4.1. Организация документооборота и делопроизводства

Специалист обязан:

• Обеспечивать прием, регистрацию, учет, распределение и доставку входящей и исходящей корреспонденции в электронном (через корпоративную почту и систему электронного документооборота (СЭД)) и бумажном виде.
• Вести журналы регистрации документов (исходящих, входящих, внутренних), осуществлять контроль сроков исполнения документов и поручений руководства.
• Подготавливать и оформлять проекты писем, служебных записок, приказов, инструкций и других документов по поручению руководителя.
• Обеспечивать хранение документов в соответствии с номенклатурой дел и требованиями архивного законодательства, подготавливать документы для последующей сдачи в архив.
• Осуществлять сканирование, копирование, тиражирование и отправку (электронно или почтой) необходимых документов.

4.2. Организационно-техническое и хозяйственное обеспечение

В обязанности Специалиста входит:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских товаров, хозтоваров, воды, расходных материалов для оргтехники, контроль своевременности заправки картриджей.
• Взаимодействие с административно-хозяйственными службами для организации текущего ремонта помещений, обслуживания оборудования (кондиционеры, система вентиляции, освещение) и решения бытовых вопросов.
• Организация и контроль работы курьерских служб, экспедиций, доставка документов и грузов в пределах города и региона.
• Участие в организации командировок сотрудников: бронирование билетов и гостиниц, оформление авансовых отчетов, подготовка пакета документов для выезда.
• Ведение учета и выдачи пропусков, бейджей, ключей, печатей и штампов в соответствии с инструкцией по пропускному режиму.

4.3. Информационно-аналитическая поддержка и подготовка отчетности

Специалист выполняет следующие функции:

• Сбор, систематизация и обработка первичной информации для подготовки отчетов и презентационных материалов для руководства.
• Формирование установленной отчетности (статистической, оперативной, управленческой) в соответствии с утвержденными формами и сроками.
• Ведение базы данных (в MS Excel, Google Sheets или специализированных программах) для учета показателей деятельности отдела или Организации.
• Подготовка информационно-справочных материалов по вопросам, входящим в его компетенцию, включая обзоры законодательства, аналитические справки и дайджесты.
• Осуществление контроля за соблюдением сроков предоставления отчетности в структурных подразделениях.

4.4. Коммуникационное и проектное сопровождение

Данное направление включает:

• Организацию совещаний, встреч, планерок и иных мероприятий: рассылка приглашений, подготовка материалов, ведение протоколов, контроль исполнения поручений по итогам.
• Прием и распределение телефонных звонков, обработка запросов от контрагентов и посетителей, ведение деловой переписки (включая переписку на иностранном языке, если требуется).
• Обеспечение деятельности руководства: планирование рабочего дня, фильтрация и подготовка корреспонденции к рассмотрению, напоминания о запланированных событиях.
• Участие в реализации проектов (в роли административного поддержки): мониторинг сроков, коммуникация с исполнителями, подготовка проектной документации.

4.5. Участие в кадровых и учетных процессах

В рамках данной функции Специалист:

• Участвует в первичной обработке документов для оформления приема, перевода и увольнения сотрудников (ведение личных дел в части сбора и проверки документов).
• Оформляет кадровые приказы, командировочные удостоверения, листки нетрудоспособности, справки по запросам сотрудников.
• Взаимодействует с бухгалтерией для передачи первичных учетных документов (авансовые отчеты, счета, акты выполненных работ) и отслеживания их прохождения.
• Контролирует соблюдение трудовой дисциплины, графика отпусков и правил внутреннего распорядка среди сотрудников отдела.

4.6. Обеспечение сохранности информации и безопасности

Специалист обязан:

• Соблюдать требования по защите персональных данных и коммерческой тайны, не разглашать сведения, ставшие ему известными в ходе работы.
• Соблюдать инструкции по работе с конфиденциальными документами и носителями информации.
• Обеспечивать сохранность служебных документов, печатей, штампов и материальных ценностей, находящихся в его пользовании или на ответственном хранении.
• Своевременно информировать непосредственного руководителя о любых случаях утери документов, нарушениях безопасности или попытках несанкционированного доступа к информации.

5.1. Права в сфере принятия решений и доступа к информации

Универсальный специалист имеет право:

• Запрашивать и получать от руководителей и сотрудников структурных подразделений информацию, документы и материалы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению организации труда, оптимизации документооборота и повышению эффективности административных процессов.
• Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции по оперативным вопросам, не требующим согласования с руководством (в соответствии с утвержденным регламентом).
• Участвовать в обсуждении проектов документов, касающихся его деятельности, и предлагать к ним свои замечания и поправки.

5.2. Права на ресурсы и развитие

Специалист также имеет право:

• Пользоваться в установленном порядке оргтехникой, средствами связи (телефон, факс, интернет), канцелярскими принадлежностями и другими материальными ресурсами, необходимыми для работы.
• Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для качественного выполнения должностных обязанностей (оборудование рабочего места, программное обеспечение).
• На повышение квалификации, переподготовку и профессиональное обучение в установленном законодательством и локальными актами порядке (включая внутренние тренинги, онлайн-курсы и внешнее обучение).
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся его деятельности, и давать по ним мотивированные заключения.

6.1. Дисциплинарная ответственность

Универсальный специалист несет дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ за:

• Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией.
• Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, режима рабочего времени и иных локальных нормативных актов Организации.
• Несвоевременное или недобросовестное выполнение поручений и распоряжений непосредственного руководителя и генерального директора.
• Разглашение служебной или коммерческой тайны, а также персональных данных, ставших известными в ходе исполнения трудовых функций.

За перечисленные нарушения к Специалисту могут быть применены меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192 ТК РФ).

6.3. Ответственность за качество и сроки

Специалист несет персональную ответственность за:

• Достоверность и объективность представляемой им информации, отчетов и документов.
• Соблюдение установленных сроков выполнения поручений и предоставления отчетности.
• Соблюдение требований охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности на своем рабочем месте и в обслуживаемых помещениях.
• Действия (или бездействие), повлекшие за собой срыв сроков выполнения проектов или причинение репутационного ущерба Организации.

7.2. Необходимые знания (Hard Skills, профессиональные компетенции)

Специалист должен знать:

• Нормативно-правовую базу в сфере делопроизводства (ГОСТы, Правила), трудового и административного права в необходимом для работы объеме.
• Принципы организации документооборота и архивного дела в Организации; порядок составления, оформления и регистрации организационно-распорядительной документации.
• Основы бухгалтерского учета (в части первичных документов) и налогового законодательства (в минимально необходимом объеме).
• Стандарты корпоративной этики, деловой переписки и протокола проведения деловых мероприятий.
• Устройство и правила эксплуатации офисной техники и программного обеспечения.

7.3. Навыки работы с программным обеспечением и системами (Hard Skills)

Специалист должен уверенно владеть:

• Пакетом Microsoft Office (включая продвинутый уровень MS Excel: сводные таблицы, $VLOOKUP$, $IF$, диаграммы; MS Word для оформления сложных документов, MS PowerPoint для подготовки презентаций).
• Корпоративной системой электронного документооборота (СЭД), используемой в Организации (включая модули «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы» и «Контроль исполнения»).
• Программами для совместной работы (Google Документы, Яндекс.Документы), почтовыми клиентами (MS Outlook, Gmail) и календарями.
• Специализированными системами для учета, которые применяются в Организации (например, 1С: Зарплата и управление персоналом или 1С: Управление небольшой фирмой в части «Административные расходы»).

7.4. Универсальные компетенции (Soft Skills)

Для эффективной работы Специалисту необходимы развитые универсальные навыки:

• Коммуникабельность — умение ясно излагать мысли письменно и устно, слушать и слышать собеседников, адаптировать стиль общения под разные аудитории (руководство, коллеги, клиенты).
• Организованность и самоорганизация — способность эффективно планировать свое время, расставлять приоритеты, работать с большим объемом информации и задач, соблюдать дедлайны.
• Стрессоустойчивость — способность сохранять работоспособность и выдержку в условиях многозадачности, сжатых сроков и высокой плотности запросов.
• Внимательность к деталям — минимизация ошибок при оформлении документов, занесении данных и выполнении финансовых операций.
• Проактивность и инициативность — готовность предлагать улучшения, не дожидаясь прямых поручений, и брать на себя ответственность за результат.
• Командная работа и обучаемость — умение работать в коллективе, быстро осваивать новые технологии, регламенты и инструменты.

9.1. Перечень показателей KPI

Для оценки эффективности работы Универсального специалиста устанавливаются следующие ключевые показатели эффективности (KPI):

• Соблюдение сроков: доля поручений и документов, выполненных в установленный срок (целевое значение — $≥ 95$).
• Качество оформления документов: количество возвратов документов на доработку из-за ошибок в оформлении (целевое значение — $≤ 5$ от общего числа переданных документов).
• Оперативность обработки запросов: среднее время ответа на внутренние и внешние запросы (не более $2$ часов для стандартных вопросов, не более $1$ рабочего дня для документов, требующих подготовки).
• Эффективность организации процессов: количество жалоб или инцидентов, связанных с административным обеспечением (цель — отсутствие обоснованных жалоб).
• Экономия ресурсов: доля выполненных хозяйственных и организационных задач в рамках утвержденного бюджета (целевое значение — $100$, без перерасходов).

10.1. Бизнес-процесс «Организация совещания/встречи»

Цель процесса — обеспечить проведение эффективного совещания.

• Шаг 1. Инициация: Получение от инициатора (руководителя) запроса на проведение совещания: дата, время, повестка, список участников.
• Шаг 2. Подготовка: Специалист бронирует переговорную комнату в корпоративной системе календарей (MS Outlook / Google Календарь), готовит и рассылает приглашения участникам с повесткой, скачивает/создает шаблон протокола.
• Шаг 3. Проведение: Обеспечивает доступ участников, наличие проектора, флипчарта, канцтоваров, воды; при необходимости — организует подключение удаленных участников (по Zoom/Skype/Teams).
• Шаг 4. Документирование: Секретарь совещания (Специалист) ведет протокол, фиксирует принятые решения и поручения (кто, что, к какому сроку).
• Шаг 5. Пост-обработка: В течение $1$ рабочего дня рассылает протокол и выписки из протокола (с поручениями) всем участникам и ответственным исполнителям. Заносит поручения в систему контроля исполнения (СЭД/задачи в MS Outlook).
• Шаг 6. Контроль: Отслеживает исполнение поручений и напоминает исполнителям о приближении сроков.

10.2. Бизнес-процесс «Входящий и исходящий документ»

Цель — обеспечить прохождение документа от получения (отправления) до передачи в дело.

• Входящий: Прием документа (бумажный/электронный); проверка целостности, регистрация в СЭД (присвоение входящего номера, даты), сканирование (для бумажного) и прикрепление электронной копии к карточке документа; определение резолюции руководителя; передача документа исполнителю; контроль срока исполнения; закрытие документа (при исполнении) и подшивка в дело.
• Исходящий: Подготовка проекта документа; согласование с руководителем/юристом; подписание у руководителя; регистрация в СЭД (присвоение исходящего номера, даты); подготовка пакета для отправки (подпись, печать, конверт, опись); передача курьеру/на почту; внесение отметки об отправке в СЭД и подшивка копии в дело.
• Контроль исполнения: Ежедневный просмотр «красных» и «желтых» сроков в СЭД; направление напоминаний исполнителям (≤ 3 дней до дедлайна — устно, ≤ 1 дня — письменно); подготовка сводки о просроченных документах для руководителя раз в неделю.

10.3. Бизнес-процесс «Заказ хозяйственных товаров и услуг»

Цель — бесперебойное обеспечение офиса расходными материалами и услугами.

• Шаг 1. Выявление потребности: Получение заявок от сотрудников/подразделений через корпоративную форму (или личный запрос).
• Шаг 2. Проверка остатков: Специалист проверяет складские остатки (если есть ведомость), чтобы не закупать лишнее.
• Шаг 3. Формирование заказа: Составление перечня необходимых товаров, поиск поставщика (если новый — запрос КП), согласование заказа по бюджету с руководителем.
• Шаг 4. Оформление закупки: Заказ товара у утвержденного поставщика (по телефону/электронной почте), получение счета, передача счета в бухгалтерию для оплаты (или оплата из подотчетных средств, с последующим авансовым отчетом).
• Шаг 5. Приемка и учет: При получении товара проверка по накладной на соответствие количеству и качеству; оприходование; распределение по складу/сотрудникам; внесение записи в журнал учета или систему 1С.
• Шаг 6. Отчетность: Сверка полученных счетов-фактур и актов с заказами; передача оригиналов в бухгалтерию; закрытие авансового отчета (если был аванс) в течение $3$ рабочих дней после получения закрывающих документов.

10.4. Чек-лист «Подготовка командировки сотрудника»

Для обеспечения быстрой и безошибочной организации командировки Специалист использует следующий чек-лист:

• ☐ Получено письменное распоряжение/приказ о направлении в командировку (основание).
• ☐ Согласованы даты, цель и маршрут командировки.
• ☐ Забронированы билеты (авиа/ЖД) и гостиница (согласована стоимость).
• ☐ Выдан аванс (по заявлению сотрудника и визе руководителя).
• ☐ Подготовлен и выдан командировочный пакет: билеты, ваучер на гостиницу, служебное задание, копия приказа, контакты принимающей стороны.
• ☐ Составлен и утвержден план-график поездки.
• ☐ Внесены изменения в табель учета рабочего времени (если требуется).
• ☐ По возвращении: получен авансовый отчет с подтверждающими документами в $3$-дневный срок (согласно закону); проверка и передача авансового отчета в бухгалтерию.