1. Общие положения

Настоящий документ «Бизнес-процессы отдела проектирования оргструктур и консультирования» (далее — Регламент бизнес-процессов) является внутренним нормативным документом компании Riqli - main, определяющим состав, структуру, этапы работ, чек-листы и внутреннюю регламентацию бизнес-процессов Отдела проектирования оргструктур и консультирования. Регламент разработан в соответствии с Уставом компании Riqli.com, Стратегией развития компании на 2026–2028 годы, Положением об отделе проектирования оргструктур и консультирования, Регламентом взаимодействия отдела со смежными подразделениями и с учетом специфики деятельности в сфере IT-услуг и разработки ПО, дистанционного образования, консалтинга управленческого, риск ориентированного управления организацией, управления человеческими ресурсами и знаниями, внедрения систем менеджмента качества (СМК), разработки и внедрения систем управления рисками, бизнес-инжиниринга и регламентации бизнес процессов и предоставления онлайн-платформы для управления качеством, рисками, компетенциями и дистанционным обучением.

Регламент бизнес-процессов устанавливает правила описания процессов в нотациях BPMN 2.0, IDEF0, EPC и UML Activity, использования инструментов Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA и Camunda Modeler, интеграции с Живыми документами и ИИ-технологиями, а также механизмы контроля качества, эскалации и постоянного улучшения. Положения Регламента обязательны для исполнения руководителем отдела и всеми специалистами («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»). В случае противоречия между настоящим Регламентом и иными локальными актами компании применяются нормы настоящего документа.

1.1. Правовые и организационные основы Регламента бизнес-процессов

Настоящий Регламент бизнес-процессов разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также с учетом требований международных стандартов ISO 9001:2015 и ISO 31000. Регламент определяет правовое положение Отдела проектирования оргструктур и консультирования как структурного подразделения компании Riqli - main, осуществляющего проектирование оргструктур, оказание консалтинговых услуг по бизнес-инжинирингу и регламентации бизнес процессов, а также методическую поддержку внедрения системы менеджмента качества и системы управления рисками с использованием онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий. Сфера действия Регламента распространяется на все внутренние и клиентские проекты отдела, включая генерацию типовых оргструктур, создание Живых документов, разработку тестов компетенций и интеграцию с 15 этапами полного цикла внедрения системы качества.

В настоящем Регламенте применяются следующие ключевые определения: Бизнес-процессы отдела проектирования оргструктур и консультирования — совокупность взаимосвязанных этапов работ, описанных в нотациях BPMN 2.0, IDEF0, EPC с использованием инструментов Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler; чек-листы этапов работ — структурированные списки действий, критериев приемки и ответственных лиц для каждого процесса; внутренняя регламентация — правила выполнения процессов с привязкой к Матрице ответственности (RACI), должностным инструкциям и Живым документам. Регламент имеет высшую юридическую силу среди документов, регулирующих бизнес-процессы отдела, и применяется приоритетно в случае противоречий с иными локальными актами.

1.2. Сфера действия и приоритет Регламента бизнес-процессов

Сфера действия настоящего Регламента охватывает все бизнес-процессы Отдела проектирования оргструктур и консультирования, включая процессы инициации и диагностики запросов, проектирования оргструктур с генерацией ИИ, создания и валидации Живых документов, разработки и автоматизации бизнес-процессов клиентов, внедрения и обучения персонала, мониторинга, аудитов и корректирующих действий, а также отчетности и постоянного улучшения. Регламент применяется при планировании, реализации и контроле всех проектов, связанных с 15 этапами полного цикла внедрения системы качества (этап 2 — Оргструктура, этап 3 — Документация, этап 5 — Бизнес-процессы, этапы 10–12 — Отчеты и корректирующие действия, этапы 13–14 — Аудиты и Риски, этап 15 — Создание документов).

Приоритет Регламента означает, что все тактические планы, программы развития отдела, должностные инструкции специалистов и регламенты проектов должны соответствовать его положениям. В случае противоречия между положениями настоящего Регламента и иными внутренними документами (Положением об отделе, Регламентом взаимодействия, Матрицей ответственности (RACI)) применяются нормы настоящего Регламента. Генеральный директор обеспечивает приведение всех внутренних документов в соответствие с настоящим Регламентом в течение шестидесяти дней после его утверждения или актуализации. Работники отдела не вправе ссылаться на незнание положений настоящего Регламента при исполнении должностных обязанностей.

1.3. Основные термины и определения, используемые в Регламенте бизнес-процессов

В настоящем Регламенте используются следующие основные определения и термины: проектирование оргструктур — процесс создания иерархической структуры подразделений, должностей и ролей с привязкой к Живым документам и элементам качества с использованием ИИ-технологий и нотаций BPMN 2.0, IDEF0, EPC; бизнес-инжиниринг — моделирование и оптимизация бизнес-процессов с применением инструментов Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler и интеграцией в полный цикл внедрения системы качества; регламентация бизнес процессов — разработка и актуализация регламентов, карт процессов и должностных инструкций в формате Живых документов с чек-листами этапов работ. Дополнительные термины: чек-листы этапов работ — структурированные списки действий, критериев приемки, ответственных лиц (RACI) и инструментов для каждого процесса; внутренняя регламентация — правила выполнения процессов с привязкой к Матрице ответственности (RACI) и должностным инструкциям «Составителя оргструктур и бизнес-процессов» и «Старшего консультанта по организационному проектированию».

Компания обеспечивает единое понимание терминов через размещение глоссария во внутренних информационных системах и проведение обучающих мероприятий. При появлении новых терминов или изменении существующих генеральный директор инициирует актуализацию определений в настоящем Регламенте и связанных документах (Методическое руководство по проектированию организационных структур, Шаблоны структуры документов для оргструктур). Все подразделения обязаны использовать термины в соответствии с настоящими определениями при подготовке отчетов, планов и внутренних коммуникаций.

1.4. Порядок разработки, утверждения и актуализации Регламента бизнес-процессов

Разработка и актуализация настоящего Регламента бизнес-процессов осуществляется под руководством генерального директора с привлечением руководителя Отдела проектирования оргструктур и консультирования и ключевых специалистов («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»). Проект Регламента или его изменений подготавливается рабочей группой, создаваемой приказом генерального директора, и проходит процедуру внутреннего согласования со смежными подразделениями. Утверждение Регламента и внесение в него существенных изменений осуществляется решением генерального директора с последующим информированием общего собрания участников компании.

Актуализация Регламента проводится не реже одного раза в год, а также при существенных изменениях внешней среды, законодательства, рыночных условий, результатов мониторинга KPI или внутренних результатов деятельности компании. Основаниями для внеочередной актуализации являются: существенное отклонение фактических KPI бизнес-процессов от целевых значений в течение двух кварталов подряд; появление новых технологических возможностей ИИ-технологий или инструментов моделирования (например, обновления Camunda Modeler или интеграции с AI для автоматической генерации BPMN); изменения в составе участников или органов управления. После утверждения Регламента генеральный директор обеспечивает его доведение до сведения всех работников отдела в течение десяти рабочих дней. Ответственность за своевременную актуализацию и доведение Регламента возлагается на генерального директора и руководителя отдела.

2. Цели, задачи и предмет описания бизнес-процессов

Отдел проектирования оргструктур и консультирования осуществляет деятельность в целях обеспечения эффективного проектирования оргструктур, консультирования и бизнес-инжиниринга для компании Riqli - main и внешних клиентов с использованием ИИ-технологий, Живых документов и онлайн-платформы Riqli.com. Основная миссия бизнес-процессов отдела заключается в цифровой трансформации организационных структур и процессов управления с минимальным порогом входа для бизнеса любого масштаба, минимизацией рисков и обеспечением непрерывного совершенствования на основе данных и обратной связи.

Деятельность по бизнес-процессам направлена на повышение эффективности управления человеческими ресурсами и знаниями, развитие компетенций персонала и обеспечение прозрачности и устойчивости систем качества. Отдел реализует задачи в рамках полного цикла внедрения системы качества (15 этапов), с особым акцентом на этапы 2, 3, 5, 10–15, используя нотации BPMN 2.0, IDEF0, EPC и инструменты Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler для моделирования, автоматизации и контроля.

2.1. Цели описания и регламентации бизнес-процессов отдела

Главной целью настоящего Регламента бизнес-процессов является обеспечение четкой, прозрачной и воспроизводимой регламентации всех этапов работ Отдела проектирования оргструктур и консультирования для достижения стратегических целей компании Riqli - main в сфере IT-услуг, дистанционного образования и управленческого консалтинга. Регламент направлен на минимизацию рисков дублирования функций, задержек в проектах, потери качества и несоответствия стандартам при выполнении проектирования оргструктур, создания Живых документов и бизнес-инжиниринга. Конкретные цели включают: достижение уровня выполнения процессов в соответствии с чек-листами не менее 95%; рост количества успешно завершенных проектов с использованием автоматизированных BPMN-моделей не менее чем на 120% ежегодно; обеспечение уровня интеграции ИИ-технологий в процессы генерации и валидации не менее 85%; поддержание среднего рейтинга качества процессов (внутренний аудит) не ниже 85 пунктов.

Реализация целей осуществляется на принципах клиентоориентированности, риск ориентированного управления организацией, постоянного совершенствования и использования современных инструментов моделирования (Draw.io для начального дизайна, Bizagi Modeler для детального моделирования, ELMA и Camunda Modeler для исполнения и мониторинга). Генеральный директор и руководитель отдела несут персональную ответственность за соответствие бизнес-процессов целям настоящего Регламента. Достижение целей измеряется через систему ключевых показателей эффективности, утвержденную в разделе 5 настоящего Регламента.

2.2. Задачи бизнес-процессов в сфере проектирования оргструктур и консультирования

Отдел проектирования оргструктур и консультирования реализует следующие ключевые задачи в рамках бизнес-процессов: прием и диагностика запросов на проектирование оргструктур и консультирование с использованием шаблонов из Методического руководства по проектированию организационных структур различных сфер бизнеса; генерация и экспертная валидация типовых и адаптированных оргструктур с помощью ИИ-технологий и нотаций BPMN 2.0, IDEF0, EPC с применением инструментов Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler; создание и привязка Живых документов (должностные инструкции, регламенты, стратегии) к должностям оргструктуры с разработкой тестов компетенций Hard Skills и Soft Skills; разработка и автоматизация бизнес-процессов клиентов с интеграцией в полный цикл внедрения системы качества (этапы 5, 6, 10–12, 14–15); проведение обучения персонала клиентов и внутреннего контроля качества процессов с использованием чек-листов этапов работ и Матрицы ответственности (RACI).

Дополнительные задачи включают: мониторинг и актуализацию бизнес-процессов на основе данных обратной связи, результатов аудитов и рекомендаций ИИ-технологий; обеспечение двустороннего обмена улучшениями между публичными шаблонами и приватными (клонированными) документами клиентов; участие в разработке и валидации новых инструментов и интеграций на онлайн-платформе Riqli.com. Все задачи выполняются с соблюдением требований информационной безопасности, защиты персональных данных и конфиденциальности клиентской информации. Ответственность за выполнение задач возлагается на руководителя отдела и специалистов в соответствии с Матрицей ответственности (RACI).

2.3. Границы ответственности и зоны применения бизнес-процессов

Границы ответственности Отдела проектирования оргструктур и консультирования в рамках бизнес-процессов определяются Матрицей ответственности (RACI) отдела и должностными инструкциями специалистов. Отдел несет ответственность за процессы проектирования оргструктур, создания Живых документов, бизнес-инжиниринга и регламентации бизнес процессов в объеме, предусмотренном договорами с клиентами и внутренними заданиями. Зоны применения бизнес-процессов включают внутренние инициативы компании Riqli - main (развитие платформы, оргструктура компании) и внешние консалтинговые проекты для организаций любого масштаба и отраслевой принадлежности.

Отдел не несет ответственности за процессы, выходящие за рамки его компетенций (например, техническая разработка платформы — зона ответственности Отдела разработки ПО и IT-инфраструктуры; создание образовательного контента — зона ответственности Отдела разработки курсов и тренингов). При выходе проекта за установленные границы ответственности руководитель отдела инициирует эскалацию к генеральному директору и корректировку Матрицы ответственности (RACI). Все границы ответственности фиксируются в Бизнес-процессах отдела и доводятся до сведения смежных подразделений через Регламент взаимодействия.

3. Структура, этапы и чек-листы бизнес-процессов отдела

Бизнес-процессы Отдела проектирования оргструктур и консультирования структурированы в соответствии с нотациями BPMN 2.0, IDEF0, EPC и интегрированы в полный цикл внедрения системы качества (15 этапов). Каждый процесс описывается с указанием этапов работ, чек-листов, ответственных лиц (RACI), используемых инструментов (Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler), интеграции с Живыми документами и ИИ-технологиями, а также критериев приемки и механизмов контроля. Структура процессов обеспечивает traceability, воспроизводимость и возможность автоматизации через Camunda Modeler и ELMA.

Основные группы процессов: инициация и диагностика; проектирование оргструктур и генерация документов; разработка и автоматизация бизнес-процессов; внедрение, мониторинг и корректирующие действия; отчетность и улучшение. Каждый процесс имеет четкие входы, выходы, роли и чек-листы этапов работ.

3.1. Процесс инициации и диагностики запроса на консалтинг (этап 1–2 цикла)

Процесс инициации и диагностики запроса на проектирование оргструктур и консультирование начинается с регистрации запроса в системе задач на онлайн-платформе Riqli.com и назначения ответственного специалиста («Составитель оргструктур и бизнес-процессов» или «Старший консультант по организационному проектированию») в соответствии с Матрицей ответственности (RACI). Этап 1 (Организация): создание карточки компании или клиента, выбор шаблона из Шаблонов структуры документов для оргструктур в различных сферах бизнеса, заполнение основных реквизитов и вида деятельности. Этап 2 (Диагностика): проведение интервью или анализа предоставленных данных, выявление текущей оргструктуры, дублирования функций, рисков и пробелов в компетенциях с использованием инструментов Draw.io для визуализации.

Чек-лист этапов работ: 1. Зарегистрировать запрос в системе задач (ответственный — специалист, срок — 1 рабочий день); 2. Провести первичную диагностику и заполнить карту текущей оргструктуры в Draw.io (срок — 3 рабочих дня); 3. Согласовать предварительные выводы с клиентом или внутренним заказчиком (срок — 2 рабочих дня); 4. Сформировать техническое задание с указанием целей, объема работ и критериев приемки (срок — 2 рабочих дня); 5. Утвердить ТЗ у руководителя отдела и передать в следующий процесс. Инструменты: Draw.io для начального моделирования, ИИ-технологии для предварительного анализа структуры. Критерии приемки: наличие заполненной карты текущей оргструктуры, согласованное ТЗ, отсутствие неопределенностей в запросе. Процесс описан в BPMN 2.0 с пулами для клиента и отдела, шлюзами для принятия решений и задачами для каждого этапа. Ответственность: Responsible — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов», Accountable — руководитель отдела, Consulted — «Старший консультант по организационному проектированию» при сложных случаях.

3.2. Процесс генерации и валидации оргструктуры с использованием ИИ (этап 2 цикла)

Процесс генерации и валидации оргструктуры с использованием ИИ-технологий является ключевым для проектирования оргструктур и включает генерацию типовой и адаптированной структуры с помощью моделей Generative AI, DeepSeek, Grok, Qwen, OpenAI, экспертную валидацию и привязку к Живым документам. Этап 1 (Генерация): ввод параметров (отрасль, масштаб, вид деятельности) в интерфейс платформы, запуск ИИ-генерации типовой оргструктуры, автоматическое создание иерархии подразделений и должностей. Этап 2 (Моделирование): экспорт в Draw.io или Bizagi Modeler для детализации в нотациях BPMN 2.0, IDEF0, EPC, добавление связей с бизнес-процессами и элементами качества. Этап 3 (Валидация): проверка на соответствие 9 критериям (Корректность, Уникальность, Релевантность, Краткость, Осмысленность, Актуальность, Требование, Законность и др.) с порогом 70%, экспертная оценка «Составителем оргструктур и бизнес-процессов» и «Старшим консультантом по организационному проектированию».

Чек-лист этапов работ: 1. Запустить ИИ-генерацию и получить черновик оргструктуры (срок — 1 рабочий день); 2. Экспортировать в Bizagi Modeler и добавить связи с Живыми документами (срок — 2 рабочих дня); 3. Провести валидацию по критериям и устранить несоответствия (срок — 3 рабочих дня); 4. Согласовать финальную версию с клиентом или внутренним заказчиком (срок — 2 рабочих дня); 5. Загрузить в систему и привязать к должностям для последующего тестирования компетенций (срок — 1 рабочий день). Инструменты: ИИ-технологии для генерации, Draw.io/Bizagi Modeler/ELMA/Camunda Modeler для моделирования и исполнения, онлайн-платформа Riqli.com для хранения и привязки. Критерии приемки: уровень одобрения ИИ-генерации не менее 85%, полная интеграция с модулями рисков и компетенций, отсутствие дублирования функций. Процесс описан в BPMN 2.0 с задачами для ИИ-генерации, экспертной валидации и утверждения. Ответственность: Responsible — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов», Accountable — руководитель отдела, Consulted — Отдел разработки курсов и тренингов для привязки тестов.

3.3. Процесс создания и привязки Живых документов к оргструктуре (этап 3 цикла)

Процесс создания и привязки Живых документов к оргструктуре обеспечивает документационное сопровождение проектирования оргструктур и включает генерацию должностных инструкций, регламентов и стратегий в формате Живых документов с последующей привязкой к должностям и разработкой тестов компетенций. Этап 1 (Генерация): использование ИИ-технологий для создания черновиков документов на основе шаблонов из Методического руководства и Шаблонов структуры документов, структурирование в иерархию разделов и содержания (3–4 предложения на абзац). Этап 2 (Валидация и улучшение): экспертная проверка по 9 критериям, голосование и автозамена при превышении рейтинга, двусторонний обмен между публичными и приватными (клонированными) документами. Этап 3 (Привязка и тестирование): привязка документов к должностям оргструктуры, создание тестов Hard Skills (Вопросы → Ответы → Пояснения) и Soft Skills (Действия → Риски → Барьеры), интеграция с модулем дистанционного обучения.

Чек-лист этапов работ: 1. Сгенерировать черновики Живых документов с помощью ИИ-технологий (срок — 3 рабочих дня); 2. Провести валидацию и улучшение с учетом рекомендаций сообщества и ИИ (срок — 4 рабочих дня); 3. Привязать документы к должностям и создать тесты компетенций (срок — 3 рабочих дня); 4. Опубликовать в публичном или приватном режиме и протестировать на группе пользователей (срок — 2 рабочих дня); 5. Утвердить и интегрировать в оргструктуру с отображением результатов тестирования (срок — 1 рабочий день). Инструменты: онлайн-платформа Riqli.com для генерации и хранения, ИИ-технологии для структурирования и импорта из текста/YouTube, инструменты моделирования для связей с бизнес-процессами. Критерии приемки: соответствие критериям валидации, полная привязка к оргструктуре, наличие тестов для всех ключевых должностей, возможность двустороннего обмена улучшениями. Процесс описан в BPMN 2.0 с задачами для генерации, валидации, привязки и публикации. Ответственность: Responsible — «Старший консультант по организационному проектированию», Accountable — руководитель отдела, Consulted — Отдел разработки курсов и тренингов.

3.4. Процесс разработки и автоматизации бизнес-процессов клиента (этап 5 цикла)

Процесс разработки и автоматизации бизнес-процессов клиента включает моделирование существующих и целевых процессов в нотациях BPMN 2.0, IDEF0, EPC, оптимизацию с применением Lean и Six Sigma при необходимости, автоматизацию через Camunda Modeler или ELMA и интеграцию в полный цикл внедрения системы качества. Этап 1 (Анализ): сбор данных о текущих процессах, выявление узких мест, дублирования и рисков с использованием инструментов Draw.io для визуализации. Этап 2 (Моделирование): создание карт процессов в Bizagi Modeler или ELMA, определение ролей (RACI), времени выполнения и связей с оргструктурой и элементами качества. Этап 3 (Оптимизация и автоматизация): применение ИИ-технологий для предложения улучшений, настройка автоматического запуска процессов (например, ежемесячный отчет), интеграция с системой задач на онлайн-платформе Riqli.com. Этап 4 (Внедрение): обучение персонала клиента, запуск процессов и мониторинг через дашборды.

Чек-лист этапов работ: 1. Провести анализ текущих процессов и создать карту в Draw.io (срок — 4 рабочих дня); 2. Разработать целевую модель в Bizagi Modeler с RACI и связями (срок — 5 рабочих дня); 3. Настроить автоматизацию в Camunda Modeler и протестировать (срок — 4 рабочих дня); 4. Провести обучение и внедрить процессы (срок — 3 рабочих дня); 5. Настроить мониторинг и передать в процесс корректирующих действий (срок — 2 рабочих дня). Инструменты: Draw.io, Bizagi Modeler, ELMA, Camunda Modeler для моделирования и исполнения, ИИ-технологии для анализа и предложений улучшений, онлайн-платформа Riqli.com для интеграции с задачами и дашбордами. Критерии приемки: соответствие целевой модели требованиям клиента, уровень автоматизации не менее 70% рутинных задач, интеграция с оргструктурой и элементами качества, положительные результаты тестирования. Процесс описан в BPMN 2.0 с пулами для клиента и отдела, задачами для анализа, моделирования, автоматизации и внедрения. Ответственность: Responsible — «Составитель оргструктур и бизнес-процессов», Accountable — руководитель отдела, Consulted — Отдел разработки ПО и IT-инфраструктуры для технической интеграции.

3.5. Процесс внедрения, мониторинга и корректирующих действий (этапы 10–14 цикла)

Процесс внедрения, мониторинга и корректирующих действий обеспечивает непрерывное улучшение бизнес-процессов и включает обработку сообщений о проблемах, анализ рисков, разработку корректирующих действий и проведение аудитов с интеграцией в полный цикл внедрения системы качества. Этап 1 (Мониторинг): сбор данных через систему сообщений (QR-коды элементов качества), дашборды платформы и отчеты, выявление отклонений от чек-листов и KPI. Этап 2 (Анализ): сопоставление факта с нормой (Живые документы), определение корневых причин с использованием ИИ-технологий и инструментов анализа рисков, формирование цепочки Документ → Содержание → Действие → Риск → Барьер. Этап 3 (Корректирующие действия): разработка и реализация плана действий с привязкой к отделам/должностям, созданием задач и обновлением Живых документов, уведомлением персонала. Этап 4 (Аудит и улучшение): проведение внутренних аудитов с генерацией чек-листов ИИ, поиск подтверждений в документах, стандартизация успешных решений.

Чек-лист этапов работ: 1. Зарегистрировать сообщение о проблеме и провести первичный анализ (срок — 1 рабочий день); 2. Определить корневую причину и сформировать цепочку риска (срок — 2 рабочих дня); 3. Разработать и реализовать корректирующие действия с обновлением документов (срок — 5 рабочих дня); 4. Провести аудит и оценить эффективность (срок — 3 рабочих дня); 5. Стандартизировать решение и распространить опыт (срок — 2 рабочих дня). Инструменты: онлайн-платформа Riqli.com для сообщений, отчетов и дашбордов, ИИ-технологии для анализа и предложений действий, Camunda Modeler для мониторинга процессов. Критерии приемки: снижение количества сработавших рисков, рост эффективных барьеров, выполнение корректирующих действий в срок не менее 90%, положительные результаты аудита. Процесс описан в BPMN 2.0 с задачами для мониторинга, анализа, действий и аудита. Ответственность: Responsible — «Старший консультант по организационному проектированию», Accountable — руководитель отдела, Consulted — Отдел управления качеством, рисками и компетенциями.

3.6. Процесс отчетности, анализа и постоянного улучшения бизнес-процессов

Процесс отчетности, анализа и постоянного улучшения бизнес-процессов обеспечивает прозрачность и развитие Отдела проектирования оргструктур и консультирования и включает подготовку регулярных отчетов, анализ KPI, выявление узких мест и реализацию проектов улучшений с использованием данных онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий. Этап 1 (Сбор данных): автоматический сбор метрик из системы задач, дашбордов и аналитики платформы (время выполнения этапов, уровень одобрения ИИ, NPS взаимодействия). Этап 2 (Анализ): проведение ежемесячного и ежеквартального анализа с выявлением отклонений, корневых причин и предложений улучшений (использование ИИ-технологий для обработки данных и генерации рекомендаций). Этап 3 (Отчетность): подготовка стандартизированных отчетов с визуализациями (графики снижения рисков, роста эффективных барьеров), согласование с руководителем отдела и представление генеральному директору. Этап 4 (Улучшение): реализация проектов улучшений (внедрение новых инструментов, оптимизация чек-листов, автоматизация через Camunda Modeler), стандартизация и тиражирование успешных практик.

Чек-лист этапов работ: 1. Собрать данные и провести первичный анализ (срок — 2 рабочих дня); 2. Подготовить и согласовать отчет (срок — 3 рабочих дня); 3. Выявить возможности улучшения и разработать план (срок — 4 рабочих дня); 4. Реализовать улучшения и оценить эффект (срок — 10 рабочих дней); 5. Стандартизировать и обновить Регламент бизнес-процессов (срок — 5 рабочих дней). Инструменты: онлайн-платформа Riqli.com для аналитики и дашбордов, ИИ-технологии для обработки данных и генерации рекомендаций, Camunda Modeler для мониторинга и автоматизации. Критерии приемки: своевременность отчетов не менее 95%, реализация не менее 80% запланированных улучшений, положительная динамика KPI. Процесс описан в BPMN 2.0 с задачами для сбора данных, анализа, отчетности и улучшения. Ответственность: Responsible — руководитель отдела, Accountable — генеральный директор, Consulted — все специалисты отдела.

4. Взаимодействие в рамках бизнес-процессов со смежными подразделениями

Взаимодействие Отдела проектирования оргструктур и консультирования со смежными подразделениями в рамках бизнес-процессов осуществляется в соответствии с Регламентом взаимодействия отдела со смежными подразделениями, Матрицей ответственности (RACI) и утвержденными SLA. Каждый бизнес-процесс включает четкие точки взаимодействия, каналы коммуникации и процедуры эскалации для обеспечения целостности полного цикла внедрения системы качества и качества результатов.

Взаимодействие документируется в системе задач на онлайн-платформе Riqli.com и контролируется через дашборды и регулярные совещания. Все процессы взаимодействия соответствуют требованиям информационной безопасности и защиты персональных данных.

4.1. Взаимодействие с Генеральной дирекцией в бизнес-процессах

Взаимодействие с Генеральной дирекцией (Директор по развитию и продукту (CEO)) в рамках бизнес-процессов включает стратегическое согласование, утверждение проектов и контроль KPI. Процедура: передача ежемесячных и ежеквартальных отчетов о выполнении бизнес-процессов, состоянии Матрицы ответственности (RACI) и результатах улучшений; участие в стратегических сессиях для обсуждения приоритетных направлений проектирования оргструктур и бизнес-инжиниринга; эскалация критических рисков и проблем, требующих решения на уровне генерального директора; согласование изменений в Регламенте бизнес-процессов и Матрице ответственности (RACI). Каналы: система задач платформы, регулярные совещания (не реже одного раза в неделю), внутренний портал.

Сроки: предоставление отчетов — до 5-го числа следующего месяца; реакция на эскалацию — не более 2 рабочих дней. Критерии: своевременность отчетов не менее 95%, уровень согласования проектов не менее 90%. Инструменты: дашборды онлайн-платформы Riqli.com для визуализации KPI. Ответственность: Responsible — руководитель отдела, Accountable — генеральный директор, Consulted — «Старший консультант по организационному проектированию» при сложных проектах. Все взаимодействия фиксируются в истории задач и учитываются при оценке эффективности бизнес-процессов.

4.2. Взаимодействие с Отделом разработки курсов и тренингов в бизнес-процессах

Взаимодействие с Отделом разработки курсов и тренингов в рамках бизнес-процессов включает совместную работу над Живыми документами, тестами компетенций и методическим обеспечением. Процедура: передача черновиков Живых документов для экспертной валидации и педагогической экспертизы; совместная разработка тестов Hard Skills и Soft Skills с привязкой к должностям оргструктуры; обмен шаблонами и лучшими практиками из Методического руководства и Шаблонов структуры документов; проведение совместных обучающих мероприятий для сотрудников отдела и клиентов. Каналы: система задач платформы, совещания не реже одного раза в две недели, коллаборативные инструменты платформы.

Сроки: передача материалов для валидации — не более 2 рабочих дней; реакция на запросы — не более 3 рабочих дней. Критерии: уровень одобрения совместных документов не менее 85%, своевременность обмена не менее 90%. Инструменты: онлайн-платформа Riqli.com для совместной работы над Живыми документами, ИИ-технологии для генерации черновиков. Ответственность: Responsible — «Старший консультант по организационному проектированию» и менеджер по созданию e-learning курсов, Accountable — руководители обоих отделов. Все взаимодействия документируются и учитываются в KPI бизнес-процессов.

4.3. Взаимодействие с Отделом маркетинга и продаж и Отделом разработки ПО в бизнес-процессах

Взаимодействие с Отделом маркетинга и продаж включает передачу клиентских проектов, участие в предпродажных встречах и сбор обратной связи. Процедура: получение лида и технического задания от менеджера по продажам и рекламе Google, Yandex; участие в презентациях возможностей проектирования оргструктур и бизнес-инжиниринга; передача статуса проектов и результатов для улучшения предложений; анализ NPS и выявление возможностей повторных продаж. Взаимодействие с Отделом разработки ПО и IT-инфраструктуры включает передачу требований по развитию функционала платформы (генерация ИИ оргструктур, интеграция с календарями и мессенджерами), участие в тестировании и code review. Каналы: CRM, система задач платформы, совещания не реже одного раза в месяц.

Сроки: реакция на запросы маркетинга — не более 4 рабочих часов; передача требований разработки — не более 5 рабочих дней. Критерии: уровень удовлетворенности взаимодействием не менее 80 пунктов, своевременность передачи не менее 90%. Инструменты: CRM для воронки продаж, онлайн-платформа Riqli.com для задач и интеграций, инструменты моделирования для описания процессов взаимодействия. Ответственность: Responsible — руководитель отдела и соответствующие менеджеры, Accountable — руководители отделов. Все взаимодействия фиксируются и анализируются для улучшения бизнес-процессов.

5. KPI, отчетность и контроль бизнес-процессов

Отдел проектирования оргструктур и консультирования внедряет систему ключевых показателей эффективности (KPI) бизнес-процессов, регулярную отчетность и многоуровневый контроль для обеспечения прозрачности, подотчетности и достижения стратегических целей компании. Система контроля направлена на своевременное выявление отклонений от чек-листов и регламентов, принятие корректирующих мер и постоянное улучшение процессов с использованием данных онлайн-платформы Riqli.com и ИИ-технологий.

Достижение KPI бизнес-процессов учитывается при оценке результатов работы руководителя и специалистов отдела, при принятии решений о материальном стимулировании и карьерном продвижении. Система KPI регулярно пересматривается с учетом изменений внешней среды, стратегических приоритетов и результатов предыдущих периодов.

5.1. Система ключевых показателей эффективности бизнес-процессов

Отдел утверждает и применяет систему KPI бизнес-процессов, охватывающую все направления: timeliness и качество выполнения процессов (время выполнения этапов не более запланированного в 90% случаев, уровень соответствия чек-листам не менее 95%); интеграция ИИ-технологий и инструментов моделирования (уровень использования BPMN 2.0/IDEF0/Draw.io/Bizagi Modeler/ELMA/Camunda Modeler не менее 95%, уровень одобрения ИИ-генерации не менее 85%); качество и эффективность процессов (снижение количества сработавших рисков, рост эффективных барьеров, уровень выполнения корректирующих действий в срок не менее 90%); взаимодействие и удовлетворенность (внутренний NPS взаимодействия не ниже 80 пунктов, уровень согласования с смежными подразделениями не менее 90%); развитие и улучшение (процент реализации запланированных улучшений не менее 80%, уровень выполнения индивидуальных планов развития не менее 90%).

KPI устанавливаются на уровне отдела в целом и, при необходимости, на уровне отдельных процессов и сотрудников. Целевые значения утверждаются генеральным директором на год с разбивкой по кварталам и месяцам. Мониторинг осуществляется ежемесячно с использованием данных информационных систем компании, в том числе дашбордов онлайн-платформы Riqli.com. Результаты мониторинга отражаются в отчетах и обсуждаются на совещаниях руководства. В случае существенных отклонений от целевых значений разрабатываются и реализуются корректирующие действия.

5.2. Порядок подготовки, согласования и представления отчетности о бизнес-процессах

Отдел обеспечивает формирование и представление достоверной, полной и своевременной отчетности о выполнении бизнес-процессов в соответствии с требованиями законодательства, настоящим Регламентом и внутренними регламентами. Отчетность включает: еженедельные статус-отчеты по процессам (ход работ, отклонения от чек-листов, риски); ежемесячные отчеты о выполнении KPI бизнес-процессов, состоянии Матрицы ответственности (RACI) и результатах улучшений; ежеквартальные аналитические отчеты с рекомендациями по оптимизации процессов и обновлению Регламента; годовой отчет о бизнес-процессах для утверждения генеральным директором. Отчеты готовятся ответственными специалистами, согласовываются с руководителем отдела и представляются генеральному директору.

Годовой отчет включает анализ достижения стратегических целей, выполнения KPI, хода реализации процессов, состояния рисков, удовлетворенности и рекомендации по корректировке Регламента бизнес-процессов. Отчеты готовятся с использованием данных онлайн-платформы Riqli.com и внутренних информационных систем. Компания обеспечивает хранение отчетности и первичных документов в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и о бухгалтерском учете. Доступ к отчетности предоставляется участникам компании, членам органов управления и, в установленных случаях, государственным органам.

5.3. Внутренний контроль, мониторинг и аудит бизнес-процессов

Отдел обеспечивает проведение внутреннего контроля и мониторинга бизнес-процессов для оценки соответствия требованиям настоящего Регламента, Матрицы ответственности (RACI), чек-листов этапов работ и стандартов качества. Внутренний контроль проводится на постоянной основе руководителем отдела и включает проверку качества выполнения процессов, соблюдения сроков, соответствия решений требованиям клиентов и стандартам платформы, а также анализ эффективности использования инструментов моделирования и ИИ-технологий. Мониторинг соответствия требованиям Регламента осуществляется на постоянной основе с анализом выявленных нарушений или рисков нарушения и принятием мер по их устранению и предотвращению.

Внутренний аудит бизнес-процессов проводится в соответствии с утвержденным планом, охватывающим все значимые процессы (инициация, генерация оргструктур, создание Живых документов, автоматизация бизнес-процессов, корректирующие действия). Аудит проводится сотрудниками компании, не участвующими в аудируемых процессах, или привлеченными независимыми специалистами. По результатам аудита составляются отчеты с указанием выявленных несоответствий, рисков и рекомендаций по их устранению. Отчеты рассматриваются генеральным директором и руководителем отдела. По каждому выявленному несоответствию разрабатываются и реализуются корректирующие и предупреждающие действия с определением сроков и ответственных лиц. Выполнение корректирующих действий контролируется и подтверждается повторными проверками.

5.4. Порядок проведения корректирующих действий и улучшения бизнес-процессов

Отдел внедряет системный подход к проведению корректирующих и предупреждающих действий, а также к постоянному улучшению бизнес-процессов в соответствии с принципами системы менеджмента качества и непрерывного совершенствования. Корректирующие действия предпринимаются для устранения причин выявленных несоответствий, отклонений от чек-листов и KPI, инцидентов и жалоб. Предупреждающие действия направлены на устранение потенциальных причин возможных несоответствий и рисков до их реализации.

Процесс проведения корректирующих действий включает: регистрацию и анализ проблемы или несоответствия в системе задач; определение корневых причин с использованием ИИ-технологий и инструментов анализа рисков; разработку и реализацию плана корректирующих действий (обновление чек-листов, Матрицы ответственности (RACI), обучение сотрудников, доработка инструментов); оценку эффективности принятых мер; стандартизацию успешных решений и распространение опыта. Аналогичный подход применяется к предупреждающим действиям на основе анализа рисков, данных мониторинга и прогнозов. Все корректирующие и предупреждающие действия документируются и контролируются до полного завершения. Постоянное улучшение бизнес-процессов осуществляется через реализацию проектов улучшений (внедрение новых инструментов моделирования, оптимизация чек-листов, автоматизация через Camunda Modeler, интеграция с roadmap платформы), развитие компетенций персонала и использование возможностей онлайн-платформы Riqli.com для сбора данных и аналитики. Компания поощряет инициативы работников по предложению и реализации улучшений.

6. Заключительные положения

Настоящий Регламент бизнес-процессов отдела проектирования оргструктур и консультирования завершает регулирование основных организационных, правовых и управленческих вопросов описания, выполнения и контроля бизнес-процессов Отдела проектирования оргструктур и консультирования в составе компании Riqli - main. Положения Регламента обеспечивают устойчивость, прозрачность и эффективность бизнес-процессов в интересах компании, клиентов, работников и иных заинтересованных сторон.

Настоящий Регламент подлежит обязательному исполнению всеми работниками отдела и учитывается при разработке и актуализации всех иных внутренних документов, регулирующих деятельность в сфере проектирования оргструктур, консультирования и бизнес-инжиниринга.

6.1. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент бизнес-процессов

Изменения и дополнения в настоящий Регламент бизнес-процессов вносятся по решению генерального директора с последующим утверждением общим собранием участников компании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом. Проекты изменений и дополнений подготавливаются руководителем Отдела проектирования оргструктур и консультирования или рабочей группой, создаваемой приказом генерального директора, и подлежат предварительному рассмотрению и согласованию со смежными подразделениями перед вынесением на утверждение.

Решение о внесении изменений и дополнений в Регламент принимается с учетом анализа достижения стратегических целей, выполнения KPI бизнес-процессов, результатов внутреннего аудита и предложений подразделений. После утверждения изменения оформляются в виде новой редакции Регламента или отдельного документа о внесении изменений. Изменения вступают в силу с момента утверждения, если иное не установлено решением общего собрания участников. Компания обязана в разумный срок привести все внутренние документы (Положение об отделе, Матрицу ответственности (RACI), должностные инструкции) в соответствие с новой редакцией Регламента. Участники компании, органы управления и работники уведомляются о внесенных изменениях в порядке, обеспечивающем их ознакомление с актуальной редакцией.

6.2. Связь Регламента бизнес-процессов с Положением об отделе, Уставом и иными документами компании

Настоящий Регламент бизнес-процессов является документом тактического уровня и имеет приоритет при разработке и актуализации всех иных внутренних документов отдела и компании, связанных с бизнес-процессами, включая должностные инструкции («Составитель оргструктур и бизнес-процессов», «Старший консультант по организационному проектированию»), Матрицу ответственности (RACI), Регламент взаимодействия и методические материалы. Регламент тесно связан с Уставом компании Riqli.com, Стратегией развития и Положением об отделе проектирования оргструктур и консультирования: положения Устава определяют правовой статус и общие принципы деятельности, Стратегия конкретизирует направления и приоритеты развития, Положение об отделе детализирует организацию работы подразделения, а настоящий Регламент устанавливает конкретные процедуры и чек-листы бизнес-процессов.

В случае противоречия между положениями настоящего Регламента и Устава применяются нормы Устава. При внесении изменений в Устав, Стратегию или Положение об отделе, затрагивающих бизнес-процессы, одновременно инициируется актуализация настоящего Регламента. Генеральный директор обеспечивает согласованность Регламента с Уставом, Стратегией, Положением об отделе и иными внутренними документами. При разработке новых документов или внесении изменений в существующие проводится проверка на соответствие настоящему Регламенту. В случае выявления противоречий проект документа возвращается на доработку.

6.3. Вступление Регламента бизнес-процессов в силу

Настоящий Регламент бизнес-процессов отдела проектирования оргструктур и консультирования вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и информирования общего собрания участников компании. С момента вступления Регламента в силу все предыдущие редакции (при наличии) утрачивают силу. Положения настоящего документа применяются ко всем отношениям и процессам, возникшим после его вступления в силу, если иное не установлено решением общего собрания участников или законодательством.

Компания обеспечивает ознакомление всех участников, членов органов управления и работников отдела с текстом настоящего Регламента в течение десяти рабочих дней после утверждения. Текст Регламента размещается во внутренних информационных системах компании и на внутреннем портале в актуальной редакции. При приеме на работу новые сотрудники отдела знакомятся с Регламентом под роспись в рамках программы адаптации. Генеральный директор и руководитель отдела несут ответственность за обеспечение доступности Регламента и контроль за его соблюдением. В случае внесения изменений в Регламент новая редакция подлежит утверждению и доведению до сведения заинтересованных лиц в установленном порядке.