1. Общие положения

1.1. Правовой статус и область применения

Настоящий документ определяет правовой статус, основные цели, структуру, функции, права и обязанности Департамента управления маркетплейсами (далее — Департамент) Общества с ограниченной ответственностью «Маркетплейс» (далее — Общество). Документ разработан в соответствии с Уставом Общества, действующим законодательством Российской Федерации, включая Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также внутренними нормативными актами Общества. Положение обязательно для исполнения всеми сотрудниками Департамента и является основой для разработки должностных инструкций, регламентов взаимодействия и систем мотивации. Все изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся на основании приказа Генерального директора Общества.

1.2. Основные термины и определения

В настоящем Положении используются следующие термины и определения: «Маркетплейс» — это электронная торговая площадка, предоставляющая продавцам и покупателям возможность совершать сделки купли-продажи товаров и услуг (например, Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет). «Карточка товара» — это цифровой контент на платформе маркетплейса, содержащий описание, изображения, цену, характеристики товара и отзывы покупателей, являющийся основным инструментом продаж. «Поставка» — это процесс планирования, подготовки и отправки партии товаров на склад маркетплейса или непосредственно конечному потребителю. «Бренд» — это совокупность нематериальных активов (товарный знак, фирменный стиль, репутация), отличающих товары Общества от товаров конкурентов. «Листинг» — это процесс размещения и оптимизации карточек товаров на маркетплейсе. «Внутренние нормативные акты» — это документы, разработанные и утвержденные Обществом для регулирования своей деятельности, включая настоящее Положение, регламенты, инструкции и приказы.

1.3. Принципы деятельности Департамента

Департамент в своей деятельности руководствуется принципами законности, экономической эффективности, клиентоцентричности, прозрачности и постоянного развития. Приоритетом является максимизация прибыли Общества за счет роста продаж на маркетплейсах при соблюдении высоких стандартов качества обслуживания и выполнения обязательств перед контрагентами. Сотрудники Департамента обязаны действовать добросовестно и разумно, избегать конфликтов интересов, обеспечивать сохранность коммерческой тайны и персональных данных. Решения, связанные с изменением стратегии или ценовой политики, принимаются коллегиально с участием руководителей ключевых подразделений.

2. Цели, задачи и область деятельности Департамента

2.1. Основные цели деятельности

Основной целью Департамента управления маркетплейсами является обеспечение устойчивого и прибыльного присутствия бренда Общества на ключевых электронных торговых площадках Российской Федерации. Ключевые цели включают: достижение плановых показателей по валовому обороту товаров (GMV) и чистой прибыли; формирование и укрепление положительного имиджа Общества как надежного продавца; повышение лояльности клиентов на основе сервиса высокого уровня; оптимизацию затрат на логистику, комиссии и рекламу; а также внедрение инновационных инструментов «e-commerce» и искусственного интеллекта для автоматизации бизнес-процессов. Все цели формулируются на годовой период и декомпозируются до уровня квартальных и месячных планов для каждого сотрудника.

2.3. Границы ответственности и зона компетенции

Департамент несет полную ответственность за результаты продаж на маркетплейсах, включая показатели GMV, конверсию, средний чек и коэффициент возвратов. Сотрудники ответственны за достоверность и актуальность информации, представленной в карточках товаров, а также за своевременное реагирование на изменения правил и алгоритмов маркетплейсов. Департамент не вмешивается в техническую разработку информационных систем Общества, но формулирует требования к их интеграции с API маркетплейсов. Приоритетные зоны компетенции включают: потребительское поведение, трейд-маркетинг, операционную эффективность процессов продаж и управление репутацией. Решения о выводе новых товаров на рынок принимаются совместно с Департаментом развития продукта и Департаментом закупок.

3. Структура, функции и обязанности Департамента

3.6. Квалификационные требования и права сотрудников

Сотрудники Департамента должны иметь высшее образование (экономическое, маркетинговое, техническое или в области менеджмента) и опыт работы в e-commerce не менее 2 лет. Обязательными являются: уверенное владение офисным пакетом, навыки работы с аналитическими инструментами, знание принципов ценообразования и основ бухгалтерского учета. Сотрудники имеют право запрашивать и получать необходимую информацию от других подразделений для выполнения поставленных задач, вносить предложения по улучшению процессов и участвовать в профессиональном обучении за счет средств Общества.

4. Взаимодействие с другими подразделениями

4.1. Взаимодействие с Бухгалтерией и Финансовым департаментом

Департамент взаимодействует с бухгалтерской службой и финансовым департаментом по вопросам: согласования и оплаты счетов за услуги маркетплейсов, агентских вознаграждений и рекламных расходов; формирования актов сверок и отчетов по выручке; передачи данных для расчета налогов и сдачи статистической отчетности; утверждения бюджета на предстоящий квартал и контроля его исполнения. Запросы и отчеты между подразделениями направляются через корпоративную систему электронного документооборота (СЭД) и должны быть обработаны в срок не более 3 (Трех) рабочих дней.

4.2. Взаимодействие с Отделом закупок и Логистики

Взаимодействие с отделом закупок и логистики строится на основе регламента по управлению цепочками поставок. Департамент управления маркетплейсами передает заявки на закупку товаров в необходимых объемах и номенклатуре на основании данных прогнозирования спроса. Отдел логистики информирует о статусе отгрузок, наличии товара на складах и сроках поставки на распределительные центры маркетплейсов. В случае возникновения дефицита товара, отделы совместно разрабатывают меры по перераспределению запасов или экстренным закупкам. Плановые совещания по ассортименту и складским остаткам проводятся не реже одного раза в неделю.

4.3. Взаимодействие с Маркетинговым департаментом и Отделом по связям с общественностью

Совместно с Отделом маркетинга и PR Департамент управления маркетплейсами разрабатывает стратегии продвижения бренда, включая контент для социальных сетей и блогов. Согласуются планы по проведению совместных акций и конкурсов для привлечения трафика как на основной сайт, так и на карточки товаров на маркетплейсах. Отдел маркетинга предоставляет макеты и креативные концепции для рекламных баннеров. Совместный ежемесячный отчет о результативности маркетинговых активностей и их влиянии на продажи на маркетплейсах является обязательным.

4.4. Эскалация и разрешение спорных ситуаций

При возникновении конфликтов или спорных ситуаций во взаимодействии с другими подразделениями, сотрудники Департамента должны следовать стандартной процедуре эскалации: сначала обсуждение вопроса на уровне руководителей групп, затем — на уровне Директора по электронной коммерции. Если консенсус не достигнут, вопрос выносится на рассмотрение Исполнительному директору (COO) или Генеральному директору Общества. Решения, принятые на уровне Исполнительного директора, являются окончательными и обязательными для исполнения всеми сторонами. Срок разрешения спорной ситуации в рамках процедуры эскалации не должен превышать 5 (Пяти) рабочих дней.

5. Показатели эффективности (КПЭ), отчетность и контроль

5.2. Порядок формирования и сдачи отчетности

Сотрудники и руководители групп обязаны предоставлять следующие виды отчетов: ежедневный операционный отчет по продажам и ключевым метрикам; еженедельный детальный отчет по рекламным кампаниям и маркетинговой активности; ежемесячный комплексный отчет о выполнении КПЭ с комментариями о влияющих факторах; квартальный аналитический отчет о динамике роста и предложениях по улучшению стратегии. Отчеты формируются в корпоративной системе управления данными в структурированном формате и направляются на проверку руководству Департамента. Все отчеты должны быть подтверждены достоверными скриншотами и выгрузками из личных кабинетов маркетплейсов.

5.3. Процедура контроля и проведения аудитов

Внутренний контроль за деятельностью Департамента осуществляется путем регулярного аудита процессов на предмет соответствия регламентам и стандартам. Проверки проводятся руководителем Департамента и/или внутренним аудитором Общества на регулярной основе (не реже одного раза в квартал). Внеплановые проверки могут быть инициированы при существенных отклонениях от плана продаж или других критических событиях. В ходе аудита проверяется качество ведения карточек товаров, соблюдение ценовой политики, корректность расходования рекламного бюджета и правильность оформления возвратов. По итогам аудита составляется акт с перечнем нарушений и рекомендациями по их устранению в установленный срок.

6. Заключительные положения

6.1. Сроки действия и хранения документа

Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Приказом Генерального директора и действует до принятия нового Положения. Документ подлежит обязательному хранению в архиве Общества и в электронном виде в корпоративной документационной системе. Срок хранения Положения и всех связанных с ним изменений, приказов и регламентов составляет 5 (Пять) лет после его замены или отмены. Доступ к тексту Положения должен быть предоставлен всем сотрудникам Департамента.

6.2. Порядок изменения и пересмотра Положения

Изменения и пересмотр Положения инициируются в следующих случаях: изменения законодательства РФ, изменения организационной структуры Общества, изменений бизнес-стратегии и моделей работы маркетплейсов, а также по результатам внутренних аудитов и выявленных неэффективных процессов. Инициатором изменений может выступить Генеральный директор, Директор по электронной коммерции или руководитель структурного подразделения. Проект изменений должен быть согласован с юридической службой, финансовым департаментом и отделом по управлению персоналом. Окончательное решение об утверждении изменений принимает Генеральный директор.

6.3. Перечень нормативных ссылок и приложений

Настоящее Положение разработано на основе следующих нормативных документов: Устава Общества, Коллективного договора, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и премировании, а также Регламента по управлению качеством (ISO 9001). Обязательными приложениями к Положению являются: Схема организационной структуры Департамента, Регламент по работе с возвратами, Инструкция по созданию карточек товаров на маркетплейсах (яндекс маркет, ozon, wildberries), и Матрица ответственности (RACI) по основным бизнес-процессам. Все перечисленные документы являются неотъемлемой частью настоящего Положения и действуют в течение срока его действия.