1. Общие положения

Настоящий Регламент взаимодействия отдела со смежными подразделениями (далее — Регламент) является внутренним нормативным документом компании Riqli - main, определяющим порядок, формы, процедуры и ответственность при взаимодействии Отдела проектирования оргструктур и консультирования с другими структурными подразделениями. Регламент разработан в соответствии с Уставом компании Riqli.com, Стратегией развития компании на 2026–2028 годы, Положением об отделе проектирования оргструктур и консультирования, а также с учетом специфики деятельности в сфере IT-услуг и разработки ПО, дистанционного образования, консалтинга управленческого, риск ориентированного управления организацией, управления человеческими ресурсами и знаниями, внедрения систем менеджмента качества (СМК), разработки и внедрения систем управления рисками, бизнес-инжиниринга и регламентации бизнес процессов и предоставления онлайн-платформы для управления качеством, рисками, компетенциями и дистанционным обучением.

Регламент устанавливает правила координации работ, обмена информацией и документами, совместного выполнения проектов и контроля качества взаимодействия для обеспечения эффективной реализации полного цикла внедрения системы качества (15 этапов) и создания Живых документов с использованием ИИ-технологий. Положения Регламента обязательны для исполнения руководителем и всеми специалистами Отдела проектирования оргструктур и консультирования, а также руководителями и сотрудниками смежных подразделений в части, касающейся взаимодействия с отделом. В случае противоречия между настоящим Регламентом и иными локальными актами компании применяются нормы настоящего Регламента.

1.1. Правовые и организационные основы Регламента

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также с учетом требований международных стандартов ISO 9001:2015 и ISO 31000. Регламент определяет правовое положение Отдела проектирования оргструктур и консультирования как структурного подразделения компании Riqli - main, осуществляющего проектирование оргструктур, оказание консалтинговых услуг по бизнес-инжинирингу и регламентации бизнес процессов, а также методическую поддержку внедрения системы менеджмента качества и системы управления рисками с использованием онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий. Сфера действия Регламента распространяется на все направления деятельности отдела, включая внутренние проекты компании и внешние консалтинговые проекты для клиентов.

В настоящем Регламенте применяются следующие ключевые определения: Регламент взаимодействия отдела со смежными подразделениями — документ, устанавливающий порядок координации работ между Отделом проектирования оргструктур и консультирования и другими подразделениями; смежные подразделения — Генеральная дирекция, Отдел разработки курсов и тренингов, Отдел маркетинга и продаж, Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры и иные структурные единицы компании; взаимодействие — обмен информацией, документами, совместное выполнение этапов полного цикла внедрения системы качества и проектирование оргструктур с применением Живых документов и ИИ-технологий. Регламент имеет высшую юридическую силу среди документов, регулирующих взаимодействие отдела, и применяется приоритетно в случае противоречий с иными локальными актами.

1.2. Сфера действия и приоритет Регламента

Сфера действия настоящего Регламента охватывает все процессы взаимодействия Отдела проектирования оргструктур и консультирования со смежными подразделениями при реализации проектов проектирования оргструктур, консультирования и бизнес-инжиниринга, включая генерацию типовых оргструктур с помощью ИИ-технологий, создание Живых документов (должностные инструкции, регламенты, стратегии), разработку тестов компетенций, интеграцию с модулями риск-менеджмента и дистанционного обучения на онлайн-платформе Riqli.com. Регламент применяется при планировании, реализации и контроле всех совместных проектов, связанных с 15 этапами полного цикла внедрения системы качества (этапы 2 — Оргструктура, 3 — Документация, 4 — Вакансии, 5 — Бизнес-процессы, 6 — Задачи, 10–12 — Отчеты и корректирующие действия, 13–14 — Аудиты и Риски, 15 — Создание документов).

Приоритет Регламента означает, что все тактические планы, программы развития отдела, должностные инструкции специалистов («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию») и регламенты проектов должны соответствовать его положениям. В случае противоречия между положениями настоящего Регламента и иными внутренними документами (Положением об отделе, Матрицей ответственности (RACI), Бизнес-процессами отдела) применяются нормы настоящего Регламента. Генеральный директор обеспечивает приведение всех внутренних документов в соответствие с настоящим Регламентом в течение шестидесяти дней после его утверждения или актуализации.

1.3. Основные термины и определения, используемые в Регламенте

В настоящем Регламенте используются следующие основные определения и термины, обеспечивающие единое понимание всеми работниками компании: проектирование оргструктур — процесс создания иерархической структуры подразделений, должностей и ролей с привязкой к Живым документам и элементам качества с использованием ИИ-технологий; консультирование — комплекс услуг по диагностике, проектированию и внедрению организационных решений с применением онлайн-платформы Riqli.com; бизнес-инжиниринг — моделирование и оптимизация бизнес-процессов с применением нотаций BPMN 2.0, IDEF0, EPC и инструментов Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler; регламентация бизнес процессов — разработка и актуализация регламентов, карт процессов и должностных инструкций в формате Живых документов. Дополнительные термины: полный цикл внедрения системы качества — 15 взаимосвязанных этапов, включающих организацию, проектирование оргструктур, документацию, вакансии, бизнес-процессы, задачи, качество, сообщения, отчеты, обработку, корректирующие действия, аудиты, риски и создание документов; Матрица ответственности (RACI) — инструмент распределения ролей Responsible, Accountable, Consulted, Informed в процессах взаимодействия; Живые документы — continuously improving, copyright-free знания, создаваемые синергией пользователей и ИИ-технологий.

Компания обеспечивает единое понимание терминов через размещение глоссария во внутренних информационных системах и проведение обучающих мероприятий для сотрудников отдела и смежных подразделений. При появлении новых терминов или изменении существующих генеральный директор инициирует актуализацию определений в настоящем Регламенте и связанных документах (Положение об отделе, Бизнес-процессы отдела, Методическое руководство по проектированию организационных структур). Все подразделения обязаны использовать термины в соответствии с настоящими определениями при подготовке отчетов, планов и внутренних коммуникаций.

1.4. Порядок разработки, утверждения и актуализации Регламента

Разработка и актуализация настоящего Регламента осуществляется под руководством генерального директора с привлечением руководителя Отдела проектирования оргструктур и консультирования и ключевых специалистов («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»). Проект Регламента или его изменений подготавливается рабочей группой, создаваемой приказом генерального директора, и проходит процедуру внутреннего согласования со смежными подразделениями (Генеральная дирекция, Отдел разработки курсов и тренингов, Отдел маркетинга и продаж, Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры). Утверждение Регламента и внесение в него существенных изменений осуществляется решением генерального директора с последующим информированием общего собрания участников компании.

Актуализация Регламента проводится не реже одного раза в год, а также при существенных изменениях внешней среды, законодательства, рыночных условий, результатов мониторинга KPI взаимодействия или внутренних результатов деятельности компании. Основаниями для внеочередной актуализации являются: существенное отклонение фактических KPI взаимодействия от целевых значений в течение двух кварталов подряд; появление новых технологических возможностей ИИ-технологий или конкурентных угроз; изменения в составе участников или органов управления. После утверждения Регламента генеральный директор обеспечивает его доведение до сведения всех работников отдела и смежных подразделений в течение десяти рабочих дней. Ответственность за своевременную актуализацию и доведение Регламента возлагается на генерального директора и руководителя отдела.

2. Цели, задачи и предмет регламентирования взаимодействия

Отдел проектирования оргструктур и консультирования осуществляет взаимодействие со смежными подразделениями в целях обеспечения эффективной координации работ при проектировании оргструктур, консультировании и бизнес-инжиниринге, а также поддержки внедрения системы менеджмента качества и системы управления рисками через онлайн-платформу Riqli.com. Основная миссия взаимодействия заключается в цифровой трансформации организационных структур и процессов управления с использованием ИИ-технологий и синергии Живых документов, что позволяет клиентам любого масштаба быстро и с минимальными затратами внедрять прозрачные, эффективные и устойчивые системы качества.

Деятельность по взаимодействию направлена на повышение эффективности управления человеческими ресурсами и знаниями, минимизацию рисков, развитие компетенций персонала и обеспечение непрерывного совершенствования бизнес-процессов. Отдел реализует задачи в рамках полного цикла внедрения системы качества (15 этапов), с особым акцентом на этап 2 (Оргструктура — генерация ИИ типовой структуры), этап 3 (Документация — Живые документы), этап 5 (Бизнес-процессы) и этапы 10–15 (корректирующие действия, аудиты, риски, создание документов).

2.1. Цели регламента взаимодействия отдела со смежными подразделениями

Главной целью настоящего Регламента является обеспечение четкой, прозрачной и эффективной координации работ между Отделом проектирования оргструктур и консультирования и смежными подразделениями для достижения стратегических целей компании Riqli - main в сфере IT-услуг, дистанционного образования и управленческого консалтинга. Регламент направлен на минимизацию рисков дублирования функций, задержек в проектах и потери качества при передаче информации между подразделениями. Конкретные цели включают: достижение уровня доступности и своевременности обмена информацией не менее 99,5% в месяц; рост количества успешно завершенных совместных проектов не менее чем на 120% ежегодно; обеспечение среднего рейтинга удовлетворенности взаимодействием (внутренний NPS) не ниже 80 пунктов; полная интеграция ИИ-технологий во все процессы совместной генерации Живых документов и оргструктур с уровнем одобрения не менее 85%.

Реализация целей осуществляется на принципах клиентоориентированности, минимального порога входа для бизнеса любого масштаба, риск ориентированного управления организацией и постоянного совершенствования на основе данных и обратной связи. Генеральный директор и руководитель отдела несут персональную ответственность за соответствие деятельности по взаимодействию целям настоящего Регламента. Достижение целей измеряется через систему ключевых показателей эффективности, утвержденную в разделе 5 настоящего Регламента.

2.2. Задачи взаимодействия с Генеральной дирекцией

Отдел проектирования оргструктур и консультирования взаимодействует с Генеральной дирекцией (Директор по развитию и продукту (CEO)) по вопросам стратегического планирования, утверждения проектов проектирования оргструктур и консультирования, распределения ресурсов и контроля достижения KPI. Основные задачи включают: предоставление ежемесячных и ежеквартальных отчетов о ходе проектов, состоянии Матрицы ответственности (RACI) и выполнении Бизнес-процессов отдела; согласование приоритетных направлений развития отдела и новых инициатив по интеграции ИИ-технологий в процессы проектирования оргструктур; участие в стратегических сессиях и совещаниях руководства для обсуждения результатов внедрения полного цикла внедрения системы качества; эскалация критических рисков и проблем, требующих решения на уровне генерального директора.

Взаимодействие осуществляется через утвержденные каналы коммуникации (внутренний портал, система задач на онлайн-платформе Riqli.com, регулярные совещания не реже одного раза в неделю). Генеральная дирекция обеспечивает своевременное утверждение документов отдела (Положение об отделе, Регламент, Матрица ответственности (RACI), Бизнес-процессы отдела) и предоставление необходимых ресурсов для реализации проектов. Ответственность за качество и своевременность взаимодействия с Генеральной дирекцией возлагается на руководителя отдела.

2.3. Задачи взаимодействия с Отделом разработки курсов и тренингов

Отдел проектирования оргструктур и консультирования взаимодействует с Отделом разработки курсов и тренингов (Департамент контента и методического дизайна) по вопросам создания и актуализации Живых документов, разработки тестов компетенций (Hard Skills и Soft Skills) и методического обеспечения проектов проектирования оргструктур. Основные задачи включают: совместную генерацию и экспертную валидацию Живых документов (должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов, стратегии компании) с использованием ИИ-технологий и привязкой к должностям оргструктуры; разработку тестов для проверки знаний персонала по новым документам и процессам с последующим отображением результатов на оргструктуре; методическую поддержку создания контента для дистанционного обучения по темам проектирования оргструктур, бизнес-инжиниринга и регламентации бизнес процессов; обмен лучшими практиками и шаблонами из Методического руководства по проектированию организационных структур различных сфер бизнеса и Шаблонов структуры документов для оргструктур.

Взаимодействие включает регулярные совещания (не реже одного раза в две недели), совместное использование инструментов платформы для коллаборации над Живыми документами и контроль качества контента по 9 критериям (Корректность, Уникальность, Релевантность, Краткость, Осмысленность, Актуальность, Требование, Законность и др.) с минимальным порогом 70%. Отдел разработки курсов и тренингов обеспечивает педагогическую экспертизу и соответствие материалов стандартам e-learning (SCORM, xAPI, WCAG). Ответственность за качество взаимодействия возлагается на руководителя отдела и менеджера по созданию e-learning курсов и тренингов.

2.4. Задачи взаимодействия с Отделом маркетинга и продаж

Отдел проектирования оргструктур и консультирования взаимодействует с Отделом маркетинга и продаж продукта по вопросам привлечения клиентов, подготовки коммерческих предложений, передачи проектов и постпродажного сопровождения. Основные задачи включают: участие в предпродажных встречах и презентациях для демонстрации возможностей проектирования оргструктур и консультирования с использованием онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий; подготовку технических заданий и описаний проектов на основе шаблонов из Шаблонов структуры документов для оргструктур в различных сферах бизнеса; передачу клиентских проектов с четким определением этапов, сроков, ролей (RACI) и критериев приемки; сбор обратной связи от клиентов и анализ удовлетворенности для улучшения процессов взаимодействия и качества услуг.

Взаимодействие осуществляется через CRM-систему, воронку продаж B2B и утвержденные SLA (время реакции на запрос — не более 4 часов в рабочие дни, время подготовки коммерческого предложения — не более 5 рабочих дней). Отдел маркетинга и продаж обеспечивает своевременное информирование о новых клиентах и требованиях рынка, а отдел проектирования оргструктур и консультирования — экспертную поддержку в переговорах и закрытии сделок. Ответственность за качество взаимодействия возлагается на руководителя отдела и менеджера по продажам и рекламе Google, Yandex.

2.5. Задачи взаимодействия с Отделом разработки ПО и IT-инфраструктуры

Отдел проектирования оргструктур и консультирования взаимодействует с Отделом разработки ПО и IT-инфраструктуры по вопросам технической реализации и развития функционала онлайн-платформы Riqli.com, связанного с модулями организации, оргструктуры, задач, качества и рисков. Основные задачи включают: передачу требований по развитию функционала проектирования оргструктур (генерация ИИ типовой структуры, автоматическая привязка должностей к Живым документам, интеграция с календарями и мессенджерами); участие в тестировании новых версий платформы и модулей, связанных с оргструктурой и бизнес-процессами; совместную работу над интеграциями с внешними системами (Active Directory, Google Workspace, 1С/ERP, LMS); обмен данными и обратной связью для улучшения пользовательского опыта и производительности платформы.

Взаимодействие осуществляется через систему задач на платформе, регулярные совещания (не реже одного раза в месяц) и совместное использование инструментов моделирования (Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler) для описания бизнес-процессов взаимодействия. Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры обеспечивает техническую поддержку и доработку функционала по запросам отдела проектирования оргструктур и консультирования, включая развитие API для интеграции решений клиентов. Ответственность за качество взаимодействия возлагается на руководителя отдела и full-stack разработчика (Angular/Node.js).

3. Структура взаимодействия и распределение ответственности

Для эффективной организации взаимодействия Отдела проектирования оргструктур и консультирования со смежными подразделениями создается структура, обеспечивающая четкое распределение ролей, ответственности и процедур эскалации. Структура взаимодействия основывается на Матрице ответственности (RACI) отдела, Бизнес-процессах отдела и должностных инструкциях специалистов («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»). Руководитель отдела осуществляет общее координирование взаимодействия, а специалисты выполняют операционные задачи в соответствии с утвержденными регламентами.

Взаимодействие внутри отдела и со смежными подразделениями осуществляется на основе регламентов, утвержденных генеральным директором, и с использованием инструментов онлайн-платформы Riqli.com (система задач, календарь, дневник, уведомления). Все процессы взаимодействия документируются и контролируются в рамках системы менеджмента качества компании.

3.1. Перечень смежных подразделений и ключевые контакты

Основными смежными подразделениями, с которыми Отдел проектирования оргструктур и консультирования осуществляет регулярное взаимодействие, являются: Генеральная дирекция (Директор по развитию и продукту (CEO) — riqli.com+1@gmail.com); Отдел разработки курсов и тренингов (Менеджер по созданию e-learning курсов и тренингов — riqli.com+2@gmail.com, riqli.com+3@gmail.com); Отдел маркетинга и продаж (Менеджер по продажам и рекламе Google, Yandex — riqli.com+4@gmail.com, riqli.com+5@gmail.com); Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры (Full-stack разработчик (Angular/Node.js) — соответствующие сотрудники). Дополнительные контакты могут быть определены по конкретным проектам с привлечением специалистов других подразделений при необходимости.

Ключевые контакты и каналы коммуникации фиксируются в Матрице ответственности (RACI) отдела и Бизнес-процессах отдела. Для каждого направления взаимодействия (стратегическое планирование, генерация Живых документов, клиентские проекты, техническая интеграция) назначаются ответственные лица с указанием ролей (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Обновление перечня контактов и каналов осуществляется руководителем отдела не реже одного раза в квартал или при изменении штатного расписания. Все сотрудники отдела и смежных подразделений обязаны использовать утвержденные каналы для официального взаимодействия.

3.2. Распределение ответственности с использованием Матрицы RACI

Распределение ответственности при взаимодействии Отдела проектирования оргструктур и консультирования со смежными подразделениями осуществляется на основе Матрицы ответственности (RACI) отдела, утвержденной в составе документов отдела. Для каждого процесса взаимодействия (генерация оргструктуры с ИИ, создание Живых документов, передача клиентского проекта, техническая доработка платформы, совместный аудит) определяются роли: Responsible (исполнитель — специалист отдела или смежного подразделения), Accountable (ответственный — руководитель отдела или соответствующего подразделения), Consulted (консультируемый — эксперты, например, «Старший консультант по организационному проектированию» или full-stack разработчик), Informed (информируемый — генеральный директор, другие заинтересованные лица).

Примеры распределения: при проектировании оргструктур (этап 2 цикла) Responsible — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов» (использует BPMN 2.0, IDEF0, Draw.io, Bizagi Modeler); Accountable — руководитель отдела; Consulted — Отдел разработки курсов и тренингов (для привязки тестов компетенций); Informed — Генеральная дирекция. При совместной работе над Живыми документами Responsible — специалист отдела и менеджер по созданию e-learning курсов; Accountable — руководители обоих отделов. Матрица ответственности (RACI) пересматривается не реже одного раза в год или при существенных изменениях в структуре компании и утверждается генеральным директором. Все сотрудники обязаны знать свою роль в процессах взаимодействия и действовать в соответствии с ней.

3.3. Порядок назначения ответственных лиц и координации работ

Назначение ответственных лиц за взаимодействие по конкретным проектам или направлениям осуществляется руководителем Отдела проектирования оргструктур и консультирования на основании должностных инструкций специалистов («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию») и с учетом их компетенций (жесткие навыки: BPMN 2.0, IDEF0, EPC, UML Activity, инструменты Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler; гибкие навыки: эффективная коммуникация, критическое мышление, навыки переговоров). Руководитель отдела издает приказ или распоряжение о назначении ответственного с указанием сроков, задач и критериев оценки. Координация работ осуществляется через систему задач на онлайн-платформе Riqli.com, календарь и регулярные совещания.

При назначении ответственных учитываются загрузка сотрудников, их специализация и результаты предыдущих проектов. Для сложных межфункциональных проектов создается рабочая группа с участием представителей смежных подразделений. Руководитель рабочей группы (обычно «Старший консультант по организационному проектированию») обеспечивает соблюдение сроков, качества и коммуникации. Все назначения и изменения фиксируются в системе и доводятся до сведения участников в течение одного рабочего дня. Ответственность за своевременное назначение и координацию возлагается на руководителя отдела.

3.4. Механизмы эскалации и разрешения конфликтов при взаимодействии

При возникновении разногласий, задержек или конфликтов в процессе взаимодействия Отдела проектирования оргструктур и консультирования со смежными подразделениями применяется многоуровневая система эскалации. Первый уровень — оперативное разрешение на уровне ответственных специалистов (время реакции — не более 4 рабочих часов). Второй уровень — обращение к руководителям соответствующих отделов (время реакции — не более 1 рабочего дня). Третий уровень — эскалация к генеральному директору с предоставлением отчета о проблеме, предложениями по решению и анализом рисков (время реакции — не более 2 рабочих дней).

Все эскалации регистрируются в системе задач на онлайн-платформе Riqli.com с указанием даты, участников, сути проблемы и принятых мер. Для разрешения конфликтов проводятся согласительные совещания с участием заинтересованных сторон. При необходимости привлекаются эксперты (например, для технических вопросов — full-stack разработчик). Результаты разрешения конфликтов документируются и учитываются при актуализации Матрицы ответственности (RACI) и Бизнес-процессов отдела. Принцип защиты информаторов применяется: сотрудники могут сообщать о проблемах без опасения негативных последствий. Генеральный директор обеспечивает объективное и своевременное разрешение эскалированных вопросов.

4. Порядок и процедуры взаимодействия по ключевым направлениям

Процедуры взаимодействия Отдела проектирования оргструктур и консультирования со смежными подразделениями определяются с учетом специфики каждого направления деятельности и интегрируются в полный цикл внедрения системы качества (15 этапов). Все процедуры документируются в Бизнес-процессах отдела, Матрице ответственности (RACI) и должностных инструкциях специалистов. Взаимодействие осуществляется с использованием онлайн-платформы Riqli.com, ИИ-технологий и Живых документов для обеспечения прозрачности, traceability и качества результатов.

Процедуры включают четкие этапы, сроки, критерии приемки и механизмы контроля. При выполнении совместных работ соблюдаются требования информационной безопасности, защиты персональных данных и конфиденциальности клиентской информации.

4.1. Взаимодействие при проектировании оргструктур и генерации документов с использованием ИИ

При проектировании оргструктур (этап 2 полного цикла внедрения системы качества) Отдел проектирования оргструктур и консультирования взаимодействует с Генеральной дирекцией (для утверждения), Отделом разработки курсов и тренингов (для привязки тестов компетенций и Живых документов) и Отделом разработки ПО и IT-инфраструктуры (для технической реализации генерации ИИ). Процедура включает: получение запроса от клиента или внутреннего подразделения; диагностику текущей структуры с использованием инструментов платформы; генерацию типовой и адаптированной оргструктуры с помощью ИИ-технологий (модели Generative AI, DeepSeek, Grok, Qwen, OpenAI); экспертную валидацию «Составителем оргструктур и бизнес-процессов» с применением нотаций BPMN 2.0, IDEF0, EPC и инструментов Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler; привязку должностей к Живым документам (должностные инструкции, регламенты) и тестам компетенций; согласование с клиентом или внутренним заказчиком и загрузку в систему.

Сроки: генерация черновика — не более 3 рабочих дней, полная валидация и привязка — не более 7 рабочих дней. Критерии приемки: соответствие Матрице ответственности (RACI), отсутствие дублирования функций, интеграция с модулями рисков и компетенций, уровень одобрения ИИ-генерации не менее 85%. Все изменения фиксируются в истории Живых документов с возможностью отката. Ответственность за соблюдение процедуры возлагается на «Составителя оргструктур и бизнес-процессов» и руководителя отдела.

4.2. Совместная работа над Живыми документами и образовательным контентом

Совместная работа над Живыми документами (этап 3 и 15 цикла) осуществляется Отделом проектирования оргструктур и консультирования с Отделом разработки курсов и тренингов. Процедура включает: анализ потребностей клиента или подразделения; генерацию черновиков Живых документов (должностные инструкции, стратегии, регламенты бизнес-процессов) с помощью ИИ-технологий и шаблонов из Методического руководства по проектированию организационных структур; экспертную валидацию по 9 критериям (Корректность, Уникальность, Релевантность, Краткость, Осмысленность, Актуальность, Требование, Законность и др.) с порогом 70%; привязку документов к должностям оргструктуры и создание тестов Hard Skills (Вопросы → Ответы → Пояснения) и Soft Skills (Действия → Риски → Барьеры); публикацию в публичном или приватном (клонированном) режиме с возможностью двустороннего обмена улучшениями; контроль знаний персонала через модуль дистанционного обучения с отображением результатов на оргструктуре.

Сроки: генерация черновика — не более 5 рабочих дней, валидация и публикация — не более 10 рабочих дней. Инструменты: онлайн-платформа Riqli.com, ИИ-технологии для структурирования, импорта из текста/YouTube, генерации цепочек элементов. Гибкие навыки участников: эффективная коммуникация и обратная связь в команде, критическое мышление. Ответственность за качество и своевременность возлагается на «Старшего консультанта по организационному проектированию» и менеджера по созданию e-learning курсов и тренингов.

4.3. Координация клиентских проектов и продаж

Координация клиентских проектов и продаж осуществляется Отделом проектирования оргструктур и консультирования с Отделом маркетинга и продаж. Процедура включает: получение лида от менеджера по продажам и рекламе Google, Yandex; участие в предпродажной встрече с демонстрацией возможностей проектирования оргструктур, консультирования и полного цикла внедрения системы качества (15 этапов); подготовку коммерческого предложения и технического задания с использованием шаблонов из Шаблонов структуры документов для оргструктур; подписание договора и передачу проекта с определением ролей (RACI), сроков, бюджета и критериев приемки; реализацию проекта с регулярными статус-отчетами (еженедельно); сбор обратной связи, анализ NPS и передачу результатов в отдел маркетинга для улучшения предложений; постпродажное сопровождение и выявление возможностей повторных продаж.

Сроки: подготовка предложения — не более 5 рабочих дней, старт проекта — не более 10 рабочих дней после подписания договора. Инструменты: CRM, воронка продаж B2B, система задач на онлайн-платформе Riqli.com. Жесткие навыки: Google Ads, Yandex Direct, аналитика Google Analytics 4, Yandex Metrica, A/B-тестирование, инструменты автоматизации продаж (CRM, email, чат-боты). Гибкие навыки: навыки переговоров, презентации и закрытия сделок, критическое мышление в условиях неопределенности. Ответственность за соблюдение процедуры возлагается на руководителя отдела и менеджера по продажам и рекламе Google, Yandex.

4.4. Техническая интеграция и развитие платформы

Техническая интеграция и развитие онлайн-платформы Riqli.com осуществляется Отделом проектирования оргструктур и консультирования с Отделом разработки ПО и IT-инфраструктуры. Процедура включает: выявление потребностей в развитии функционала (генерация ИИ оргструктур, автоматическая привязка к Живым документам, интеграция с календарями/мессенджерами, улучшенный офлайн-режим, SSO); подготовку технического задания с описанием требований, приоритетов (RICE, MoSCoW) и критериев приемки; совместную разработку и тестирование (Agile, Scrum) с участием full-stack разработчика (Angular/Node.js); проведение code review, пентестов и обновлений безопасности; развертывание и мониторинг производительности; обучение пользователей и сбор обратной связи для дальнейших улучшений.

Сроки: подготовка ТЗ — не более 5 рабочих дней, разработка и тестирование — в соответствии с roadmap (Q2–Q3 2026: интерактивные тесты, чат сотрудников, улучшенный офлайн; Q3–Q4 2026: синхронизация с Google Calendar/Outlook, Telegram/Slack, интеграция с Active Directory/1С). Инструменты: Angular, Node.js, BPMN-моделеры, система задач платформы. Ответственность за качество и своевременность возлагается на руководителя отдела и full-stack разработчика (Angular/Node.js). Все изменения документируются и учитываются в KPI отдела.

4.5. Обмен данными, отчетностью и мониторингом

Обмен данными, отчетностью и мониторингом между Отделом проектирования оргструктур и консультирования и смежными подразделениями осуществляется через онлайн-платформу Riqli.com и внутренние информационные системы. Процедура включает: регистрацию всех запросов и задач в системе с назначением ответственных; предоставление еженедельных статус-отчетов по проектам (ход работ, риски, отклонения от плана); ежемесячных отчетов о выполнении KPI взаимодействия и состоянии Матрицы ответственности (RACI); ежеквартальных аналитических отчетов с рекомендациями по улучшению; автоматическую синхронизацию данных (оргструктура, документы, тесты, риски) между модулями платформы; доступ к дашбордам и аналитике для руководителей (Генеральная дирекция, руководители отделов).

Сроки: статус-отчет — еженедельно до понедельника 12:00; ежемесячный отчет — до 5-го числа следующего месяца; ежеквартальный — до 10-го числа следующего квартала. Форматы: стандартизированные шаблоны из Бизнес-процессов отдела. Инструменты: система задач, календарь, дашборды платформы, интеграция с Google Analytics 4, Yandex Metrica. Ответственность за своевременность и качество обмена данными возлагается на руководителя отдела и аналитика (при наличии). Все данные хранятся в соответствии с требованиями GDPR, 152-ФЗ и CCPA.

4.6. Совместные проекты по полному циклу внедрения системы качества (15 этапов)

Совместные проекты по полному циклу внедрения системы качества (15 этапов) реализуются Отделом проектирования оргструктур и консультирования с участием всех смежных подразделений. Процедура включает: инициацию проекта (этап 1 — Организация) с созданием карточки компании и использованием шаблонов; проектирование оргструктур (этап 2) с генерацией ИИ и привязкой персонала; создание Живых документов (этап 3) с тестами компетенций; публикацию вакансий (этап 4) с прикреплением документов и тестов; автоматизацию бизнес-процессов (этап 5) и задач (этап 6); настройку элементов качества с QR-кодами (этап 7); систему сообщений и отчетов (этапы 8–9); обработку отчетов и корректирующие действия (этапы 10–11) с анализом рисков; проведение аудитов (этапы 12–13); мониторинг рисков (этап 14); создание и совершенствование документов с ИИ-технологиями (этап 15). Каждый этап сопровождается координацией с соответствующим подразделением (Генеральная дирекция — утверждение; Отдел разработки курсов — контент и тесты; Отдел маркетинга — клиентская часть; Отдел разработки ПО — техническая реализация).

Сроки и критерии приемки определяются в техническом задании проекта. Инструменты: онлайн-платформа Riqli.com, ИИ-технологии, нотации BPMN/IDEF0, инструменты Draw.io/Bizagi. Гибкие навыки: коллаборация с экспертами, управление обратной связью от стейкхолдеров, стрессоустойчивость. Ответственность за координацию всего цикла возлагается на руководителя отдела и «Старшего консультанта по организационному проектированию». Результаты проекта отражаются в дашбордах и учитываются в KPI.

5. KPI, отчетность и контроль взаимодействия

Отдел проектирования оргструктур и консультирования внедряет систему ключевых показателей эффективности (KPI) взаимодействия со смежными подразделениями, регулярную отчетность и многоуровневый контроль для обеспечения прозрачности, подотчетности и достижения стратегических целей компании. Система контроля направлена на своевременное выявление отклонений, принятие корректирующих мер и постоянное улучшение результатов с использованием данных онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий.

Достижение KPI взаимодействия учитывается при оценке результатов работы руководителя и специалистов отдела, при принятии решений о материальном стимулировании и карьерном продвижении. Система KPI регулярно пересматривается с учетом изменений внешней среды, стратегических приоритетов и результатов предыдущих периодов.

5.1. Система ключевых показателей эффективности взаимодействия

Отдел утверждает и применяет систему KPI взаимодействия со смежными подразделениями, охватывающую все направления: timeliness и качество обмена информацией (время реакции на запрос — не более 4 часов, уровень своевременности отчетов — не менее 95%); количество и качество совместных проектов (количество завершенных проектов в квартал, уровень одобрения ИИ-генерации не менее 85%, NPS внутреннего взаимодействия не ниже 80); соблюдение Матрицы ответственности (RACI) и Бизнес-процессов отдела (процент выполнения ролей Responsible/Accountable — не менее 90%); интеграция с полным циклом внедрения системы качества (процент проектов, охватывающих все 15 этапов — не менее 80%); развитие компетенций и инструментов (процент использования BPMN 2.0/IDEF0/Draw.io/Bizagi Modeler в проектах — не менее 95%, уровень выполнения индивидуальных планов развития — не менее 90%).

KPI устанавливаются на уровне отдела в целом и, при необходимости, на уровне отдельных проектов и сотрудников. Целевые значения утверждаются генеральным директором на год с разбивкой по кварталам и месяцам. Мониторинг осуществляется ежемесячно с использованием данных информационных систем компании, в том числе онлайн-платформы Riqli.com. Результаты мониторинга отражаются в отчетах и обсуждаются на совещаниях руководства. В случае существенных отклонений от целевых значений разрабатываются и реализуются корректирующие действия.

5.2. Порядок подготовки, согласования и представления отчетности о взаимодействии

Отдел обеспечивает формирование и представление достоверной, полной и своевременной отчетности о взаимодействии со смежными подразделениями в соответствии с требованиями законодательства, настоящим Регламентом и внутренними регламентами. Отчетность включает: еженедельные статус-отчеты по проектам (ход работ, риски, отклонения); ежемесячные отчеты о выполнении KPI взаимодействия, состоянии Матрицы ответственности (RACI) и Бизнес-процессов отдела; ежеквартальные аналитические отчеты с рекомендациями по улучшению; годовой отчет о взаимодействии для утверждения генеральным директором. Отчеты готовятся ответственными специалистами («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»), согласовываются с руководителем отдела и представляются генеральному директору.

Годовой отчет включает анализ достижения стратегических целей, выполнения KPI, хода реализации совместных проектов, состояния рисков, удовлетворенности взаимодействием и рекомендации по корректировке Регламента. Отчеты готовятся с использованием данных онлайн-платформы Riqli.com и внутренних информационных систем. Компания обеспечивает хранение отчетности и первичных документов в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и о бухгалтерском учете. Доступ к отчетности предоставляется участникам компании, членам органов управления и, в установленных случаях, государственным органам.

5.3. Внутренний контроль, мониторинг и аудит соблюдения Регламента

Отдел обеспечивает проведение внутреннего контроля и мониторинга соблюдения настоящего Регламента для оценки соответствия требованиям законодательства, Положению об отделе, Матрице ответственности (RACI), Бизнес-процессам отдела и стандартам качества. Внутренний контроль проводится на постоянной основе руководителем отдела и включает проверку качества проектов, соблюдения сроков, соответствия решений требованиям клиентов и стандартам платформы, а также анализ эффективности взаимодействия со смежными подразделениями. Мониторинг соответствия требованиям Регламента осуществляется на постоянной основе с анализом выявленных нарушений или рисков нарушения и принятием мер по их устранению и предотвращению.

Внутренний аудит соблюдения Регламента проводится в соответствии с утвержденным планом, охватывающим все значимые процессы взаимодействия (генерация оргструктур с ИИ, работа над Живыми документами, клиентские проекты, техническая интеграция). Аудит проводится сотрудниками компании, не участвующими в аудируемых процессах, или привлеченными независимыми специалистами. По результатам аудита составляются отчеты с указанием выявленных несоответствий, рисков и рекомендаций по их устранению. Отчеты рассматриваются генеральным директором и руководителем отдела. По каждому выявленному несоответствию разрабатываются и реализуются корректирующие и предупреждающие действия с определением сроков и ответственных лиц. Выполнение корректирующих действий контролируется и подтверждается повторными проверками.

5.4. Порядок проведения корректирующих действий и улучшения взаимодействия

Отдел внедряет системный подход к проведению корректирующих и предупреждающих действий, а также к постоянному улучшению взаимодействия в соответствии с принципами системы менеджмента качества и непрерывного совершенствования. Корректирующие действия предпринимаются для устранения причин выявленных несоответствий, отклонений от KPI, инцидентов, жалоб клиентов и других проблем во взаимодействии со смежными подразделениями. Предупреждающие действия направлены на устранение потенциальных причин возможных несоответствий и рисков до их реализации.

Процесс проведения корректирующих действий включает: регистрацию и анализ проблемы или несоответствия в системе задач; определение корневых причин (с использованием инструментов анализа рисков и ИИ-технологий); разработку и реализацию плана корректирующих действий (обновление Матрицы ответственности (RACI), Бизнес-процессов отдела, обучение сотрудников); оценку эффективности принятых мер; стандартизацию успешных решений и распространение опыта. Аналогичный подход применяется к предупреждающим действиям на основе анализа рисков, данных мониторинга и прогнозов. Все корректирующие и предупреждающие действия документируются и контролируются до полного завершения. Постоянное улучшение взаимодействия осуществляется через реализацию проектов улучшений, внедрение инноваций из roadmap платформы (геймификация, AI-коуч, VR/AR), оптимизацию процессов, развитие компетенций персонала («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию») и использование возможностей онлайн-платформы Riqli.com для сбора данных и аналитики. Компания поощряет инициативы работников по предложению и реализации улучшений.

6. Заключительные положения

Настоящий Регламент взаимодействия отдела со смежными подразделениями завершает регулирование основных организационных, правовых и управленческих вопросов взаимодействия Отдела проектирования оргструктур и консультирования с другими структурными подразделениями компании Riqli - main. Положения Регламента обеспечивают устойчивость, прозрачность и эффективность взаимодействия в интересах компании, клиентов, работников и иных заинтересованных сторон.

Настоящий Регламент подлежит обязательному исполнению всеми работниками отдела и смежных подразделений в части, касающейся взаимодействия, и учитывается при разработке и актуализации всех иных внутренних документов, регулирующих деятельность в сфере проектирования оргструктур, консультирования и бизнес-инжиниринга.

6.1. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент

Изменения и дополнения в настоящий Регламент вносятся по решению генерального директора с последующим утверждением общим собранием участников компании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом. Проекты изменений и дополнений подготавливаются руководителем Отдела проектирования оргструктур и консультирования или рабочей группой, создаваемой приказом генерального директора, и подлежат предварительному рассмотрению и согласованию со смежными подразделениями перед вынесением на утверждение.

Решение о внесении изменений и дополнений в Регламент принимается с учетом анализа достижения стратегических целей, выполнения KPI взаимодействия, результатов внутреннего аудита и предложений подразделений. После утверждения изменения оформляются в виде новой редакции Регламента или отдельного документа о внесении изменений. Изменения вступают в силу с момента утверждения, если иное не установлено решением общего собрания участников. Компания обязана в разумный срок привести все внутренние документы (Положение об отделе, Матрицу ответственности (RACI), Бизнес-процессы отдела, должностные инструкции) в соответствие с новой редакцией Регламента. Участники компании, органы управления и работники уведомляются о внесенных изменениях в порядке, обеспечивающем их ознакомление с актуальной редакцией.

6.2. Связь Регламента с Положением об отделе, Уставом и иными документами компании

Настоящий Регламент является документом тактического уровня и имеет приоритет при разработке и актуализации всех иных внутренних документов отдела и компании, связанных с взаимодействием со смежными подразделениями, включая должностные инструкции («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»), Матрицу ответственности (RACI), Бизнес-процессы отдела и методические материалы. Регламент тесно связан с Уставом компании Riqli.com, Стратегией развития и Положением об отделе проектирования оргструктур и консультирования: положения Устава определяют правовой статус и общие принципы деятельности, Стратегия конкретизирует направления и приоритеты развития, Положение об отделе детализирует организацию работы подразделения, а настоящий Регламент устанавливает конкретные процедуры взаимодействия.

В случае противоречия между положениями настоящего Регламента и Устава применяются нормы Устава. При внесении изменений в Устав, Стратегию или Положение об отделе, затрагивающих взаимодействие, одновременно инициируется актуализация настоящего Регламента. Генеральный директор обеспечивает согласованность Регламента с Уставом, Стратегией, Положением об отделе и иными внутренними документами. При разработке новых документов или внесении изменений в существующие проводится проверка на соответствие настоящему Регламенту. В случае выявления противоречий проект документа возвращается на доработку.

6.3. Вступление Регламента в силу

Настоящий Регламент взаимодействия отдела со смежными подразделениями вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и информирования общего собрания участников компании. С момента вступления Регламента в силу все предыдущие редакции (при наличии) утрачивают силу. Положения настоящего документа применяются ко всем отношениям и процессам взаимодействия, возникшим после его вступления в силу, если иное не установлено решением общего собрания участников или законодательством.

Компания обеспечивает ознакомление всех участников, членов органов управления и работников отдела и смежных подразделений с текстом настоящего Регламента в течение десяти рабочих дней после утверждения. Текст Регламента размещается во внутренних информационных системах компании и на внутреннем портале в актуальной редакции. При приеме на работу новые сотрудники отдела знакомятся с Регламентом под роспись в рамках программы адаптации. Генеральный директор и руководитель отдела несут ответственность за обеспечение доступности Регламента и контроль за его соблюдением. В случае внесения изменений в Регламент новая редакция подлежит утверждению и доведению до сведения заинтересованных лиц в установленном порядке.