1. Общие положения

1.1. Назначение документа и область применения

Настоящая должностная инструкция определяет правовой статус, обязанности, права, ответственность и требования к квалификации специалиста по управленческому учёту и ERP-системам в Обществе с ограниченной ответственностью «Баржоми логистик Москва». Документ разработан в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О бухгалтерском учёте», Положением по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации» и внутренними локальными нормативными актами Общества, регулирующими организацию логистики, доставки бутилированной воды и оказания транспортных услуг. Инструкция обязательна для исполнения лицом, занимающим указанную должность, и применяется при выполнении всех функций, связанных с планированием, учётом, контролем и анализом затрат, доходов и операционных показателей в рамках современных систем управленческого учёта и корпоративных информационных систем. Действие документа распространяется на все структурные подразделения Общества, участвующие в цепочке поставок и доставки продукции.

1.2. Основные термины и определения

В целях настоящей инструкции применяются следующие понятия. Управленческий учёт — система сбора, измерения, анализа и представления финансовой и нефинансовой информации, предназначенная для принятия управленческих решений руководством Общества. ERP (Enterprise Resource Planning) — интегрированная информационная система планирования ресурсов предприятия, обеспечивающая единое информационное пространство для учёта операций по доставке бутилированной воды, управлению складом, транспортом и расчётами с контрагентами. Центр ответственности — структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за достижение установленных показателей по затратам, доходам или прибыли. KPI — ключевые показатели эффективности, применяемые для оценки результатов работы в области логистики и транспортных услуг. Маршрутная карта — документ, фиксирующий последовательность точек доставки, пробег и расход ресурсов. Все термины используются в значении, установленном внутренними регламентами Общества и действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Нормативная база и внутренние документы

Специалист по управленческому учёту и ERP руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Налоговым кодексом РФ в части, касающейся налогового учёта, а также приказами и распоряжениями генерального директора ООО «Баржоми логистик Москва». Обязательными к применению являются утверждённая учётная политика Общества, положение о документообороте, регламент работы с ERP-системой, инструкции по охране труда и пожарной безопасности, а также стандарты качества обслуживания клиентов при доставке бутилированной воды. При изменении законодательства или внутренних нормативных актов специалист обязан в течение трёх рабочих дней ознакомиться с изменениями и обеспечить их применение в своей деятельности. Незнание актуальных требований не освобождает от ответственности за их несоблюдение.

2. Цель должности и область ответственности

2.1. Миссия должности

Главной целью должности специалиста по управленческому учёту и ERP является обеспечение руководства Общества достоверной, своевременной и аналитически обработанной информацией о затратах, доходах, рентабельности маршрутов и эффективности использования ресурсов при осуществлении доставки бутилированной воды, организации логистики и оказании транспортных услуг. Специалист формирует систему показателей, позволяющую оценивать вклад каждого центра ответственности в общий финансовый результат, выявлять отклонения от плановых значений и предлагать корректирующие мероприятия. Результатом работы является повышение прозрачности операционной деятельности, снижение непроизводительных затрат и повышение точности планирования потребности в ресурсах. Специалист обеспечивает непрерывность функционирования современных систем управленческого учёта и корректность данных, загружаемых в ERP.

2.2. Ожидаемые результаты деятельности

По итогам выполнения должностных обязанностей специалист обеспечивает ежемесячное формирование управленческой отчётности в установленные сроки с отклонением по срокам не более одного рабочего дня. Точность данных по фактическим затратам на логистику и транспортные услуги должна составлять не менее девяноста восьми процентов относительно первичных документов. Специалист обязан обеспечивать актуальность справочников номенклатуры, контрагентов и маршрутов в ERP-системе с задержкой обновления не более четырёх часов после получения первичной информации. Ожидается снижение количества ошибок в учёте пробега и расхода топлива на двадцать процентов в течение первого года работы. Специалист формирует предложения по оптимизации затрат, которые после внедрения дают измеримый экономический эффект, подтверждаемый расчётами.

3. Подчинённость и порядок взаимодействия

3.1. Прямая подчинённость и заместители

Специалист по управленческому учёту и ERP непосредственно подчиняется финансовому директору ООО «Баржоми логистик Москва». В период временного отсутствия финансового директора специалист взаимодействует с генеральным директором по вопросам, требующим оперативного решения. Специалист не имеет в прямом подчинении других работников, однако осуществляет методологическое руководство сотрудниками склада, диспетчерской службы и бухгалтерии в части правильности отражения операций в ERP-системе. При необходимости специалист может быть назначен ответственным за координацию проектной группы по внедрению или модернизации модулей управленческого учёта. Все указания финансового директора, не противоречащие законодательству и локальным актам, подлежат обязательному исполнению.

3.2. Матричные связи и взаимодействие с подразделениями

В рамках матричной структуры специалист взаимодействует с руководителем отдела логистики, начальником транспортного цеха, менеджером по работе с клиентами и главным бухгалтером. По вопросам учёта затрат на доставку бутилированной воды специалист получает первичные данные от диспетчеров и водителей через электронный документооборот. Для обеспечения корректности данных в ERP специалист согласовывает изменения справочников с ответственными за ведение номенклатуры и контрагентов. При выявлении расхождений между оперативным и финансовым учётом специалист инициирует совместные проверки с участием представителей заинтересованных подразделений. Все запросы на изменение настроек ERP оформляются служебными записками и проходят согласование финансового директора.

4. Должностные обязанности

4.1. Организация и ведение управленческого учёта

Специалист организует сбор и обработку данных о затратах на логистику, хранение и доставку бутилированной воды, а также на оказание транспортных услуг сторонним заказчикам. Он обеспечивает классификацию затрат по статьям, центрам ответственности и объектам калькулирования в соответствии с утверждённой методикой управленческого учёта. Специалист ежедневно контролирует полноту отражения первичных документов в ERP-системе и устраняет выявленные расхождения. На основе полученных данных формирует калькуляции себестоимости доставки по маршрутам и клиентам. Специалист разрабатывает и актуализирует формы управленческой отчётности, обеспечивающие сопоставимость показателей за различные периоды. При изменении бизнес-процессов Общества специалист вносит предложения по корректировке методологии учёта.

4.2. Работа с ERP-системой и автоматизация процессов

Специалист обеспечивает корректную настройку и сопровождение модулей ERP, отвечающих за учёт складских операций, транспортных заданий, расчёт зарплаты водителей и формирование управленческих отчётов. Он контролирует целостность данных при интеграции между модулями складского учёта, управления транспортом и финансового блока. Специалист разрабатывает регламенты ввода данных пользователями и проводит инструктажи для сотрудников, работающих в системе. При выявлении ошибок в алгоритмах расчёта специалист оформляет заявки на доработку и контролирует их выполнение. Специалист участвует в тестировании новых релизов ERP и проверяет корректность переноса исторических данных. Он обеспечивает резервное копирование ключевых отчётов и методик расчёта в соответствии с политикой информационной безопасности Общества.

4.3. Планирование, бюджетирование и анализ отклонений

Специалист участвует в формировании годового и помесячных бюджетов по статье «Транспортные и логистические расходы». Он рассчитывает плановые показатели себестоимости доставки на основе нормативов расхода топлива, пробега и загрузки транспорта. Ежемесячно специалист проводит план-фактный анализ отклонений по ключевым статьям затрат и готовит пояснительные записки с выявлением причин. При превышении фактических затрат над плановыми более чем на пять процентов специалист инициирует разбор ситуации с участием руководителей соответствующих подразделений. Специалист формирует прогнозы потребности в ресурсах на основании динамики заказов на доставку бутилированной воды. Результаты анализа используются для корректировки операционных планов и пересмотра тарифов на транспортные услуги.

4.4. Контроль и внутренний аудит учётных данных

Специалист осуществляет выборочный и сплошной контроль правильности отражения хозяйственных операций в ERP-системе. Он проверяет соответствие данных путевых листов, товарно-транспортных накладных и актов оказанных услуг записям в системе. При обнаружении нарушений специалист составляет акты и передаёт их финансовому директору для принятия мер. Специалист участвует в инвентаризациях товарно-материальных ценностей и основных средств, связанных с логистикой. Он контролирует соблюдение сроков закрытия отчётных периодов и корректность формирования остатков. Специалист ведёт журнал выявленных ошибок и анализирует их повторяемость с целью совершенствования контрольных процедур.

4.5. Подготовка отчётности и информационное обеспечение руководства

Специалист ежемесячно формирует пакет управленческой отчётности, включающий отчёт о затратах по центрам ответственности, анализ рентабельности маршрутов, отчёт о выполнении KPI по логистике и сводный отчёт о финансовых результатах транспортных услуг. Отчётность представляется финансовому директору не позднее пятого рабочего дня месяца, следующего за отчётным. Специалист готовит аналитические записки по запросам руководства с расчётами влияния различных факторов на себестоимость доставки бутилированной воды. При подготовке материалов для совещаний специалист обеспечивает визуализацию ключевых показателей в понятной форме. Специалист поддерживает актуальность дашбордов в ERP, отражающих оперативные данные по выполнению доставок и загрузке транспорта.

5. Права работника

5.1. Права на получение информации и доступ к ресурсам

Специалист имеет право запрашивать и получать от руководителей и сотрудников всех подразделений Общества документы, сведения и разъяснения, необходимые для выполнения должностных обязанностей в области управленческого учёта и работы с ERP. Специалист вправе получать доступ ко всем модулям ERP-системы, содержащим данные о складских остатках, транспортных заданиях, расчётах с клиентами и поставщиками, в объёме, необходимом для анализа. Специалист может требовать своевременного предоставления первичных документов в установленные регламентом сроки. При необходимости специалист вправе инициировать служебные проверки достоверности представленных данных. Специалист имеет право пользоваться корпоративными информационными ресурсами, программным обеспечением и техническими средствами, предоставленными Обществом для выполнения работы.

5.2. Права на принятие решений и внесение предложений

Специалист вправе самостоятельно определять приоритеты выполнения задач в рамках утверждённого плана работы и установленных сроков. Специалист имеет право вносить предложения финансовому директору по совершенствованию методологии управленческого учёта, изменению настроек ERP и оптимизации бизнес-процессов логистики. Специалист может приостанавливать отражение сомнительных операций в системе до получения разъяснений от ответственных лиц. Специалист вправе участвовать в совещаниях, касающихся планирования затрат, тарифообразования и внедрения новых модулей информационных систем. Специалист имеет право на повышение квалификации за счёт средств Общества в объёме, предусмотренном планом обучения персонала.

6. Ответственность и подотчётность

6.1. Виды ответственности

Специалист несёт дисциплинарную ответственность за несвоевременное или некачественное выполнение должностных обязанностей, нарушение сроков представления управленческой отчётности и несоблюдение регламентов работы с ERP. Материальная ответственность наступает в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и договором о полной материальной ответственности, если таковой заключён. Специалист несёт ответственность за достоверность данных, отражённых в управленческой отчётности, и за сохранность конфиденциальной информации Общества. При выявлении фактов умышленного искажения учётных данных специалист привлекается к ответственности в соответствии с законодательством. Специалист обязан возместить ущерб, причинённый Обществу в результате нарушения установленных процедур учёта и контроля.

6.2. Порядок привлечения к ответственности

Факты неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей фиксируются финансовым директором на основании результатов внутренних проверок, аудиторских заключений или служебных расследований. До применения дисциплинарного взыскания от специалиста требуется письменное объяснение. При отказе от дачи объяснений составляется соответствующий акт. Решение о привлечении к дисциплинарной ответственности принимается генеральным директором по представлению финансового директора. Специалист имеет право обжаловать наложенное взыскание в порядке, установленном трудовым законодательством. Все случаи привлечения к ответственности отражаются в личном деле работника.

7. Требования к квалификации и компетенциям

7.1. Образование и опыт работы

На должность специалиста по управленческому учёту и ERP назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению «Экономика», «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит», «Менеджмент» или смежным специальностям. Требуется опыт работы в области управленческого учёта, финансового анализа или администрирования ERP-систем не менее трёх лет, из которых не менее одного года — в сфере логистики или транспортных услуг. Предпочтителен опыт работы с системами класса 1С:ERP, SAP или аналогичными корпоративными решениями. Кандидат должен подтвердить знание основ бухгалтерского и налогового учёта, методов калькулирования себестоимости и принципов бюджетирования. Наличие сертификатов по работе с ERP-системами является преимуществом.

7.2. Профессиональные знания и навыки

Специалист обязан владеть методологией управленческого учёта, включая расчёт себестоимости по процессам и центрам ответственности, анализ отклонений и формирование KPI. Требуется уверенное знание функционала ERP в части модулей складского учёта, управления транспортом, расчёта зарплаты и формирования отчётности. Специалист должен уметь строить отчёты с использованием встроенных средств системы и внешних инструментов аналитики. Необходимы навыки работы с электронными таблицами на продвинутом уровне, включая сводные таблицы, формулы массивов и построение дашбордов. Специалист обязан знать специфику учёта операций по доставке бутилированной воды, особенности расчёта пробега, расхода топлива и распределения затрат на маршруты. Требуется понимание принципов внутренней контрольной среды и требований информационной безопасности.

8. Условия труда

8.1. Режим работы и организация рабочего места

Режим рабочего времени специалиста устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Баржоми логистик Москва» и составляет сорок часов в неделю при пятидневной рабочей неделе. Допускается привлечение к работе в выходные и праздничные дни в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, с соответствующей компенсацией. Рабочее место специалиста оборудуется персональным компьютером с установленным программным обеспечением ERP, доступом к корпоративной сети и необходимым офисным оборудованием. Специалист обязан соблюдать требования охраны труда, пожарной безопасности и санитарных норм. При необходимости выезда на объекты Общества или к контрагентам специалист использует корпоративный транспорт либо получает компенсацию транспортных расходов в установленном порядке.

8.2. Инструменты и технические средства

Для выполнения должностных обязанностей специалисту предоставляется доступ к ERP-системе с правами, соответствующими выполняемым функциям, а также к системам электронного документооборота и корпоративной электронной почте. Специалист использует специализированное программное обеспечение для анализа данных и построения управленческих отчётов. Общество обеспечивает обновление программного обеспечения и техническую поддержку рабочих станций. Специалист обязан соблюдать политику информационной безопасности, не передавать учётные данные третьим лицам и не использовать личные устройства для хранения конфиденциальной информации без разрешения. При утере или повреждении предоставленных технических средств специалист немедленно уведомляет службу информационной безопасности и финансового директора.

9. Ключевые показатели эффективности (KPI)

9.1. Перечень основных KPI и целевые значения

Основными ключевыми показателями эффективности специалиста являются: своевременность представления управленческой отчётности (целевое значение — не позднее пятого рабочего дня месяца); точность данных по затратам на логистику и транспортные услуги (не менее 98 процентов); доля маршрутов с рассчитанной фактической себестоимостью в общем количестве выполненных доставок (не менее 95 процентов); количество критических ошибок в ERP, выявленных после закрытия периода (не более двух в месяц); доля выполненных заявок на доработку системы в установленные сроки (не менее 90 процентов). Показатели пересматриваются ежегодно с учётом изменений в бизнес-процессах Общества и утверждаются финансовым директором.

9.2. Порядок оценки и периодичность контроля

Оценка выполнения KPI проводится ежемесячно на основании данных ERP-системы и журнала учёта ошибок. Результаты оценки отражаются в ежемесячном отчёте специалиста и рассматриваются на совещании с финансовым директором. По итогам квартала проводится комплексная оценка, включающая анализ динамики показателей и качества подготовленных аналитических материалов. При систематическом недостижении целевых значений разрабатывается план корректирующих мероприятий с указанием сроков и ответственных. Результаты оценки KPI учитываются при принятии решений о премировании, повышении квалификации и карьерном росте специалиста. Специалист вправе представить письменные пояснения по отклонениям показателей до принятия окончательного решения.

10. Бизнес-процессы, контрольные списки и сценарии работы

10.1. Процесс ежедневного контроля данных в ERP

Специалист ежедневно в начале рабочего дня проверяет полноту загрузки данных о выполненных доставках бутилированной воды и транспортных заданиях за предыдущие сутки. Проверка включает сверку количества закрытых маршрутных заданий с данными диспетчерской службы и наличие привязанных первичных документов. При выявлении отсутствующих документов специалист направляет уведомление ответственным сотрудникам с указанием срока устранения. После завершения проверки специалист фиксирует результат в журнале контроля и при необходимости корректирует справочные данные. В конце дня специалист убеждается в отсутствии незакрытых периодов и критических ошибок в модулях учёта затрат. Все действия выполняются в соответствии с регламентом работы с ERP-системой Общества.

10.2. Процесс формирования управленческой отчётности за месяц

Не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчётным, специалист инициирует процедуру закрытия периода в ERP. В течение двух рабочих дней проводится сверка данных оперативного учёта с бухгалтерскими записями и устранение выявленных расхождений. На третий рабочий день формируются отчёты о затратах по центрам ответственности, анализ рентабельности маршрутов и сводный отчёт по транспортным услугам. Специалист проверяет корректность распределения косвенных затрат и наличие пояснений по существенным отклонениям. Готовый пакет отчётности согласовывается с финансовым директором и направляется заинтересованным руководителям не позднее пятого рабочего дня. После утверждения отчётности специалист архивирует исходные данные и фиксирует версию отчётов в системе.

10.3. Контрольный список при изменении настроек ERP

Перед внесением любых изменений в настройки ERP, влияющие на управленческий учёт, специалист оформляет служебную записку с описанием цели изменения и ожидаемого эффекта. Изменения вносятся только после согласования финансового директора и, при необходимости, службы информационной безопасности. После внесения изменений специалист проводит тестовый расчёт на выборке данных и сравнивает результаты с предыдущими значениями. При обнаружении расхождений изменения откатываются, и проводится повторный анализ. Специалист документирует все выполненные настройки и обновляет инструкции для пользователей. Контрольный список включает проверку прав доступа, целостности исторических данных и корректности отчётных форм после изменений.

10.4. Сценарий анализа отклонений по затратам на логистику

При превышении фактических затрат на логистику над плановыми более чем на пять процентов специалист в течение одного рабочего дня формирует детализированный отчёт с разбивкой по статьям и маршрутам. Специалист запрашивает у диспетчерской службы и транспортного цеха пояснения по причинам отклонений, включая изменение пробега, простой транспорта, перерасход топлива или изменение тарифов. На основании полученных данных специалист классифицирует отклонения на контролируемые и неконтролируемые. По контролируемым отклонениям специалист готовит предложения по корректирующим действиям с оценкой экономического эффекта. Результаты анализа представляются финансовому директору и руководителю отдела логистики для принятия решений. Специалист отслеживает выполнение принятых мер и отражает их влияние в отчётности следующего периода.

10.5. Процесс сопровождения внедрения новых функций ERP

При внедрении новых модулей или функций ERP, связанных с управленческим учётом или учётом транспортных услуг, специалист участвует в формировании технического задания. Специалист определяет требования к отчётности, классификаторам и алгоритмам расчёта на основании действующей методологии. В ходе тестирования специалист проверяет корректность расчётов на реальных данных Общества и фиксирует выявленные ошибки. После ввода в промышленную эксплуатацию специалист проводит обучение пользователей и контролирует первые циклы формирования отчётности. Специалист обеспечивает переходный период, в течение которого параллельно ведутся старые и новые расчёты для сверки результатов. По итогам внедрения специалист готовит итоговый отчёт с оценкой достижения поставленных целей и рекомендациями по дальнейшему развитию системы.