1. Общие положения

1.1. Назначение и область применения документа

Настоящий документ определяет карту KPI и систему показателей эффективности для должности Главный бухгалтер (удаленно) в обществе с ограниченной ответственностью «Баржоми логистик Москва». Документ устанавливает единые правила постановки, измерения, анализа и пересмотра ключевых показателей эффективности, а также порядок их применения при оценке результатов труда сотрудника, работающего в удалённом формате. Карта KPI применяется при планировании деятельности бухгалтерии, проведении регулярных оценок, формировании переменной части вознаграждения и принятии кадровых решений. Документ является обязательным для исполнения Главным бухгалтером (удаленно) и используется руководителем организации, службой персонала и финансовым контролем при мониторинге исполнения показателей.

1.2. Нормативная и методологическая основа

Карта KPI разработана с учётом требований трудового законодательства Российской Федерации, положений учётной политики организации, внутренних регламентов по бухгалтерскому и налоговому учёту, а также стандартов управления эффективностью. В основу положены принципы измеримости, достижимости, релевантности и ограниченности во времени. При расчёте показателей используются данные бухгалтерского и управленческого учёта, данные первичных документов, регистров и отчётности, формируемой в рамках деятельности по доставке бутилированной воды, логистике и оказанию транспортных услуг. Любые изменения в карте KPI утверждаются приказом руководителя организации и доводятся до сведения Главного бухгалтера (удаленно) в письменной форме.

1.3. Основные термины и определения

В настоящем документе применяются следующие понятия: ключевой показатель эффективности (KPI) — количественно измеримый индикатор, отражающий степень достижения поставленных целей по направлению бухгалтерского учёта, налоговой отчётности, внутреннего контроля и финансовой дисциплины; карта KPI — структурированный перечень показателей с целевыми значениями, весами, периодами измерения и источниками данных; система показателей эффективности — совокупность взаимосвязанных KPI, процедур сбора данных, расчёта, анализа отклонений и корректирующих действий; удалённый формат работы — выполнение трудовых функций вне стационарного рабочего места организации с использованием средств дистанционной коммуникации и доступа к учётным системам. Термины используются в едином значении во всех разделах документа.

2. Цель должности и ожидаемые результаты

2.1. Миссия должности Главного бухгалтера (удаленно)

Главный бухгалтер (удаленно) обеспечивает организацию и ведение бухгалтерского и налогового учёта в полном соответствии с законодательством Российской Федерации и учётной политикой общества «Баржоми логистик Москва». Основная миссия заключается в формировании достоверной, полной и своевременной финансовой информации, необходимой для управления операциями по доставке бутилированной воды, логистике и оказанию транспортных услуг. Сотрудник отвечает за соблюдение сроков сдачи отчётности, корректность расчётов с контрагентами, бюджетом и внебюджетными фондами, а также за поддержание высокого уровня финансовой дисциплины во всех подразделениях организации.

2.2. Ключевые ожидаемые результаты работы

Ожидаемые результаты деятельности Главного бухгалтера (удаленно) включают: отсутствие существенных замечаний со стороны контролирующих органов по результатам камеральных и выездных проверок; своевременную сдачу всех форм бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности; обеспечение полноты и корректности отражения хозяйственных операций, связанных с логистикой и транспортными услугами; поддержание актуальности учётных регистров и первичной документации в электронном и бумажном виде; предоставление руководству аналитических материалов по финансовому состоянию организации в установленные сроки. Достижение указанных результатов измеряется через систему показателей эффективности, изложенную в настоящем документе.

3. Подчинённость и порядок взаимодействия

3.1. Линия подчинённости

Главный бухгалтер (удаленно) непосредственно подчиняется генеральному директору общества «Баржоми логистик Москва». В части методологии бухгалтерского и налогового учёта сотрудник руководствуется требованиями действующего законодательства и внутренними регламентами организации. При выполнении задач, связанных с операционной деятельностью по доставке бутилированной воды и логистике, Главный бухгалтер взаимодействует с руководителями соответствующих подразделений в рамках матричной модели координации. Указания генерального директора, касающиеся приоритетов отчётности и финансовых процедур, имеют обязательную силу.

3.2. Порядок отчётности и коммуникации

Главный бухгалтер (удаленно) представляет генеральному директору регулярные отчёты о состоянии бухгалтерского учёта, выполнении KPI и выявленных рисках в сроки, установленные настоящим документом и отдельными распоряжениями. Коммуникация осуществляется преимущественно в электронном виде с использованием корпоративных каналов связи. При необходимости оперативного согласования документов или разъяснения спорных учётных ситуаций сотрудник инициирует видеоконференцию или письменный запрос. Все значимые решения, влияющие на учётную политику или финансовые показатели, фиксируются в письменной форме и хранятся в электронном архиве организации.

4. Должностные обязанности

4.1. Организация бухгалтерского и налогового учёта

Главный бухгалтер (удаленно) организует и контролирует ведение бухгалтерского учёта всех хозяйственных операций общества «Баржоми логистик Москва», включая операции по доставке бутилированной воды, логистике и оказанию транспортных услуг. В обязанности входит обеспечение правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учёта, формирование учётных регистров, контроль полноты и своевременности поступления первичных документов от подразделений. Сотрудник разрабатывает и актуализирует рабочий план счетов, формы первичных документов и учётные регистры в соответствии с требованиями законодательства и спецификой деятельности организации. При изменении нормативных актов сотрудник инициирует корректировку учётных процедур и доводит изменения до исполнителей.

4.2. Формирование и сдача отчётности

Главный бухгалтер (удаленно) обеспечивает подготовку и своевременную сдачу бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности в установленные законодательством сроки. В перечень обязательной отчётности входят бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, налоговые декларации по налогу на прибыль, НДС, налогу на имущество, расчёты по страховым взносам и иные формы, предусмотренные для организации, осуществляющей логистическую и транспортную деятельность. Сотрудник контролирует корректность заполнения всех форм, наличие необходимых приложений и подтверждений, а также обеспечивает хранение копий сданной отчётности в электронном архиве. При выявлении ошибок в ранее сданной отчётности инициирует процедуру уточнения в установленные сроки.

4.3. Контроль расчётов и финансовой дисциплины

Главный бухгалтер (удаленно) осуществляет контроль своевременности и полноты расчётов с поставщиками, покупателями, бюджетом и внебюджетными фондами. В рамках обязанностей по контролю сотрудник проверяет правильность оформления платёжных документов, соответствие сумм первичным документам и договорам, а также соблюдение платёжной дисциплины контрагентами. Особое внимание уделяется операциям, связанным с логистическими услугами и доставкой бутилированной воды, где объёмы и частота транзакций требуют повышенного внимания к детализации. При выявлении просроченной задолженности или несоответствий сотрудник направляет соответствующую информацию генеральному директору и инициирует меры по устранению нарушений.

4.4. Внутренний контроль и работа с аудиторами

Главный бухгалтер (удаленно) организует и поддерживает систему внутреннего контроля в части бухгалтерского и налогового учёта. В обязанности входит разработка и актуализация контрольных процедур, проверка соблюдения учётной политики подразделениями, выявление и устранение рисков искажения отчётности. При проведении внешних аудиторских проверок, налоговых проверок и иных контрольных мероприятий сотрудник обеспечивает предоставление запрашиваемых документов и пояснений в установленные сроки, координирует взаимодействие с проверяющими органами и формирует ответы на запросы. По итогам проверок анализирует выявленные замечания и разрабатывает план корректирующих мероприятий.

4.5. Аналитическая и методологическая поддержка

Главный бухгалтер (удаленно) предоставляет генеральному директору и руководителям подразделений аналитические материалы по финансовым результатам, структуре затрат, дебиторской и кредиторской задолженности, налоговым обязательствам. Аналитика формируется с учётом специфики деятельности по доставке бутилированной воды, логистике и оказанию транспортных услуг. Сотрудник консультирует подразделения по вопросам оформления первичных документов, применения учётной политики и налогового законодательства. При внедрении новых бизнес-процессов или изменении условий договоров участвует в оценке их влияния на бухгалтерский и налоговый учёт и предлагает оптимальные учётные решения.

5. Права работника

5.1. Права в части доступа к информации и ресурсам

Главный бухгалтер (удаленно) имеет право запрашивать и получать от всех подразделений общества «Баржоми логистик Москва» необходимые первичные документы, договоры, акты, счета-фактуры и иные материалы, требуемые для ведения бухгалтерского и налогового учёта. Сотрудник вправе требовать своевременного предоставления документов в установленные внутренними регламентами сроки. В части технических ресурсов сотрудник имеет право на предоставление устойчивого удалённого доступа к учётным системам, корпоративной электронной почте, облачным хранилищам и средствам видеоконференцсвязи, необходимым для выполнения должностных обязанностей. При недостатке технических средств сотрудник вправе инициировать обращение к генеральному директору с обоснованием потребности.

5.2. Права в части принятия решений и взаимодействия

Главный бухгалтер (удаленно) вправе самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции по вопросам применения учётной политики, выбора методов оценки активов и обязательств, формирования учётных регистров и подготовки отчётности. Сотрудник имеет право отказывать в принятии к учёту документов, оформленных с нарушением требований законодательства или внутренних регламентов, с обязательным письменным обоснованием отказа. В части взаимодействия сотрудник вправе инициировать совещания с руководителями подразделений по вопросам учёта и отчётности, направлять служебные записки генеральному директору по вопросам, требующим управленческих решений, а также участвовать в разработке внутренних нормативных документов, затрагивающих бухгалтерский и налоговый учёт.

6. Ответственность и подотчётность

6.1. Виды ответственности

Главный бухгалтер (удаленно) несёт ответственность за достоверность, полноту и своевременность бухгалтерского и налогового учёта, а также за соблюдение сроков сдачи отчётности. В случае выявления существенных искажений отчётности, нарушения сроков сдачи деклараций или расчётов, повлекших наложение штрафов и пеней на организацию, сотрудник привлекается к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном трудовым законодательством и внутренними документами. Материальная ответственность наступает в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и трудовым договором. Ответственность за действия, совершённые в пределах предоставленных полномочий, определяется по результатам служебного расследования.

6.2. Порядок привлечения к ответственности

Привлечение Главного бухгалтера (удаленно) к дисциплинарной или материальной ответственности осуществляется на основании приказа генерального директора с обязательным предварительным запросом письменных объяснений. В ходе служебного расследования анализируются обстоятельства нарушения, наличие или отсутствие вины сотрудника, а также влияние внешних факторов, включая качество и своевременность предоставления документов подразделениями. Результаты выполнения системы показателей эффективности учитываются при оценке качества работы и принятии решений о применении мер поощрения или взыскания. Все факты привлечения к ответственности фиксируются в личном деле сотрудника.

7. Квалификационные требования

7.1. Требования к образованию и опыту

На должность Главного бухгалтера (удаленно) назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению подготовки «Экономика», «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит» или смежным специальностям. Обязательным является наличие опыта работы главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера не менее трёх лет, предпочтительно в организациях, осуществляющих логистическую, транспортную или торговую деятельность. Кандидат должен подтвердить знание действующего бухгалтерского и налогового законодательства Российской Федерации, правил составления бухгалтерской и налоговой отчётности, а также практический опыт организации учёта в условиях удалённой работы.

7.2. Требования к компетенциям и навыкам

Главный бухгалтер (удаленно) должен обладать навыками работы с программными продуктами для ведения бухгалтерского учёта, электронного документооборота и сдачи отчётности через телекоммуникационные каналы связи. Обязательными компетенциями являются: умение анализировать финансовые показатели и выявлять отклонения; навыки построения и мониторинга системы показателей эффективности; способность организовывать работу в удалённом формате с соблюдением сроков и качества; умение чётко формулировать требования к подразделениям по оформлению первичных документов. Предпочтительно наличие сертификатов профессионального бухгалтера или аудитора, а также опыта прохождения налоговых и аудиторских проверок.

8. Условия труда

8.1. Режим работы и организация удалённого труда

Главный бухгалтер (удаленно) выполняет трудовые функции вне стационарного рабочего места организации в режиме удалённой работы. Режим рабочего времени устанавливается трудовым договором и внутренними правилами организации с учётом необходимости соблюдения сроков сдачи отчётности и оперативного реагирования на запросы контролирующих органов. Сотрудник обязан обеспечивать свою доступность по корпоративным каналам связи в установленные рабочие часы и своевременно информировать генерального директора о временной недоступности. Организация обеспечивает предоставление необходимых доступов к информационным системам и корпоративным ресурсам.

8.2. Технические и организационные условия

Для выполнения должностных обязанностей Главный бухгалтер (удаленно) использует персональный компьютер с устойчивым доступом к сети Интернет, сертифицированные средства электронной подписи, а также программное обеспечение, необходимое для ведения учёта и сдачи отчётности. Организация обеспечивает техническую поддержку удалённого доступа и консультации по вопросам эксплуатации учётных систем. Сотрудник несёт ответственность за сохранность конфиденциальной информации, полученной в ходе выполнения обязанностей, и соблюдение требований информационной безопасности. При необходимости выезда в офис организации или к контрагентам условия и компенсация расходов определяются отдельным распоряжением генерального директора.

9. Карта KPI и система показателей эффективности

9.1. Структура карты KPI

Карта KPI Главного бухгалтера (удаленно) включает показатели, сгруппированные по четырём направлениям: качество и своевременность отчётности; точность и полнота учёта; финансовая дисциплина и контроль; аналитическая поддержка руководства. Каждый показатель имеет целевое значение, вес в общей оценке, периодичность измерения и источник данных. Общий результат по карте KPI рассчитывается как взвешенная сумма выполнения отдельных показателей и используется при определении переменной части вознаграждения и при принятии кадровых решений. Пересмотр целевых значений и весов показателей производится не реже одного раза в год либо при существенном изменении масштабов деятельности организации.

9.2. Показатели качества и своевременности отчётности

К ключевым показателям данной группы относятся: доля форм бухгалтерской и налоговой отчётности, сданных в установленный срок без нарушений (целевое значение — 100 %); количество случаев нарушения сроков сдачи отчётности по вине бухгалтерии (целевое значение — 0); количество существенных ошибок в отчётности, выявленных контролирующими органами или аудиторами и потребовавших уточнения (целевое значение — 0). Источниками данных служат протоколы приёма отчётности, акты проверок, данные системы электронного документооборота. Выполнение показателей оценивается ежеквартально и по итогам года.

9.3. Показатели точности и полноты учёта

В данную группу входят: доля первичных документов, принятых к учёту без замечаний по оформлению (целевое значение — не менее 98 %); количество существенных корректировок учётных регистров по итогам внутренних и внешних проверок (целевое значение — не более 2 за квартал); своевременность отражения хозяйственных операций, связанных с логистикой и доставкой бутилированной воды (целевое значение — отражение не позднее 3 рабочих дней с даты поступления документа). Источниками данных служат журналы учёта первичных документов, акты сверок, результаты внутренних проверок. Показатели измеряются ежемесячно и агрегируются по кварталам.

9.4. Показатели финансовой дисциплины и контроля

Ключевые показатели данной группы: отсутствие штрафов и пеней, начисленных организации по вине бухгалтерии (целевое значение — 0 рублей); доля просроченной кредиторской задолженности, возникшей по причине ошибок в учёте или расчётах (целевое значение — 0 %); своевременность подготовки и направления актов сверок с контрагентами (целевое значение — не менее 95 % актов в срок). Источниками данных служат выписки банков, акты сверок, платёжные документы, данные налогового кабинета. Выполнение показателей контролируется ежемесячно генеральным директором на основании отчёта Главного бухгалтера.

9.5. Показатели аналитической поддержки и коммуникации

К данной группе относятся: своевременность предоставления управленческой аналитики по запросу генерального директора (целевое значение — не позднее 2 рабочих дней с даты запроса); полнота и качество пояснений к финансовым результатам, предоставляемых руководству (оценивается качественно по шкале «соответствует / частично соответствует / не соответствует»); количество инициированных предложений по оптимизации учётных процедур и снижению налоговых рисков (целевое значение — не менее 2 предложений в квартал). Источниками данных служат служебные записки, протоколы совещаний, отчёты по аналитике. Показатели оцениваются ежеквартально.

9.6. Порядок расчёта и пересмотра KPI

Расчёт выполнения карты KPI производится Главным бухгалтером (удаленно) самостоятельно на основании утверждённых источников данных с последующей проверкой генеральным директором. Результаты расчёта оформляются в виде таблицы выполнения показателей и направляются генеральному директору не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. При существенных отклонениях от целевых значений сотрудник предоставляет письменный анализ причин и план корректирующих действий. Пересмотр состава показателей, целевых значений и весов производится по инициативе генерального директора или Главного бухгалтера с обязательным согласованием обеих сторон и утверждением приказом.

10. Бизнес-процессы, чек-листы и сценарии работы

10.1. Процесс закрытия отчётного периода

Процесс закрытия отчётного периода включает следующие обязательные этапы: сбор и проверка полноты первичных документов от подразделений, осуществляющих доставку бутилированной воды, логистику и транспортные услуги; отражение всех операций в учётных регистрах; проведение инвентаризации расчётов и сверки с контрагентами; формирование оборотно-сальдовой ведомости и проверка её на соответствие контрольным соотношениям; подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчётности. Чек-лист закрытия периода утверждается отдельно и используется Главным бухгалтером (удаленно) для самоконтроля. Каждый этап фиксируется в журнале выполнения процедур с указанием даты и статуса.

10.2. Процесс работы с первичной документацией по логистике

При поступлении первичных документов, связанных с логистическими и транспортными операциями, Главный бухгалтер (удаленно) выполняет следующую последовательность действий: проверка наличия обязательных реквизитов и соответствия документа условиям договора; контроль правильности указания сумм, НДС и реквизитов сторон; принятие документа к учёту либо возврат на доработку с указанием замечаний; отражение операции в соответствующих регистрах бухгалтерского и налогового учёта; включение документа в реестр для последующей сверки. Срок обработки поступившего документа не должен превышать трёх рабочих дней. При систематических нарушениях оформления документов подразделениями сотрудник инициирует служебную записку генеральному директору.

10.3. Процесс подготовки к налоговым и аудиторским проверкам

При получении уведомления о проведении налоговой или аудиторской проверки Главный бухгалтер (удаленно) организует подготовку комплекта документов в установленные сроки. Процесс включает: формирование перечня запрашиваемых документов; проверку наличия и корректности документов в электронном и бумажном архиве; подготовку пояснительных записок по спорным операциям; координацию предоставления документов проверяющим; сопровождение проверки и оперативное реагирование на дополнительные запросы. По итогам проверки сотрудник формирует отчёт о результатах, выявленных замечаниях и плане устранения недостатков. План корректирующих действий согласовывается с генеральным директором и контролируется по срокам исполнения.

10.4. Процесс мониторинга выполнения KPI

Мониторинг выполнения системы показателей эффективности осуществляется на ежемесячной и ежеквартальной основе. Главный бухгалтер (удаленно) собирает данные по каждому показателю из утверждённых источников, рассчитывает процент выполнения, формирует сводную таблицу и направляет её генеральному директору. При отклонении показателя от целевого значения более чем на 10 % сотрудник готовит анализ причин и предложения по корректировке. По итогам квартала проводится совместный разбор результатов с генеральным директором, по итогам которого могут быть скорректированы приоритеты работы или целевые значения отдельных показателей. Все материалы мониторинга хранятся в электронном архиве организации не менее трёх лет.

10.5. Процесс взаимодействия с подразделениями по вопросам учёта

Взаимодействие Главного бухгалтера (удаленно) с подразделениями, осуществляющими доставку бутилированной воды, логистику и оказание транспортных услуг, строится по следующему регламенту: направление подразделениям требований к оформлению первичных документов и срокам их предоставления; приём и проверка поступивших документов; направление замечаний и запросов на доработку; контроль устранения замечаний; информирование генерального директора о систематических нарушениях. При внедрении новых видов операций или изменении условий договоров сотрудник проводит предварительную оценку влияния на учёт и консультирует подразделения по корректному оформлению. Все значимые коммуникации фиксируются в корпоративной переписке.

10.6. Заключительные положения по применению документа

Настоящий документ вступает в силу с даты его утверждения приказом генерального директора общества «Баржоми логистик Москва» и действует до момента его отмены или замены новой редакцией. Главный бухгалтер (удаленно) обязан знать и соблюдать требования настоящего документа. Изменения и дополнения вносятся в том же порядке, в котором утверждался исходный документ. Контроль за исполнением требований документа возлагается на генерального директора. При возникновении ситуаций, не урегулированных настоящим документом, сотрудник действует в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и указаниями генерального директора.