между настоящим Регламентом и иными локальными актами компании применяются нормы настоящего документа.

1.1. Правовые и организационные основы Регламента RACI

Настоящий Регламент RACI разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также с учетом требований международных стандартов ISO 9001:2015 и ISO 31000. Регламент определяет правовое положение Отдела проектирования оргструктур и консультирования как структурного подразделения компании Riqli - main, осуществляющего проектирование оргструктур, оказание консалтинговых услуг по бизнес-инжинирингу и регламентации бизнес процессов, а также методическую поддержку внедрения системы менеджмента качества и системы управления рисками с использованием онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий. Сфера действия Регламента распространяется на все процессы отдела, включая генерацию типовых оргструктур, создание Живых документов, разработку тестов компетенций и интеграцию с 15 этапами полного цикла внедрения системы качества.

В настоящем Регламенте применяются следующие ключевые определения: Матрица ответственности отдела (RACI) — инструмент распределения ролей Responsible (R — исполнитель), Accountable (A — ответственный), Consulted (C — консультируемый) и Informed (I — информируемый) за каждый этап работ; зоны ответственности — четко определенные области задач, процессов и решений, закрепленные за конкретными ролями и должностями отдела. Регламент имеет высшую юридическую силу среди документов, регулирующих распределение ответственности в отделе, и применяется приоритетно в случае противоречий с иными локальными актами.

1.2. Сфера действия и приоритет Регламента RACI

Сфера действия настоящего Регламента охватывает все бизнес-процессы Отдела проектирования оргструктур и консультирования, включая процессы инициации и диагностики запросов, проектирования оргструктур с генерацией ИИ, создания и валидации Живых документов, разработки и автоматизации бизнес-процессов клиентов, внедрения, мониторинга и корректирующих действий, а также отчетности и постоянного улучшения. Регламент применяется при планировании, реализации и контроле всех проектов, связанных с 15 этапами полного цикла внедрения системы качества (этап 2 — Оргструктура, этап 3 — Документация, этап 5 — Бизнес-процессы, этапы 10–12 — Отчеты и корректирующие действия, этапы 13–14 — Аудиты и Риски, этап 15 — Создание документов).

Приоритет Регламента означает, что все тактические планы, программы развития отдела, должностные инструкции специалистов и регламенты проектов должны соответствовать его положениям. В случае противоречия между положениями настоящего Регламента и иными внутренними документами (Положением об отделе, Регламентом взаимодействия, Регламентом бизнес-процессов) применяются нормы настоящего Регламента. Генеральный директор обеспечивает приведение всех внутренних документов в соответствие с настоящим Регламентом в течение шестидесяти дней после его утверждения или актуализации. Работники отдела не вправе ссылаться на незнание положений настоящего Регламента при исполнении должностных обязанностей.

1.3. Основные термины и определения, используемые в Регламенте RACI

В настоящем Регламенте используются следующие основные определения и термины: R (Responsible) — роль исполнителя, непосредственно выполняющего задачу или этап процесса; A (Accountable) — роль ответственного, несущего конечную ответственность за результат и имеющего право утверждать решения; C (Consulted) — роль консультируемого, чье мнение обязательно учитывается перед принятием решения; I (Informed) — роль информируемого, который получает информацию о ходе и результатах процесса. Дополнительные термины: зоны ответственности — области задач, закрепленные за конкретными должностями («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»); Матрица ответственности отдела (RACI) — документ, описывающий распределение ролей для каждого этапа бизнес-процессов отдела с привязкой к Живым документам и ИИ-технологиям.

Компания обеспечивает единое понимание терминов через размещение глоссария во внутренних информационных системах и проведение обучающих мероприятий. При появлении новых терминов или изменении существующих генеральный директор инициирует актуализацию определений в настоящем Регламенте и связанных документах (Положение об отделе, Регламент бизнес-процессов). Все подразделения обязаны использовать термины в соответствии с настоящими определениями при подготовке отчетов, планов и внутренних коммуникаций.

1.4. Порядок разработки, утверждения и актуализации Регламента RACI

Разработка и актуализация настоящего Регламента RACI осуществляется под руководством генерального директора с привлечением руководителя Отдела проектирования оргструктур и консультирования и ключевых специалистов («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»). Проект Регламента или его изменений подготавливается рабочей группой, создаваемой приказом генерального директора, и проходит процедуру внутреннего согласования со смежными подразделениями. Утверждение Регламента и внесение в него существенных изменений осуществляется решением генерального директора с последующим информированием общего собрания участников компании.

Актуализация Регламента проводится не реже одного раза в год, а также при существенных изменениях внешней среды, законодательства, рыночных условий, результатов мониторинга KPI или внутренних результатов деятельности компании. Основаниями для внеочередной актуализации являются: существенное отклонение фактических KPI от целевых значений в течение двух кварталов подряд; появление новых технологических возможностей ИИ-технологий или инструментов моделирования; изменения в составе участников или органов управления. После утверждения Регламента генеральный директор обеспечивает его доведение до сведения всех работников отдела в течение десяти рабочих дней. Ответственность за своевременную актуализацию и доведение Регламента возлагается на генерального директора и руководителя отдела.

2. Цели, задачи и предмет Матрицы ответственности отдела

Отдел проектирования оргструктур и консультирования внедряет Матрицу ответственности отдела (RACI) в целях обеспечения четкого распределения ролей и зон ответственности за выполнение бизнес-процессов, использование Живых документов и ИИ-технологий, а также интеграцию с 15 этапами полного цикла внедрения системы качества. Основная миссия Регламента RACI заключается в минимизации рисков дублирования функций, задержек в проектах и потери качества за счет прозрачного распределения ответственности между руководителем отдела, специалистами и смежными подразделениями.

Деятельность по распределению ответственности направлена на повышение эффективности управления проектами проектирования оргструктур и консультирования, развитие компетенций персонала и обеспечение непрерывного совершенствования процессов на основе данных и обратной связи. Отдел реализует задачи в рамках полного цикла внедрения системы качества, с особым акцентом на этапы 2, 3, 5, 10–15, используя RACI для координации работ с Генеральной дирекцией, Отделом разработки курсов и тренингов, Отделом маркетинга и продаж и Отделом разработки ПО и IT-инфраструктуры.

2.1. Цели внедрения Матрицы ответственности (RACI) в отделе

Главной целью настоящего Регламента RACI является обеспечение четкого, прозрачного и воспроизводимого распределения ответственности за все этапы работ Отдела проектирования оргструктур и консультирования для достижения стратегических целей компании Riqli - main в сфере IT-услуг, дистанционного образования и управленческого консалтинга. Регламент направлен на минимизацию рисков неопределенности ответственности, дублирования функций и задержек в проектах при выполнении проектирования оргструктур, создания Живых документов и бизнес-инжиниринга. Конкретные цели включают: достижение уровня ясности ответственности не менее 95% по результатам внутренних аудитов; рост эффективности выполнения процессов (снижение времени на согласования не менее 20%); обеспечение уровня интеграции RACI с Матрицей ответственности (RACI) других отделов не менее 90%; поддержание среднего рейтинга удовлетворенности распределением ответственности (внутренний опрос) не ниже 85 пунктов.

Реализация целей осуществляется на принципах риск ориентированного управления организацией, клиентоориентированности и постоянного совершенствования с использованием современных инструментов (интеграция RACI в онлайн-платформу Riqli.com, динамическое обновление через Camunda Modeler, применение ИИ-технологий для предложения оптимального распределения ролей на основе навыков сотрудников). Генеральный директор и руководитель отдела несут персональную ответственность за соответствие распределения ответственности целям настоящего Регламента. Достижение целей измеряется через систему ключевых показателей эффективности, утвержденную в разделе 5 настоящего Регламента.

2.2. Задачи распределения ответственности в бизнес-процессах отдела

Отдел проектирования оргструктур и консультирования реализует следующие ключевые задачи в рамках распределения ответственности: определение Responsible (R) для операционного выполнения этапов (например, «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» для моделирования в BPMN 2.0 и IDEF0 с использованием Draw.io и Bizagi Modeler); закрепление Accountable (A) за конечный результат (руководитель отдела или «Старший консультант по организационному проектированию» для клиентских проектов); определение Consulted (C) для обязательного учета мнения экспертов (Отдел разработки курсов и тренингов для привязки тестов компетенций к Живым документам); определение Informed (I) для своевременного информирования заинтересованных сторон (Генеральная дирекция о ходе стратегических проектов). Дополнительные задачи включают: интеграцию RACI с 15 этапами полного цикла внедрения системы качества; обеспечение актуализации матрицы при изменениях в оргструктуре или процессах; обучение сотрудников пониманию и применению RACI в повседневной работе.

Все задачи выполняются с соблюдением требований информационной безопасности, защиты персональных данных и конфиденциальности клиентской информации. Ответственность за выполнение задач возлагается на руководителя отдела и специалистов в соответствии с настоящим Регламентом. Регулярный анализ выполнения задач проводится через мониторинг KPI и внутренние аудиты.

2.3. Связь Матрицы ответственности с полным циклом внедрения системы качества

Матрица ответственности отдела (RACI) интегрирована во все 15 этапов полного цикла внедрения системы качества на онлайн-платформе Riqli.com. На этапе 2 (Оргструктура) R — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (генерация ИИ и моделирование в Draw.io/Bizagi Modeler), A — руководитель отдела, C — «Старший консультант по организационному проектированию», I — Генеральная дирекция. На этапе 3 (Документация) R — «Старший консультант по организационному проектированию» (создание Живых документов), A — руководитель отдела, C — Отдел разработки курсов и тренингов (валидация тестов), I — клиенты и смежные подразделения. На этапе 5 (Бизнес-процессы) R — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (моделирование в ELMA/Camunda Modeler), A — руководитель отдела, C — Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры (автоматизация), I — Отдел маркетинга и продаж.

На этапах 10–12 (Отчеты и корректирующие действия) R — «Старший консультант по организационному проектированию» (анализ рисков и разработка барьеров), A — руководитель отдела, C — Отдел управления качеством, рисками и компетенциями, I — все затронутые должности. На этапах 13–14 (Аудиты и Риски) R — руководитель отдела (проведение аудитов), A — генеральный директор, C — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов», I — Генеральная дирекция. На этапе 15 (Создание документов) R — «Старший консультант по организационному проектированию» (обновление Живых документов), A — руководитель отдела, C — Отдел разработки курсов и тренингов, I — клиенты. Такая интеграция обеспечивает traceability и accountability на каждом этапе цикла. Ответственность за поддержание связи RACI с циклом возлагается на руководителя отдела.

3. Структура Матрицы ответственности и зоны ответственности

Структура Матрицы ответственности отдела (RACI) построена на основе должностных инструкций специалистов отдела («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»), Матрицы ответственности (RACI) компании и интеграции с бизнес-процессами, описанными в Регламенте бизнес-процессов. Каждая зона ответственности закреплена за конкретной ролью с указанием задач, критериев приемки и механизмов эскалации. Матрица обеспечивает баланс между операционной эффективностью и стратегическим контролем, минимизируя риски неопределенности и дублирования.

Основные зоны ответственности охватывают все ключевые процессы отдела: инициацию и диагностику, проектирование оргструктур с ИИ, создание Живых документов, разработку бизнес-процессов, внедрение и корректирующие действия, отчетность и улучшение, а также взаимодействие со смежными подразделениями и использование инструментов платформы. Каждая зона описана с детальным распределением R, A, C, I и привязкой к конкретным этапам работ.

3.1. Зоны ответственности в процессе инициации и диагностики запросов

В процессе инициации и диагностики запросов на проектирование оргструктур и консультирование распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (регистрация запроса в системе задач онлайн-платформы Riqli.com, проведение первичной диагностики текущей оргструктуры с использованием Draw.io, заполнение карты текущей структуры и формирование предварительного технического задания); A (Accountable) — руководитель отдела (утверждение технического задания, распределение ресурсов и эскалация при неясности запроса); C (Consulted) — «Старший консультант по организационному проектированию» (консультации по сложным отраслевым случаям и рискам); I (Informed) — Генеральная дирекция (информирование о новых стратегических запросах) и Отдел маркетинга и продаж (информирование о клиентских запросах).

Зона ответственности «Составителя оргструктур и бизнес-процессов» включает полную операционную реализацию этапов 1–2 полного цикла внедрения системы качества с соблюдением чек-листов и сроков (регистрация — 1 рабочий день, диагностика — 3 рабочих дня, согласование ТЗ — 2 рабочих дня). Зона ответственности руководителя отдела включает финальное утверждение и ресурсное обеспечение. Зона ответственности «Старшего консультанта» — экспертная поддержка при выявлении нестандартных рисков. Зона ответственности Генеральной дирекции — стратегический контроль и утверждение приоритетных проектов. Все зоны фиксируются в Матрице ответственности (RACI) и обновляются при изменении оргструктуры или процессов. Пример: при поступлении запроса от крупного клиента в отрасли пищевого производства R выполняет диагностику с использованием шаблонов из Методического руководства, A утверждает ТЗ, C консультирует по отраслевым стандартам, I информирует маркетинг для подготовки коммерческого предложения. Такая структура обеспечивает прозрачность и минимизирует риски задержек.

3.2. Зоны ответственности в процессе генерации и валидации оргструктуры с ИИ

В процессе генерации и валидации оргструктуры с использованием ИИ-технологий распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (запуск ИИ-генерации типовой оргструктуры на онлайн-платформе Riqli.com, экспорт в Bizagi Modeler или ELMA для детализации в нотациях BPMN 2.0, IDEF0, EPC, проведение валидации по 9 критериям с порогом 70% и привязка к Живым документам); A (Accountable) — руководитель отдела (утверждение финальной версии оргструктуры и интеграция с модулями рисков и компетенций); C (Consulted) — «Старший консультант по организационному проектированию» (экспертная оценка сложных структур и рисков дублирования функций) и Отдел разработки курсов и тренингов (консультации по привязке тестов компетенций); I (Informed) — Генеральная дирекция (информирование о стратегических оргструктурах) и клиенты (информирование о ходе проекта).

Зона ответственности «Составителя оргструктур и бизнес-процессов» включает полную операционную реализацию этапа 2 цикла с соблюдением сроков (генерация черновика — 1 рабочий день, моделирование и валидация — 5 рабочих дней, согласование — 2 рабочих дня) и использованием инструментов Draw.io для начального дизайна, Bizagi Modeler для детализации и Camunda Modeler для будущей автоматизации. Зона ответственности руководителя отдела — финальное утверждение и ресурсное обеспечение. Зона ответственности «Старшего консультанта» — экспертная поддержка при выявлении нестандартных рисков. Зона ответственности Отдела разработки курсов — обеспечение педагогической экспертизы тестов. Пример: при генерации оргструктуры для производственной компании R запускает ИИ, моделирует связи с бизнес-процессами в ELMA, валидирует критерии, A утверждает, C консультирует по отраслевым рискам, I информирует клиента. Такая структура обеспечивает высокий уровень одобрения ИИ-генерации (не менее 85%) и минимизирует риски несоответствия стандартам.

3.3. Зоны ответственности в процессе создания и привязки Живых документов

В процессе создания и привязки Живых документов к оргструктуре распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — «Старший консультант по организационному проектированию» (генерация черновиков Живых документов с помощью ИИ-технологий на основе шаблонов из Методического руководства и Шаблонов структуры документов, проведение валидации по 9 критериям, привязка к должностям оргструктуры и создание тестов Hard Skills и Soft Skills); A (Accountable) — руководитель отдела (утверждение финальной версии документов и интеграция в систему дистанционного обучения); C (Consulted) — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (консультации по связям с бизнес-процессами и элементами качества) и Отдел разработки курсов и тренингов (педагогическая экспертиза тестов и контента); I (Informed) — Генеральная дирекция (информирование о стратегических документах) и клиенты (информирование о готовности материалов).

Зона ответственности «Старшего консультанта по организационному проектированию» включает полную операционную реализацию этапа 3 цикла с соблюдением сроков (генерация черновика — 3 рабочих дня, валидация и улучшение — 4 рабочих дня, привязка и публикация — 3 рабочих дня) и использованием ИИ-технологий для структурирования, импорта из текста/YouTube и генерации цепочек элементов (Действия → Риски → Барьеры; Вопросы → Ответы → Пояснения). Зона ответственности руководителя отдела — финальное утверждение и ресурсное обеспечение. Зона ответственности «Составителя» — экспертная поддержка по связям с оргструктурой. Зона ответственности Отдела разработки курсов — обеспечение соответствия педагогическим стандартам (SCORM, xAPI, WCAG). Пример: при создании должностной инструкции для руководителя производства R генерирует черновик с ИИ, валидирует критерии, привязывает к должности и создает тест, A утверждает, C консультирует по связям с бизнес-процессами, I информирует клиента. Такая структура обеспечивает высокий уровень качества Живых документов и возможность двустороннего обмена улучшениями между публичными и приватными версиями.

3.4. Зоны ответственности в процессе разработки и автоматизации бизнес-процессов клиента

В процессе разработки и автоматизации бизнес-процессов клиента распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (анализ текущих процессов, создание карт в BPMN 2.0 и IDEF0 с использованием Draw.io и Bizagi Modeler, оптимизация с применением Lean и Six Sigma при необходимости, настройка автоматизации в ELMA или Camunda Modeler и интеграция с системой задач на онлайн-платформе Riqli.com); A (Accountable) — руководитель отдела (утверждение целевой модели и ресурсное обеспечение внедрения); C (Consulted) — «Старший консультант по организационному проектированию» (консультации по рискам и связям с оргструктурой) и Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры (техническая интеграция и автоматизация); I (Informed) — Генеральная дирекция (информирование о стратегических процессах) и Отдел маркетинга и продаж (информирование о клиентских процессах).

Зона ответственности «Составителя оргструктур и бизнес-процессов» включает полную операционную реализацию этапа 5 цикла с соблюдением сроков (анализ — 4 рабочих дня, моделирование — 5 рабочих дней, автоматизация и тестирование — 4 рабочих дня, внедрение — 3 рабочих дня) и использованием инструментов Draw.io для начального дизайна, Bizagi Modeler для детализации, ELMA и Camunda Modeler для исполнения и мониторинга. Зона ответственности руководителя отдела — финальное утверждение и ресурсное обеспечение. Зона ответственности «Старшего консультанта» — экспертная поддержка по рискам и связям с Живыми документами. Зона ответственности Отдела разработки ПО — обеспечение технической интеграции и безопасности. Пример: при разработке процесса ежемесячной отчетности для торговой компании R анализирует текущий процесс, моделирует целевую версию в ELMA, настраивает автоматический запуск и уведомления, A утверждает, C консультирует по рискам, I информирует клиента и маркетинг. Такая структура обеспечивает уровень автоматизации не менее 70% рутинных задач и минимизирует риски ошибок.

3.5. Зоны ответственности в процессе внедрения, мониторинга и корректирующих действий

В процессе внедрения, мониторинга и корректирующих действий распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — «Старший консультант по организационному проектированию» (мониторинг через систему сообщений и дашборды онлайн-платформы Riqli.com, анализ рисков с формированием цепочки Документ → Содержание → Действие → Риск → Барьер с использованием ИИ-технологий, разработка и реализация корректирующих действий с обновлением Живых документов и уведомлением персонала); A (Accountable) — руководитель отдела (утверждение плана корректирующих действий и ресурсное обеспечение); C (Consulted) — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (консультации по связям с оргструктурой и бизнес-процессами) и Отдел управления качеством, рисками и компетенциями (экспертная поддержка по аудиту и рискам); I (Informed) — Генеральная дирекция (информирование о критических рисках) и все затронутые должности (информирование об изменениях).

Зона ответственности «Старшего консультанта по организационному проектированию» включает полную операционную реализацию этапов 10–14 цикла с соблюдением сроков (регистрация и анализ проблемы — 1 рабочий день, разработка плана — 3 рабочих дня, реализация и аудит — 5 рабочих дней, стандартизация — 2 рабочих дня) и использованием инструментов онлайн-платформы Riqli.com для сообщений и дашбордов, ИИ-технологий для анализа и предложений действий, Camunda Modeler для мониторинга процессов. Зона ответственности руководителя отдела — финальное утверждение и ресурсное обеспечение. Зона ответственности «Составителя» — экспертная поддержка по связям с оргструктурой. Зона ответственности Отдела управления качеством — обеспечение соответствия стандартам ISO. Пример: при выявлении риска в процессе отчетности R анализирует корневую причину, разрабатывает барьер и обновляет документ, A утверждает, C консультирует по связям, I информирует персонал. Такая структура обеспечивает снижение количества сработавших рисков и рост эффективных барьеров.

3.6. Зоны ответственности в процессе отчетности, анализа и постоянного улучшения

В процессе отчетности, анализа и постоянного улучшения распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — руководитель отдела (сбор данных из дашбордов онлайн-платформы Riqli.com и системы задач, проведение анализа KPI и отклонений с использованием ИИ-технологий для обработки данных и генерации рекомендаций, подготовка стандартизированных отчетов и реализация проектов улучшений); A (Accountable) — генеральный директор (утверждение годового отчета и стратегических улучшений); C (Consulted) — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» и «Старший консультант по организационному проектированию» (консультации по данным процессов и предложениям улучшений); I (Informed) — все специалисты отдела (информирование о результатах анализа и планах улучшений) и Генеральная дирекция (информирование о стратегических результатах).

Зона ответственности руководителя отдела включает полную реализацию процесса с соблюдением сроков (сбор данных и анализ — 2 рабочих дня, подготовка отчета — 3 рабочих дня, реализация улучшений — 10 рабочих дней, стандартизация — 5 рабочих дней) и использованием инструментов онлайн-платформы Riqli.com для аналитики и дашбордов, ИИ-технологий для обработки данных и генерации рекомендаций, Camunda Modeler для мониторинга улучшений. Зона ответственности генерального директора — финальное утверждение и стратегический контроль. Зона ответственности специалистов — экспертная поддержка по данным процессов. Пример: при анализе KPI R выявляет отклонение в времени выполнения этапов, предлагает оптимизацию чек-листа с помощью ИИ, реализует улучшение и обновляет Регламент, A утверждает, C консультирует, I информирует команду. Такая структура обеспечивает своевременность отчетов не менее 95% и реализацию не менее 80% запланированных улучшений.

3.7. Зоны ответственности во взаимодействии со смежными подразделениями

Во взаимодействии со смежными подразделениями распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — руководитель отдела (координация взаимодействия с Генеральной дирекцией, Отделом разработки курсов и тренингов, Отделом маркетинга и продаж и Отделом разработки ПО и IT-инфраструктуры в соответствии с Регламентом взаимодействия, передача требований и статусов проектов); A (Accountable) — генеральный директор (утверждение стратегических взаимодействий и эскалация конфликтов); C (Consulted) — «Старший консультант по организационному проектированию» и «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (консультации по экспертным вопросам и техническим требованиям); I (Informed) — все затронутые подразделения (информирование о ходе совместных проектов и изменениях в RACI).

Зона ответственности руководителя отдела включает обеспечение своевременного и качественного взаимодействия с соблюдением SLA (время реакции на запросы — не более 4 рабочих часов, предоставление отчетов — до 5-го числа следующего месяца) и использованием каналов системы задач онлайн-платформы Riqli.com, регулярных совещаний и CRM. Зона ответственности генерального директора — стратегический контроль и разрешение эскалаций. Зона ответственности специалистов — экспертная поддержка по конкретным вопросам. Пример: при передаче клиентского проекта R координирует с маркетингом и разработкой, A утверждает, C консультирует по рискам, I информирует все стороны. Такая структура обеспечивает уровень удовлетворенности взаимодействием не менее 80 пунктов и минимизирует риски конфликтов.

3.8. Зоны ответственности при использовании инструментов и платформы

При использовании инструментов моделирования и онлайн-платформы Riqli.com распределение ответственности определяется следующим образом: R (Responsible) — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (использование Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler для моделирования и автоматизации, работа с ИИ-технологиями для генерации контента и анализа, поддержание Живых документов и интеграция с модулями платформы); A (Accountable) — руководитель отдела (утверждение стандартов использования инструментов и контроль качества); C (Consulted) — «Старший консультант по организационному проектированию» (консультации по сложным случаям моделирования и интеграции) и Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры (техническая поддержка и развитие функционала); I (Informed) — все специалисты отдела (информирование о новых инструментах и обновлениях платформы).

Зона ответственности «Составителя оргструктур и бизнес-процессов» включает соблюдение стандартов использования инструментов (BPMN 2.0, IDEF0, EPC), регулярное обновление навыков и интеграцию с полным циклом внедрения системы качества с соблюдением сроков и критериев качества. Зона ответственности руководителя отдела — утверждение стандартов и контроль. Зона ответственности «Старшего консультанта» — экспертная поддержка. Зона ответственности Отдела разработки ПО — обеспечение технической стабильности и безопасности. Пример: при внедрении нового функционала генерации ИИ оргструктур R тестирует в Camunda Modeler, интегрирует с платформой, A утверждает, C консультирует по рискам, I информирует команду. Такая структура обеспечивает уровень использования современных инструментов не менее 95% и минимизирует риски ошибок и устаревания навыков.

4. Взаимодействие и эскалация в рамках Матрицы ответственности

Взаимодействие в рамках Матрицы ответственности отдела (RACI) со смежными подразделениями осуществляется в соответствии с Регламентом взаимодействия отдела со смежными подразделениями и утвержденными SLA. Каждая зона ответственности включает четкие точки взаимодействия, каналы коммуникации и процедуры эскалации для обеспечения целостности процессов и качества результатов.

Взаимодействие документируется в системе задач на онлайн-платформе Riqli.com и контролируется через дашборды и регулярные совещания. Все процессы взаимодействия соответствуют требованиям информационной безопасности и защиты персональных данных.

4.1. Порядок эскалации при неясности или конфликте ответственности

При возникновении неясности ответственности или конфликта в рамках Матрицы ответственности отдела (RACI) применяется многоуровневая система эскалации. Первый уровень — оперативное разрешение на уровне ответственных специалистов (R и A) в течение 4 рабочих часов с фиксацией в системе задач. Второй уровень — обращение к руководителю отдела (A) в течение 1 рабочего дня с анализом ситуации и предложением решения. Третий уровень — эскалация к генеральному директору (A на уровне компании) в течение 2 рабочих дней с предоставлением отчета о проблеме, предложениями по решению и анализом рисков. Четвертый уровень — привлечение внешних экспертов или изменение RACI при системных проблемах.

Все эскалации регистрируются в системе задач на онлайн-платформе Riqli.com с указанием даты, участников, сути проблемы и принятых мер. Для разрешения конфликтов проводятся согласительные совещания с участием заинтересованных сторон. При необходимости привлекаются эксперты (например, для технических вопросов — Отдел разработки ПО). Результаты разрешения конфликтов документируются и учитываются при актуализации RACI. Принцип защиты информаторов применяется: сотрудники могут сообщать о проблемах без опасения негативных последствий. Генеральный директор обеспечивает объективное и своевременное разрешение эскалированных вопросов. Такая структура минимизирует риски задержек и потери качества.

4.2. Интеграция RACI с другими отделами и обновление матрицы

Интеграция Матрицы ответственности отдела (RACI) с другими отделами осуществляется через Регламент взаимодействия и регулярные совещания. Процедура: передача требований и статусов проектов с указанием R, A, C, I для каждого этапа; согласование изменений в RACI при совместных проектах; обмен данными о выполнении ролей через дашборды онлайн-платформы Riqli.com; проведение ежеквартальных встреч для анализа эффективности взаимодействия и предложений по улучшению RACI. Обновление матрицы проводится при изменениях в оргструктуре, процессах, составе персонала или внешних условиях (не реже одного раза в квартал или при существенных изменениях).

Процедура обновления: выявление необходимости изменений (через мониторинг KPI или обратную связь); анализ влияния на существующие зоны ответственности; подготовка проекта обновленной RACI с участием затронутых сторон; согласование и утверждение руководителем отдела и генеральным директором; доведение изменений до всех заинтересованных лиц в течение 5 рабочих дней; обучение сотрудников новым ролям. Все обновления фиксируются в истории документов и учитываются в KPI. Такая структура обеспечивает актуальность RACI и минимизирует риски несоответствия реальным процессам.

5. KPI, отчетность и контроль Матрицы ответственности

Отдел проектирования оргструктур и консультирования внедряет систему ключевых показателей эффективности (KPI) Матрицы ответственности отдела (RACI), регулярную отчетность и многоуровневый контроль для обеспечения прозрачности, подотчетности и достижения стратегических целей компании. Система контроля направлена на своевременное выявление отклонений от RACI, принятие корректирующих мер и постоянное улучшение распределения ответственности с использованием данных онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий.

Достижение KPI RACI учитывается при оценке результатов работы руководителя и специалистов отдела, при принятии решений о материальном стимулировании и карьерном продвижении. Система KPI регулярно пересматривается с учетом изменений внешней среды, стратегических приоритетов и результатов предыдущих периодов.

5.1. Система ключевых показателей эффективности Матрицы ответственности (RACI)

Отдел утверждает и применяет систему KPI Матрицы ответственности отдела (RACI), охватывающую все направления: ясность и актуальность ответственности (уровень понимания ролей сотрудниками не менее 95%, своевременность обновления RACI не менее 90%); эффективность выполнения ролей (уровень выполнения задач Responsible в срок не менее 90%, уровень утверждения Accountable без возвратов не менее 85%); качество взаимодействия (внутренний NPS взаимодействия не ниже 80 пунктов, уровень согласования с смежными подразделениями не менее 90%); интеграция с процессами и инструментами (уровень использования RACI в Camunda Modeler и онлайн-платформе Riqli.com не менее 95%, уровень интеграции с 15 этапами цикла не менее 90%); развитие и улучшение (процент реализации запланированных улучшений RACI не менее 80%, уровень выполнения индивидуальных планов развития не менее 90%).

KPI устанавливаются на уровне отдела в целом и, при необходимости, на уровне отдельных процессов и сотрудников. Целевые значения утверждаются генеральным директором на год с разбивкой по кварталам и месяцам. Мониторинг осуществляется ежемесячно с использованием данных информационных систем компании, в том числе дашбордов онлайн-платформы Riqli.com. Результаты мониторинга отражаются в отчетах и обсуждаются на совещаниях руководства. В случае существенных отклонений от целевых значений разрабатываются и реализуются корректирующие действия.

5.2. Порядок подготовки, согласования и представления отчетности о RACI

Отдел обеспечивает формирование и представление достоверной, полной и своевременной отчетности о выполнении Матрицы ответственности отдела (RACI) в соответствии с требованиями законодательства, настоящим Регламентом и внутренними регламентами. Отчетность включает: еженедельные статус-отчеты по выполнению ролей (отклонения от RACI, эскалации); ежемесячные отчеты о выполнении KPI RACI, состоянии зон ответственности и результатах улучшений; ежеквартальные аналитические отчеты с рекомендациями по оптимизации RACI и обновлению матрицы; годовой отчет о RACI для утверждения генеральным директором. Отчеты готовятся ответственными специалистами, согласовываются с руководителем отдела и представляются генеральному директору.

Годовой отчет включает анализ достижения стратегических целей, выполнения KPI, хода реализации процессов, состояния рисков, удовлетворенности распределением ответственности и рекомендации по корректировке RACI. Отчеты готовятся с использованием данных онлайн-платформы Riqli.com и внутренних информационных систем. Компания обеспечивает хранение отчетности и первичных документов в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и о бухгалтерском учете. Доступ к отчетности предоставляется участникам компании, членам органов управления и, в установленных случаях, государственным органам.

5.3. Внутренний контроль, мониторинг и аудит RACI

Отдел обеспечивает проведение внутреннего контроля и мониторинга Матрицы ответственности отдела (RACI) для оценки соответствия требованиям настоящего Регламента, Матрицы ответственности (RACI) компании и стандартов качества. Внутренний контроль проводится на постоянной основе руководителем отдела и включает проверку качества выполнения ролей, соблюдения сроков, соответствия решений требованиям клиентов и стандартам платформы, а также анализ эффективности распределения ответственности. Мониторинг соответствия требованиям Регламента осуществляется на постоянной основе с анализом выявленных нарушений или рисков нарушения и принятием мер по их устранению и предотвращению.

Внутренний аудит RACI проводится в соответствии с утвержденным планом, охватывающим все значимые зоны ответственности и процессы. Аудит проводится сотрудниками компании, не участвующими в аудируемых процессах, или привлеченными независимыми специалистами. По результатам аудита составляются отчеты с указанием выявленных несоответствий, рисков и рекомендаций по их устранению. Отчеты рассматриваются генеральным директором и руководителем отдела. По каждому выявленному несоответствию разрабатываются и реализуются корректирующие и предупреждающие действия с определением сроков и ответственных лиц. Выполнение корректирующих действий контролируется и подтверждается повторными проверками.

5.4. Порядок проведения корректирующих действий и улучшения RACI

Отдел внедряет системный подход к проведению корректирующих и предупреждающих действий, а также к постоянному улучшению Матрицы ответственности отдела (RACI) в соответствии с принципами системы менеджмента качества и непрерывного совершенствования. Корректирующие действия предпринимаются для устранения причин выявленных несоответствий, отклонений от KPI, инцидентов и жалоб. Предупреждающие действия направлены на устранение потенциальных причин возможных несоответствий и рисков до их реализации.

Процесс проведения корректирующих действий включает: регистрацию и анализ проблемы или несоответствия в системе задач; определение корневых причин с использованием ИИ-технологий и инструментов анализа рисков; разработку и реализацию плана корректирующих действий (обновление RACI, обучение сотрудников, доработка инструментов); оценку эффективности принятых мер; стандартизацию успешных решений и распространение опыта. Аналогичный подход применяется к предупреждающим действиям на основе анализа рисков, данных мониторинга и прогнозов. Все корректирующие и предупреждающие действия документируются и контролируются до полного завершения. Постоянное улучшение RACI осуществляется через реализацию проектов улучшений (внедрение динамического RACI в Camunda Modeler, интеграция с AI для предложения ролей, оптимизация зон ответственности), развитие компетенций персонала и использование возможностей онлайн-платформы Riqli.com для сбора данных и аналитики. Компания поощряет инициативы работников по предложению и реализации улучшений.

6. Заключительные положения

Настоящий Регламент Матрицы ответственности отдела (RACI) завершает регулирование основных организационных, правовых и управленческих вопросов распределения ответственности в Отделе проектирования оргструктур и консультирования в составе компании Riqli - main. Положения Регламента обеспечивают устойчивость, прозрачность и эффективность распределения ответственности в интересах компании, клиентов, работников и иных заинтересованных сторон.

Настоящий Регламент подлежит обязательному исполнению всеми работниками отдела и учитывается при разработке и актуализации всех иных внутренних документов, регулирующих деятельность в сфере проектирования оргструктур, консультирования и бизнес-инжиниринга.

6.1. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент RACI

Изменения и дополнения в настоящий Регламент RACI вносятся по решению генерального директора с последующим утверждением общим собранием участников компании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом. Проекты изменений и дополнений подготавливаются руководителем Отдела проектирования оргструктур и консультирования или рабочей группой, создаваемой приказом генерального директора, и подлежат предварительному рассмотрению и согласованию со смежными подразделениями перед вынесением на утверждение.

Решение о внесении изменений и дополнений в Регламент принимается с учетом анализа достижения стратегических целей, выполнения KPI RACI, результатов внутреннего аудита и предложений подразделений. После утверждения изменения оформляются в виде новой редакции Регламента или отдельного документа о внесении изменений. Изменения вступают в силу с момента утверждения, если иное не установлено решением общего собрания участников. Компания обязана в разумный срок привести все внутренние документы (Положение об отделе, Матрицу ответственности (RACI), должностные инструкции) в соответствие с новой редакцией Регламента. Участники компании, органы управления и работники уведомляются о внесенных изменениях в порядке, обеспечивающем их ознакомление с актуальной редакцией.

6.2. Связь Регламента RACI с Положением об отделе, Уставом и иными документами компании

Настоящий Регламент RACI является документом тактического уровня и имеет приоритет при разработке и актуализации всех иных внутренних документов отдела и компании, связанных с распределением ответственности, включая должностные инструкции («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»), Матрицу ответственности (RACI) компании, Регламент взаимодействия и Регламент бизнес-процессов. Регламент тесно связан с Уставом компании Riqli.com, Стратегией развития и Положением об отделе проектирования оргструктур и консультирования: положения Устава определяют правовой статус и общие принципы деятельности, Стратегия конкретизирует направления и приоритеты развития, Положение об отделе детализирует организацию работы подразделения, а настоящий Регламент устанавливает конкретные зоны ответственности и процедуры эскалации.

В случае противоречия между положениями настоящего Регламента и Устава применяются нормы Устава. При внесении изменений в Устав, Стратегию или Положение об отделе, затрагивающих распределение ответственности, одновременно инициируется актуализация настоящего Регламента. Генеральный директор обеспечивает согласованность Регламента с Уставом, Стратегией, Положением об отделе и иными внутренними документами. При разработке новых документов или внесении изменений в существующие проводится проверка на соответствие настоящему Регламенту. В случае выявления противоречий проект документа возвращается на доработку.

6.3. Вступление Регламента RACI в силу

Настоящий Регламент Матрицы ответственности отдела (RACI) вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и информирования общего собрания участников компании. С момента вступления Регламента в силу все предыдущие редакции (при наличии) утрачивают силу. Положения настоящего документа применяются ко всем отношениям и процессам, возникшим после его вступления в силу, если иное не установлено решением общего собрания участников или законодательством.

Компания обеспечивает ознакомление всех участников, членам органов управления и работникам отдела с текстом настоящего Регламента в течение десяти рабочих дней после утверждения. Текст Регламента размещается во внутренних информационных системах компании и на внутреннем портале в актуальной редакции. При приеме на работу новые сотрудники отдела знакомятся с Регламентом под роспись в рамках программы адаптации. Генеральный директор и руководитель отдела несут ответственность за обеспечение доступности Регламента и контроль за его соблюдением. В случае внесения изменений в Регламент новая редакция подлежит утверждению и доведению до сведения заинтересованных лиц в установленном порядке.