1. Общие положения

1.1. Назначение и статус настоящего Положения

Настоящее Положение об отделе определяет правовой статус, назначение, цели, задачи, функции, права, обязанности и порядок организации работы финансово-экономического отдела общества с ограниченной ответственностью «Баржоми логистик Москва». Документ является локальным нормативным актом организации и обязателен для исполнения всеми сотрудниками финансово-экономического отдела, а также должностными лицами иных структурных подразделений в части, касающейся взаимодействия с указанным отделом. Положение разработано в целях обеспечения единообразного подхода к организации финансово-экономической деятельности предприятия, осуществляющего доставку бутилированной воды, логистические операции и оказание транспортных услуг. Действие настоящего документа распространяется на всю территорию присутствия компании и на все виды хозяйственных операций, связанных с формированием, планированием, учётом и контролем финансовых и экономических показателей.

1.2. Нормативная правовая основа

Положение об отделе разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральным законом «О бухгалтерском учёте», Налоговым кодексом Российской Федерации, а также иными федеральными законами и подзаконными актами, регулирующими финансово-хозяйственную деятельность коммерческих организаций. При подготовке документа учтены требования внутренних локальных нормативных актов «Баржоми логистик Москва», включая Устав общества, учётную политику, положение о документообороте и положение о системе внутреннего контроля. В случае изменения законодательства Российской Федерации либо внутренних документов организации настоящее Положение применяется в части, не противоречащей новым нормам, до момента внесения соответствующих изменений.

1.3. Область применения и обязательность исполнения

Требования настоящего Положения об отделе обязательны для руководителя и всех работников финансово-экономического отдела, а также для руководителей и специалистов иных подразделений «Баржоми логистик Москва» в части взаимодействия по вопросам планирования, бюджетирования, экономического анализа, ценообразования, контроля затрат и формирования управленческой отчётности. Нарушение положений настоящего документа рассматривается как нарушение трудовой дисциплины и может повлечь применение мер дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и внутренними правилами трудового распорядка. Ознакомление работников с настоящим Положением производится под роспись при приёме на работу, переводе в отдел либо при внесении существенных изменений в текст документа.

1.4. Основные термины и определения

В целях единообразного толкования в настоящем Положении об отделе используются следующие понятия. Финансово-экономический отдел — структурное подразделение «Баржоми логистик Москва», ответственное за организацию финансового планирования, экономического анализа, бюджетирования, контроля затрат и формирования управленческой отчётности. Бюджет — утверждённый план доходов и расходов организации на определённый период, выраженный в денежных и натуральных показателях. Управленческая отчётность — система внутренних отчётов, предназначенных для принятия управленческих решений руководством компании. Себестоимость логистической услуги — совокупность затрат, связанных с организацией доставки бутилированной воды и оказанием транспортных услуг. Центр финансовой ответственности — подразделение либо должностное лицо, наделённое полномочиями по формированию и исполнению бюджета в рамках установленных лимитов.

2. Цели, задачи и сфера деятельности отдела

2.1. Миссия и стратегическое назначение отдела

Миссией финансово-экономического отдела «Баржоми логистик Москва» является обеспечение устойчивого финансового положения организации за счёт качественного планирования, своевременного анализа и эффективного контроля экономических процессов, связанных с доставкой бутилированной воды, организацией логистики и оказанием транспортных услуг. Отдел формирует достоверную и актуальную информацию о финансовом состоянии компании, обеспечивает прозрачность движения денежных средств и способствует принятию обоснованных управленческих решений. Стратегическое назначение подразделения состоит в поддержании баланса между ростом объёмов перевозок и сохранением целевой рентабельности операций, а также в минимизации финансовых рисков, возникающих в процессе хозяйственной деятельности.

2.2. Основные цели деятельности

Основными целями финансово-экономического отдела являются: формирование и контроль исполнения сводного бюджета организации и бюджетов центров финансовой ответственности; обеспечение достоверности и своевременности управленческой и аналитической отчётности; проведение регулярного экономического анализа эффективности логистических операций и маршрутов доставки; разработка и актуализация системы ценообразования на транспортные услуги и услуги доставки бутилированной воды; контроль уровня операционных и финансовых затрат; подготовка предложений по повышению рентабельности и оптимизации структуры расходов. Достижение указанных целей обеспечивает финансовую устойчивость «Баржоми логистик Москва» и создаёт основу для долгосрочного развития бизнеса.

2.3. Ключевые задачи отдела

Для реализации поставленных целей финансово-экономический отдел решает следующие задачи: разработка проектов бюджетов на год, квартал и месяц с последующим представлением на утверждение руководству; ежемесячный и ежеквартальный анализ исполнения бюджетов с выявлением отклонений и причин их возникновения; расчёт и контроль плановой и фактической себестоимости логистических услуг; формирование калькуляций и прайс-листов на услуги доставки и транспортные услуги; подготовка аналитических записок и презентаций для руководства по результатам финансовой деятельности; мониторинг дебиторской и кредиторской задолженности в части, влияющей на денежный поток; участие в оценке экономической эффективности новых маршрутов, клиентов и проектов; обеспечение методической поддержки подразделений по вопросам бюджетирования и экономического анализа.

2.4. Сфера ответственности и границы полномочий

Сфера ответственности финансово-экономического отдела охватывает все процессы планирования, учёта и анализа финансовых и экономических показателей деятельности «Баржоми логистик Москва». Отдел несёт ответственность за качество и своевременность подготовки бюджетных документов, достоверность управленческой отчётности и обоснованность экономических расчётов. При этом отдел не выполняет функции бухгалтерского учёта и налоговой отчётности, которые относятся к компетенции бухгалтерии, а также не осуществляет оперативное управление транспортными средствами и складскими процессами. Границы полномочий определяются настоящим Положением об отделе, должностными инструкциями работников и приказами генерального директора. Любые действия, выходящие за пределы установленных полномочий, требуют дополнительного согласования с руководством организации.

3. Структура, функции и обязанности

3.1. Организационная структура отдела

Структура отдела финансово-экономического отдела «Баржоми логистик Москва» утверждается генеральным директором и может включать должность руководителя отдела, ведущего экономиста, экономиста по планированию, экономиста по анализу и специалиста по бюджетированию. Численность и конкретный состав должностей определяются штатным расписанием с учётом объёмов перевозок, количества клиентов и сложности логистических операций. Руководитель отдела непосредственно подчиняется генеральному директору либо заместителю генерального директора по экономике и финансам. Внутри отдела допускается распределение зон ответственности между сотрудниками по направлениям: бюджетирование, анализ себестоимости, ценообразование, управленческая отчётность. Изменения в структуре отдела вносятся приказом генерального директора на основании представления руководителя отдела.

3.2. Основные функции отдела

Финансово-экономический отдел выполняет следующие основные функции: организация процесса бюджетирования и контроль исполнения утверждённых бюджетов; проведение комплексного экономического анализа результатов деятельности компании и отдельных направлений; формирование и актуализация системы показателей эффективности; расчёт плановой и фактической себестоимости услуг доставки бутилированной воды и транспортных услуг; подготовка проектов решений по ценообразованию и тарифной политике; мониторинг финансовых рисков и подготовка предложений по их минимизации; методическое обеспечение подразделений по вопросам экономического планирования; участие в разработке внутренних регламентов и положений, затрагивающих финансово-экономическую сферу. Все функции реализуются в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями организации.

3.3. Обязанности руководителя финансово-экономического отдела

Руководитель финансово-экономического отдела организует работу подразделения в соответствии с настоящим Положением об отделе и обеспечивает выполнение задач, поставленных руководством «Баржоми логистик Москва». В его обязанности входит: распределение обязанностей между сотрудниками отдела и контроль их исполнения; подготовка и представление на утверждение проектов бюджетов и отчётов об их исполнении; обеспечение достоверности и своевременности управленческой отчётности; координация взаимодействия отдела с другими подразделениями; внесение предложений по совершенствованию системы планирования и контроля; организация повышения квалификации работников отдела; обеспечение сохранности конфиденциальной информации, составляющей коммерческую тайну. Руководитель несёт персональную ответственность за качество работы отдела и достижение установленных показателей эффективности.

3.4. Обязанности работников отдела

Работники финансово-экономического отдела обязаны: своевременно и качественно выполнять поручения руководителя отдела в рамках своих должностных инструкций; обеспечивать достоверность расчётов, аналитических материалов и отчётных форм; соблюдать установленные сроки подготовки документов; использовать утверждённые методики и формы документов; сохранять конфиденциальность информации о финансовых показателях, клиентах и внутренних процессах компании; повышать профессиональный уровень и изучать изменения законодательства, влияющие на финансово-экономическую деятельность; незамедлительно информировать руководителя отдела о выявленных отклонениях, рисках и нарушениях. Неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязанностей влечёт применение мер дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством и внутренними правилами организации.

3.5. Права финансово-экономического отдела

Финансово-экономический отдел имеет право: запрашивать и получать от структурных подразделений «Баржоми логистик Москва» информацию, необходимую для выполнения возложенных функций, в том числе данные о объёмах перевозок, затратах, тарифах и договорных условиях; вносить предложения руководству по вопросам оптимизации затрат, изменения тарифной политики и повышения эффективности логистических операций; участвовать в совещаниях и рабочих группах, посвящённых финансово-экономическим вопросам; требовать от подразделений соблюдения сроков предоставления исходных данных для бюджетирования и отчётности; привлекать по согласованию с руководством специалистов иных подразделений для выполнения отдельных аналитических задач. Реализация прав осуществляется в пределах компетенции, установленной настоящим Положением об отделе и иными локальными актами.

4. Взаимодействие с другими подразделениями

4.1. Взаимодействие с логистическим и транспортным подразделениями

Финансово-экономический отдел взаимодействует с логистическим и транспортным подразделениями «Баржоми логистик Москва» по вопросам формирования плановой себестоимости маршрутов, анализа фактических затрат на перевозки, оценки экономической эффективности новых направлений доставки бутилированной воды и контроля исполнения бюджетных лимитов по транспортным расходам. Логистические подразделения обязаны своевременно предоставлять данные о пробеге транспортных средств, расходе топлива, простоях, загрузке и отклонениях от плановых маршрутов. На основе полученных сведений отдел готовит аналитические материалы и предложения по оптимизации маршрутной сети и снижению удельных затрат. Порядок обмена информацией и сроки предоставления данных определяются совместными регламентами и графиками документооборота.

4.2. Взаимодействие с коммерческим блоком и отделом продаж

Взаимодействие финансово-экономического отдела с коммерческим блоком и отделом продаж осуществляется в части согласования тарифной политики, оценки маржинальности клиентов и договоров, подготовки экономических обоснований по новым контрактам на доставку бутилированной воды и оказание транспортных услуг. Отдел продаж предоставляет информацию о планируемых объёмах, условиях оплаты и особых требованиях клиентов. Финансово-экономический отдел рассчитывает минимально допустимые тарифы, оценивает влияние условий договора на денежный поток и рентабельность, а также формирует рекомендации по корректировке коммерческих предложений. Согласование тарифов и условий договоров производится в установленном порядке с фиксацией результатов в соответствующих протоколах или информационных системах.

4.3. Взаимодействие с бухгалтерией и кадровой службой

Финансово-экономический отдел взаимодействует с бухгалтерией по вопросам сверки данных управленческого и бухгалтерского учёта, получения фактических данных о затратах, доходах и остатках денежных средств, а также по согласованию подходов к классификации расходов. С кадровой службой взаимодействие осуществляется в части планирования фонда оплаты труда, анализа структуры численности и подготовки обоснований по изменению штатного расписания. Бухгалтерия и кадровая служба обязаны предоставлять запрашиваемую информацию в сроки, установленные внутренними регламентами. Разделение функций между финансово-экономическим отделом и бухгалтерией исключает дублирование операций и обеспечивает целостность системы финансового управления организацией.

4.4. Порядок эскалации и разрешения разногласий

В случае возникновения разногласий между финансово-экономическим отделом и иными подразделениями «Баржоми логистик Москва» по вопросам интерпретации данных, сроков предоставления информации либо обоснованности экономических расчётов стороны обязаны в первую очередь предпринять меры по урегулированию спора на уровне руководителей соответствующих подразделений. При невозможности достижения согласия вопрос выносится на уровень генерального директора либо уполномоченного заместителя. Эскалация оформляется служебной запиской с приложением всех необходимых материалов. Решения, принятые по результатам эскалации, являются обязательными для исполнения всеми участниками процесса. Систематические нарушения сроков и качества предоставления данных фиксируются и учитываются при оценке деятельности подразделений.

5. Показатели эффективности, отчётность и контроль

5.1. Ключевые показатели эффективности отдела

Деятельность финансово-экономического отдела оценивается на основании следующих ключевых показателей эффективности: своевременность и полнота подготовки проектов бюджетов и отчётов об их исполнении; точность прогнозов доходов и расходов; доля отклонений фактических показателей от бюджетных, не превышающая установленных допустимых значений; качество и глубина аналитических материалов, представляемых руководству; соблюдение сроков подготовки управленческой отчётности; уровень удовлетворённости внутренних заказчиков качеством взаимодействия. Конкретные целевые значения показателей утверждаются генеральным директором на каждый отчётный период и доводятся до руководителя отдела. Достижение показателей учитывается при оценке результатов работы подразделения и его сотрудников.

5.2. Система управленческой отчётности

Финансово-экономический отдел обеспечивает формирование и представление руководству «Баржоми логистик Москва» регулярной управленческой отчётности, включающей: ежемесячный отчёт об исполнении бюджета доходов и расходов; отчёт о структуре и динамике себестоимости логистических услуг; анализ маржинальности по ключевым клиентам и направлениям; прогноз денежных потоков на ближайший период; свод отклонений и рекомендации по корректирующим действиям. Формы отчётов, периодичность и адресаты утверждаются отдельным локальным актом либо приказами генерального директора. Отчётность должна быть полной, достоверной, сопоставимой и представленной в сроки, позволяющие своевременно принимать управленческие решения.

5.3. Порядок контроля и ответственность

Контроль за исполнением настоящего Положения об отделе и достижением установленных показателей осуществляет руководитель финансово-экономического отдела, а также генеральный директор либо уполномоченное им лицо. Внутренний контроль включает регулярные проверки качества исходных данных, корректности расчётов и соблюдения методологии. При выявлении нарушений либо существенных отклонений руководитель отдела обязан принять меры по их устранению и проинформировать вышестоящее руководство. Работники отдела несут дисциплинарную, материальную и иную ответственность за недостоверность предоставленных данных, нарушение сроков и разглашение конфиденциальной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами организации.

5.4. Периодичность анализа и корректирующих действий

Анализ исполнения бюджетов и ключевых показателей проводится финансово-экономическим отделом ежемесячно с нарастающим итогом с начала года. По результатам анализа формируются предложения по корректировке планов, перераспределению ресурсов и изменению операционных процессов. Существенные отклонения, превышающие установленные пороги, требуют обязательного пояснения причин и разработки плана корректирующих мероприятий. Руководитель отдела обеспечивает контроль реализации утверждённых мероприятий и информирует руководство о ходе их выполнения. Результаты анализа и принятые решения фиксируются в протоколах совещаний либо в специализированных информационных системах организации.

6. Заключительные положения

6.1. Порядок утверждения и вступления в силу

Настоящее Положение об отделе утверждается приказом генерального директора «Баржоми логистик Москва» и вступает в силу с даты, указанной в приказе, либо с даты подписания, если иная дата не установлена. С момента вступления в силу настоящее Положение отменяет действие ранее действовавших документов, регулировавших статус и деятельность финансово-экономического отдела, в части, противоречащей настоящему тексту. Оригинал утверждённого Положения хранится в установленном порядке, а копии доводятся до сведения заинтересованных подразделений и должностных лиц. Контроль за своевременным ознакомлением работников с документом возлагается на руководителя отдела и кадровую службу.

6.2. Порядок внесения изменений и дополнений

Изменения и дополнения в настоящее Положение об отделе вносятся приказом генерального директора на основании представления руководителя финансово-экономического отдела либо по инициативе руководства организации. Основаниями для внесения изменений могут служить изменения законодательства Российской Федерации, изменение организационной структуры компании, существенное изменение объёмов и характера деятельности, а также результаты внутреннего аудита или анализа эффективности работы отдела. Все изменения оформляются в письменной форме, утверждаются в установленном порядке и доводятся до сведения работников. До момента утверждения новой редакции действует предыдущая редакция Положения в части, не противоречащей вновь принятым решениям.

6.3. Связанные документы и заключительные нормы

Настоящее Положение об отделе применяется во взаимосвязи с Уставом «Баржоми логистик Москва», учётной политикой, положением о системе внутреннего контроля, должностными инструкциями работников финансово-экономического отдела, регламентами бюджетирования и управленческой отчётности, а также иными локальными нормативными актами организации. Вопросы, не урегулированные настоящим Положением, решаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними документами компании. В случае противоречия между настоящим Положением и иными локальными актами преимущественную силу имеют документы, утверждённые более поздней датой, либо документы более высокого уровня, если иное не установлено приказом генерального директора.