Введение

Аннотация.

Курс посвящён полному циклу учёта движения товара в конфигурациях 1С:Склад, 1С:Управление торговлей и аналогичных системах на платформе 1С:Предприятие 8.3. Современный складской учёт требует точного отражения приходов, расходов, перемещений и инвентаризаций, чтобы исключить расхождения между бухгалтерскими данными и фактическими остатками. Ошибки в документообороте приводят к потерям, штрафам при проверках и срыву поставок. Курс даёт пошаговые алгоритмы работы с ключевыми документами, справочниками и отчётами, позволяя сразу применять навыки на рабочем месте.

Цель курса.

После прохождения курса вы сможете самостоятельно настраивать и вести полный учёт движения товара в 1С:Склад или 1С:УТ, формировать корректные документы прихода, расхода, перемещения и инвентаризации, контролировать остатки и устранять типовые расхождения.

Для кого этот курс.

Курс рассчитан на кладовщиков, товароведов, бухгалтеров по материальному учёту, специалистов по внедрению 1С и руководителей складов, которые ежедневно работают с приходом, расходом и перемещением товаров в 1С:Склад, 1С:УТ или 1С:ERP. Особенно полезен тем, кто переходит с бумажного учёта или с устаревших конфигураций 7.7.

Курс не предназначен для программистов, пишущих новые модули на языке 1С, и для специалистов, которым нужен только бухгалтерский учёт без складской специфики. Базовые знания интерфейса 1С:Предприятие желательны, но не обязательны.

Основы складского учёта и архитектура 1С:Склад

В конфигурациях 1С:Склад и 1С:Управление торговлей учёт движения товара строится на регистрах накопления «Товары на складах» и «Товары в ячейках». Каждый документ движения формирует движения по этим регистрам: приход увеличивает остаток, расход уменьшает. Ключевой принцип — двойная запись: количество и сумма отражаются одновременно в складском и бухгалтерском учёте. Для начала работы откройте раздел «Склад» → «Документы» и убедитесь, что в настройках параметров учёта включён флаг «Вести складской учёт». Без этого документы не будут создавать движения. Практический совет: всегда проверяйте остатки через отчёт «Остатки товаров» сразу после проведения документа, чтобы исключить отрицательные остатки на раннем этапе.

Справочник «Номенклатура» — центральный элемент учёта движения товара. Каждая позиция должна иметь единицу измерения, ставку НДС и признак «Учёт по характеристикам» или «Учёт по сериям», если требуется. Создайте группу «Товары» и подгруппы по категориям. Для каждой номенклатуры заполните реквизит «Склад» по умолчанию — это ускорит заполнение документов. Антипаттерн: создание дублей номенклатуры с одинаковым наименованием, но разными кодами. Используйте поиск по артикулу перед вводом новой позиции. В 1С:УТ 11 и 1С:ERP доступен механизм «Характеристики номенклатуры», который позволяет учитывать цвет, размер без создания отдельных карточек.

Справочник «Склады» определяет структуру хранения. Создайте основной склад «Центральный» и дополнительные — «Торговый зал», «Брак». Для ячеистого хранения включите флаг «Использовать адресное хранение» в карточке склада. После этого появятся справочники «Складские зоны» и «Ячейки». Документы перемещения между ячейками будут автоматически заполнять адреса. Важно: если склад не помечен как «Использовать ордерную схему», документы прихода и расхода будут сразу изменять остатки. При ордерной схеме сначала создаётся «Приходный ордер», затем «Поступление товаров». Выбор схемы зависит от объёма операций: для малого склада достаточно простой схемы.

Единицы измерения и коэффициенты пересчёта критичны для точного учёта движения товара. В карточке номенклатуры укажите базовую единицу (шт) и дополнительную (коробка = 12 шт). При проведении документа система автоматически пересчитывает количество. Ошибка: забытый коэффициент приводит к расхождению остатков. Проверьте настройку через «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Единицы измерения». Для импортных товаров часто используют «упаковку» с коэффициентом. Рекомендация: создайте обработку проверки коэффициентов перед инвентаризацией, чтобы выявить позиции с нулевым или некорректным пересчётом.

Настройка параметров учёта и справочников

Параметры учёта в 1С:Склад находятся в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Здесь включаются флаги «Вести учёт по сериям», «Вести учёт по характеристикам», «Использовать ордерную схему». Для учёта движения товара обязательно активируйте «Контролировать остатки товаров при проведении». Без контроля система позволит провести расход при нулевом остатке, что создаёт отрицательные количества. После изменения параметров перезапустите сеанс. Практический шаг: создайте тестовый документ поступления на 10 шт, затем расход на 12 шт — система должна заблокировать проведение.

Справочник «Организации» и «Контрагенты» напрямую влияют на документы движения. В карточке организации укажите основной склад. Для контрагентов заполните договор с видом «С поставщиком» или «С покупателем». При создании «Поступления товаров» система подставит договор автоматически. Антипаттерн: использование одного договора для разных видов операций. Создайте отдельные договоры «Закупка» и «Реализация». В 1С:УТ доступен механизм «Соглашения об условиях закупок», который фиксирует цены и сроки. Используйте его для автоматического заполнения цен в документах прихода.

Настройка цен и типов цен необходима для корректного отражения стоимости в учёте движения товара. Создайте типы цен «Закупочная» и «Розничная» в справочнике «Типы цен номенклатуры». Через документ «Установка цен номенклатуры» задайте актуальные значения. При проведении поступления система может брать цену из последнего документа или из типа цен. Рекомендация: включите флаг «Использовать цены номенклатуры поставщиков» — это позволит вести отдельные прайс-листы. Для контроля используйте отчёт «Цены номенклатуры» и сравнивайте с данными поставщика.

Работа с сериями и сроками годности обязательна для продуктов питания и лекарств. В карточке номенклатуры включите «Вести учёт по сериям» и выберите политику «FEFO» (first expire, first out). При поступлении указывайте серию и срок годности. Документы расхода будут предлагать серии с ближайшим сроком. В 1С:ERP и 1С:УТ 11.5 появился механизм «Серии с остатками» — он показывает доступные серии прямо в форме документа. Антипаттерн: ручной выбор серии без проверки остатка. Используйте кнопку «Заполнить по FEFO» для автоматического подбора.

Документы поступления товаров

Документ «Поступление товаров и услуг» — основной инструмент отражения прихода в учёте движения товара. Создайте его из раздела «Закупки» → «Поступления». Заполните контрагента, договор, склад. В табличной части укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. После проведения формируются движения по регистру «Товары на складах» (приход) и «Закупки» (если включён учёт). Для ордерной схемы сначала создайте «Приходный ордер на товары», затем на его основании — поступление. Проверьте остатки отчётом «Остатки и доступность товаров». Совет: используйте кнопку «Заполнить» → «По заказу поставщику», чтобы исключить ручной ввод.

Приходный ордер на товары применяется при ордерной схеме склада. Он фиксирует фактическое поступление до проведения бухгалтерского документа. Создайте ордер из раздела «Склад» → «Приходные ордера». Укажите склад, ячейки (если адресное хранение), номенклатуру и количество. После проведения остатки в ячейках увеличиваются, но бухгалтерский учёт ещё не затронут. Затем создайте «Поступление товаров» на основании ордера. Это позволяет разделить физический приём и финансовое отражение. Антипаттерн: проведение поступления без ордера при включённой ордерной схеме — система выдаст ошибку.

Документ «Возврат товаров от клиента» отражается как приход в учёте движения товара. Создайте его из раздела «Продажи» → «Возвраты». Укажите исходную реализацию или заполните вручную. Система автоматически подставит цены и серии из исходного документа. После проведения увеличивается остаток на складе и формируется сторно по выручке. Важно: при возврате с браком используйте склад «Брак» или создайте отдельный документ «Списание товаров». Для контроля применяйте отчёт «Возвраты товаров от клиентов» и сверяйте с актами.

Оприходование товаров применяется, когда товар поступил без документов поставщика или найден при инвентаризации. Документ находится в разделе «Склад» → «Оприходование товаров». Укажите склад, номенклатуру, количество и статью доходов (обычно «Прочие доходы»). Проведение увеличивает остаток и формирует бухгалтерскую проводку. В отличие от поступления, здесь нет контрагента и НДС. Используйте этот документ только для внутренних излишков. Рекомендация: всегда указывайте основание (акт инвентаризации) в комментарии для аудита.

Документы отгрузки и реализации

Документ «Реализация товаров и услуг» — основной расходный документ в учёте движения товара. Создайте его из раздела «Продажи». Заполните покупателя, договор, склад. В табличной части укажите номенклатуру и количество. Система контролирует остатки: при недостатке проведение блокируется. После проведения уменьшается остаток на складе и формируется выручка. Для ордерной схемы сначала создайте «Расходный ордер на товары». Используйте кнопку «Заполнить по заказу клиента» для ускорения. Совет: включите «Резервирование» в настройках, чтобы товар резервировался под заказ до отгрузки.

Расходный ордер на товары фиксирует физическую отгрузку при ордерной схеме. Создайте его из раздела «Склад» → «Расходные ордера». Укажите склад, ячейки, номенклатуру. После проведения остатки в ячейках уменьшаются. Затем на основании ордера создайте «Реализацию». Это позволяет кладовщику отгрузить товар, а бухгалтеру — отразить продажу позже. Антипаттерн: создание реализации без ордера при включённой схеме. Проверьте статус ордера — он должен быть «К отгрузке» или «Отгружен».

Документ «Возврат товаров поставщику» уменьшает остатки и формирует сторно закупки. Создайте его из раздела «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Укажите исходное поступление или заполните вручную. Система подставит цены и серии. После проведения остаток уменьшается, а задолженность поставщика корректируется. Для бракованного товара используйте склад «Брак» или сразу списывайте. Контролируйте документ отчётом «Возвраты товаров поставщикам» и сверяйте с актами претензий.

Списание товаров применяется для отражения потерь, брака, образцов. Документ находится в разделе «Склад» → «Списание товаров». Укажите склад, номенклатуру, количество и статью расходов (например, «Потери от порчи»). Проведение уменьшает остаток и формирует расход. В отличие от реализации, здесь нет выручки. Используйте этот документ при инвентаризации для отражения недостач. Рекомендация: всегда прикрепляйте скан акта списания к документу через «Присоединённые файлы» для последующего аудита.

Внутренние перемещения и ордерная схема

Документ «Перемещение товаров» отражает движение между складами в рамках одной организации. Создайте его из раздела «Склад» → «Перемещения». Укажите склад-отправитель и склад-получатель, номенклатуру и количество. После проведения остаток уменьшается на одном складе и увеличивается на другом. Движения формируются по регистру «Товары на складах». При адресном хранении дополнительно указываются ячейки. Антипаттерн: перемещение без проверки остатков на отправителе. Система блокирует проведение при недостатке. Используйте кнопку «Заполнить по остаткам» для автоматического подбора.

Ордер на перемещение применяется при ордерной схеме. Сначала создайте «Ордер на перемещение товаров», укажите склады и ячейки. После проведения остатки в ячейках изменяются. Затем создайте «Перемещение товаров» на основании ордера. Это разделяет физическое перемещение и отражение в учёте. В 1С:УТ и 1С:ERP ордера можно создавать из рабочих мест кладовщика. Практический совет: настройте автоматическое создание ордеров при проведении перемещения через «Настройки складского учёта».

Перемещение между организациями (если используется несколько юрлиц) выполняется документом «Передача товаров между организациями». Он находится в разделе «Финансовый результат». Укажите организацию-отправителя и получателя, склад, номенклатуру. Документ формирует реализацию у одной организации и поступление у другой. Важно: цены передачи должны соответствовать учётной политике. Для контроля используйте отчёт «Взаиморасчёты между организациями». Антипаттерн: использование обычного перемещения вместо передачи — это нарушает бухгалтерский учёт.

Адресное хранение требует указания ячеек в каждом документе движения. В карточке склада включите «Использовать адресное хранение» и создайте структуру зон и ячеек. При поступлении система предлагает свободные ячейки. При отгрузке — ячейки с остатками по FEFO или FIFO. Документ «Перемещение товаров» между ячейками одного склада называется «Перемещение в ячейках». Используйте его для оптимизации размещения. Рекомендация: регулярно запускайте обработку «Размещение товаров по ячейкам» для автоматического распределения.

Инвентаризация и корректировка остатков

Документ «Инвентаризация товаров» — основной инструмент сверки фактических и учётных остатков. Создайте его из раздела «Склад» → «Инвентаризации». Укажите склад и заполните табличную часть по остаткам (кнопка «Заполнить» → «По остаткам на складе»). Затем внесите фактическое количество. Система рассчитает отклонения. После проведения создайте на основании «Оприходование» для излишков и «Списание» для недостач. Это обеспечивает корректный учёт движения товара. Совет: проводите инвентаризацию по зонам, чтобы не останавливать весь склад.

Корректировка регистров применяется, когда нужно исправить остатки без создания полноценных документов. Откройте «Операции» → «Корректировка регистров». Выберите регистр «Товары на складах», укажите номенклатуру, склад, количество со знаком «+» или «−». Документ не формирует бухгалтерских проводок, только складские движения. Используйте его только для технических исправлений после согласования с бухгалтерией. Антипаттерн: массовое использование корректировок вместо инвентаризации — это скрывает реальные проблемы учёта.

Документ «Пересортица товаров» позволяет отразить замену одной номенклатуры на другую при одинаковой стоимости. Создайте его из раздела «Склад». Укажите склад, исходную и целевую номенклатуру, количество. Проведение уменьшает остаток одной позиции и увеличивает другой. Применяется при ошибках маркировки или замене. В 1С:ERP доступен механизм «Качество» для более детального учёта брака. Рекомендация: всегда указывайте причину пересортицы в комментарии.

Контроль отрицательных остатков — критическая настройка. В параметрах учёта включите «Контролировать остатки товаров при проведении документов». Система будет блокировать расход, если остаток недостаточен. Для временного отключения (например, при инвентаризации) используйте права доступа. Отчёт «Отрицательные остатки товаров» помогает выявить проблемные позиции. Практический шаг: настройте регламентное задание, которое ежедневно формирует этот отчёт и отправляет ответственному.

Комплектация, разукомплектация и производство

Документ «Сборка товаров» (комплектация) отражает создание комплекта из комплектующих. Создайте его из раздела «Склад» → «Сборки». Укажите номенклатуру-комплект и состав. После проведения уменьшаются остатки комплектующих и увеличивается остаток комплекта. Это важный элемент учёта движения товара для торговых компаний, собирающих наборы. В 1С:УТ доступен механизм «Варианты комплектации». Антипаттерн: ручное списание комплектующих и оприходование комплекта отдельными документами — это создаёт лишние движения.

Документ «Разборка товаров» выполняет обратную операцию. Создайте его, укажите комплект и состав. Проведение уменьшает остаток комплекта и увеличивает остатки комплектующих. Применяется при разукомплектации возвращённых наборов или бракованных изделий. Система автоматически распределяет стоимость. Используйте кнопку «Заполнить по варианту комплектации» для точного состава. Совет: перед разборкой проверьте остаток комплекта отчётом «Остатки товаров».

В конфигурациях с производством (1С:ERP, 1С:Управление производственным предприятием) документ «Выпуск продукции» отражает поступление готовой продукции на склад. Он создаётся на основании «Заказа на производство» или «Маршрутного листа». После проведения увеличивается остаток готовой продукции и списываются материалы по нормам. Для учёта движения товара важно правильно настроить спецификации. Рекомендация: используйте «Отчёт производства за смену» для ежедневного отражения выпуска.

Передача в производство и возврат из производства выполняются документами «Передача материалов в производство» и «Возврат материалов из производства». Они изменяют остатки на складе материалов и в незавершённом производстве. При ордерной схеме используются соответствующие ордера. Контролируйте остатки материалов отчётом «Материалы в производстве». Антипаттерн: списание материалов напрямую в «Списание товаров» без передачи — это нарушает производственный учёт.

Отчёты по движению и анализу остатков

Отчёт «Остатки товаров» — базовый инструмент контроля. Откройте его из раздела «Склад» → «Отчёты по складу». Укажите склад, период, группировку по номенклатуре. Отчёт показывает количество и сумму остатков. Для учёта движения товара используйте вариант «Остатки и обороты» — он отображает приход, расход и конечный остаток. Настройте отбор по характеристикам и сериям. Совет: сохраните настройку отчёта с нужными группировками как «Вариант» для быстрого доступа.

Отчёт «Ведомость по товарам на складах» детализирует движения. Он показывает каждый документ, изменивший остаток. Используйте его для поиска ошибок: если остаток не сходится, найдите документ с некорректным количеством. В 1С:УТ отчёт доступен в разделе «Склад» → «Отчёты». Добавьте группировку по «Регистратору» для просмотра документов. Практический приём: выгрузите отчёт в Excel и сравните с данными поставщика или покупателя.

Отчёт «Анализ доступности товаров» показывает свободный остаток с учётом резервов. Он критичен при работе с заказами клиентов. Откройте его из раздела «Продажи» или «Склад». Отчёт учитывает резервы под заказы и перемещения. Если свободный остаток меньше заказанного, система предупредит. Настройте автоматическую рассылку отчёта ответственным менеджерам. Антипаттерн: игнорирование резервов — приводит к двойной продаже одного и того же товара.

Отчёт «Движение товаров» (или «Товарный отчёт») используется для анализа оборотов за период. Он группирует приходы и расходы по видам документов. Применяйте его для выявления аномалий: резкий рост списаний или возвратов. В 1С:ERP доступен более мощный «Анализ себестоимости». Рекомендация: настройте дашборд в «Мониторе показателей» с ключевыми метриками остатков и оборотов для ежедневного контроля.

Работа с сериями, характеристиками и качеством

Учёт по сериям обязателен для товаров с индивидуальными номерами или сроками годности. В карточке номенклатуры включите «Вести учёт по сериям» и выберите политику учёта (FEFO, FIFO, вручную). При поступлении создайте серии через кнопку «Создать серию». Документы расхода будут предлагать серии с остатками. Для учёта движения товара это исключает отгрузку просроченного товара. В 1С:УТ 11.5 появился «Журнал серий» для быстрого поиска.

Характеристики номенклатуры позволяют учитывать варианты без создания отдельных карточек. Создайте виды характеристик (Цвет, Размер) и значения. В документах движения указывайте характеристику. Остатки ведутся в разрезе характеристик. Это упрощает учёт движения товара для одежды, обуви, техники. Антипаттерн: создание отдельной номенклатуры для каждого цвета — раздувает справочник. Используйте отчёт «Остатки по характеристикам» для анализа.

Учёт качества (в 1С:ERP) позволяет отражать категории «Новый», «Ограниченно годен», «Брак». При поступлении указывайте качество. Документы перемещения и списания учитывают качество. Это важно для фармацевтики и продуктов. Создайте документ «Изменение качества товаров» для перевода между категориями. Рекомендация: настройте отдельные ячейки для брака и ограничьте доступ к ним.

Маркировка и прослеживаемость (Честный ЗНАК, ГИС МТ) интегрируются с 1С через расширения. При поступлении сканируйте коды маркировки. Система создаёт серии автоматически. При отгрузке коды передаются в систему маркировки. Для учёта движения товара это обязательное требование для ряда товарных групп. Используйте обработку «Обмен с ГИС МТ» для синхронизации. Антипаттерн: ручной ввод кодов — приводит к ошибкам и штрафам.