1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Руководство устанавливает единый порядок создания, документирования и управления бизнес-процессами в цифровой платформе Riqli.com.

1.2. Документ определяет механизмы делегирования полномочий, распределения ответственности и привязки ключевых показателей эффективности (KPI) к процессам и задачам.

1.3. Руководство обязательно к применению всеми структурными подразделениями Компании при описании и регламентации деятельности в рамках СМК.

1.4. Контроль исполнения требований настоящего Руководства возлагается на руководителя направления СМК (или уполномоченное лицо по качеству). Контроль исполнения оставляю за собой (Генеральный директор).

2. СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ КОМПАНИИ И ИХ ДЕКОМПОЗИЦИЯ

2.1. Формирование стратегических целей

2.1.1. Компания устанавливает стратегические цели на календарный год в количестве не более пяти. Целевой показатель: 100 % целей задокументированы и утверждены руководством не позднее 31 января отчетного года.

2.1.2. Каждая стратегическая цель должна быть измеримой и содержать плановое значение показателя. Пример формулировки: «Увеличение чистой прибыли Компании на 15 % по сравнению с предыдущим отчетным периодом». Ответственность за определение стратегических целей возлагается на Генерального директора.

2.2. Декомпозиция целей по отделам

2.2.1. Стратегические цели подлежат декомпозиции до уровня структурных подразделений. Каждый отдел получает не менее одной производной цели.

2.2.2. Декомпозиция осуществляется методом каскадирования: цель высшего уровня разбивается на подцели нижестоящих уровней. Ответственным за декомпозицию является руководитель направления стратегического планирования (при отсутствии — заместитель Генерального директора). Срок выполнения: не позднее 28 февраля отчетного года. Целевой показатель: не менее 80 % стратегических целей имеют декомпозированные цели для каждого отдела.

2.3. Привязка KPI к задачам и процессам

2.3.1. Для каждой цели отдела определяются ключевые показатели эффективности (KPI) — количественные или качественные метрики. Простое объяснение: KPI — это число, показывающее, насколько хорошо выполнен процесс или задача.

2.3.2. Требования к KPI: показатели должны быть измеримыми; по каждому показателю разрабатывается методика расчета; устанавливаются нормативные и плановые значения; определяется ответственный.

2.3.3. Каждый бизнес-процесс в Riqli.com содержит не менее одного KPI. Целевой показатель: охват не менее 90 % активных процессов, имеющих установленные KPI. Ответственность за разработку KPI возлагается на руководителя отдела совместно с руководителем СМК.

2.4. Структура задачи

2.4.1. Компания устанавливает, что каждая задача в рамках бизнес-процесса в Riqli.com содержит девять обязательных элементов. Простое объяснение: задача — минимальная единица работы. Она отвечает на вопросы «кто делает», «что именно делает», «какие ошибки возможны» и «как их предотвратить». Подробно: 1) Ответственный отдел — структурное подразделение, к компетенции которого относится выполнение задачи. 2) Должность исполнителя — должность сотрудника, непосредственно выполняющего действия (роль R — Responsible). 3) Должность ответственного за контроль — должность лица, осуществляющего приемку результата (роль A — Accountable). 4) Действие (Action) — точное и однозначное описание действия в повелительном наклонении (например, «Заполнить акт приемки»). 5) Риски (Risks) — перечень возможных ошибок или отклонений при выполнении действия. 6) Барьеры (Barriers) — перечень превентивных мер, предотвращающих реализацию рисков. 7) Сроки исполнения — конкретная дата и время завершения. Допустимое отклонение: не более 2 часов. 8) Требуемый конечный результат — проверяемый и документируемый результат. 9) Показатель выполненности задачи для ответственного — критерий объективной оценки выполнения.

2.4.2. Компания устанавливает требование: каждая задача должна содержать не менее одного риска и одного барьера. Целевой показатель: 100 % задач в активных процессах имеют документированные риски и барьеры.

2.4.3. Итоговый KPI задачи — измеримый показатель, отражающий вклад выполнения задачи в достижение цели процесса.

3. МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ

3.1. Общие положения

3.1.1. Матрица ответственности (матрица RACI) является инструментом распределения полномочий и ответственности между участниками бизнес-процессов в Riqli.com. Простое объяснение: матрица RACI показывает, кто выполняет работу, кто отвечает за результат, с кем нужно консультироваться и кого нужно информировать.

3.1.2. Цель внедрения матрицы RACI: устранение двусмысленности в распределении ответственности, исключение дублирования функций, обеспечение эффективной коммуникации.

3.2. Роли матрицы RACI

3.2.1. Для каждой задачи распределяются следующие роли: — R (Responsible — Исполнитель) — сотрудник, непосредственно выполняющий работу. Для каждой задачи назначается минимум один исполнитель. — A (Accountable — Ответственный за результат) — сотрудник, принимающий конечное решение и несущий ответственность. На одну задачу назначается только один ответственный. — C (Consulted — Консультант) — сотрудник или группа, с которыми необходимо консультироваться. — I (Informed — Информируемый) — сотрудник или группа, которые должны быть проинформированы о статусе и результате.

3.2.2. Допускается использование модификаций: RASCI (добавление роли S — Support) и RACIQ (добавление роли Q — Quality).

3.3. Построение матрицы ответственности

3.3.1. Матрица формируется для каждого бизнес-процесса и является его неотъемлемой частью.

3.3.2. Процесс построения: определяется перечень задач; составляется список участников; для каждой задачи распределяются роли R, A, C, I.

3.3.3. Обязательные правила: каждая задача имеет не менее одного исполнителя (R); каждая задача имеет ровно одного ответственного за результат (A); распределение ролей обеспечивает отсутствие конфликтов интересов. Утверждению подлежит матрица, прошедшая согласование с руководителями всех вовлеченных подразделений. Ответственность за согласование возлагается на владельца процесса.

3.4. Делегирование полномочий

3.4.1. Делегирование полномочий осуществляется на основании матрицы RACI и закрепляется в документации процесса.

3.4.2. Правила делегирования: — полномочия делегируются только на исполнение конкретных задач в рамках задокументированного процесса; — делегирование не снимает с лица, передающего полномочия, ответственности за результат; — факт делегирования фиксируется в платформе автоматически при назначении исполнителя (роль R).

3.4.3. Лицо с ролью A не вправе делегировать полномочия по утверждению результата без письменного согласования с вышестоящим руководством. Целевой показатель: 100 % делегированных полномочий документально зафиксированы в Riqli.com. Контроль соблюдения правил возлагается на руководителя СМК.

4. ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

4.1. Создание бизнес-процесса

4.1.1. Создание бизнес-процесса осуществляется по инициативе владельца процесса или руководителя структурного подразделения.

4.1.2. Бизнес-процесс создается в виде документированной последовательности задач с указанием задействованных отделов и должностей, сроков, ожидаемых результатов и распределения ответственности согласно матрице RACI.

4.1.3. Каждый бизнес-процесс должен содержать не менее трех задач. Исключение: процессы из одной задачи подлежат согласованию с руководителем СМК. Ответственность за полноту и корректность описания возлагается на владельца процесса.

4.2. Актуализация процессов

4.2.1. Все бизнес-процессы подлежат актуализации не реже одного раза в 12 месяцев.

4.2.2. Основания для внеплановой актуализации: изменение организационной структуры, изменение законодательных требований, выявленные несоответствия, результаты корректирующих действий.

4.2.3. При внесении изменений фиксируются дата, основание и список уведомленных лиц. Целевой показатель: 100 % актуализированных процессов имеют зафиксированную версионность в Riqli.com.

4.3. Контроль исполнения

4.3.1. Контроль исполнения задач осуществляется с использованием цветовой индикации: зеленый (в срок), желтый (приближение к срокам), красный (критическое нарушение).

4.3.2. Лицо с ролью A обязано осуществлять мониторинг статуса и принимать меры при отклонении.

4.3.3. Периодичность отчетов по статусу процессов — не реже одного раза в неделю. Целевой показатель своевременного выполнения задач: не менее 95 % от общего числа задач в активных процессах.

4.4. Ответственность и контроль

4.4.1. Ответственность за выполнение требований настоящего Руководства возлагается на всех сотрудников, участвующих в создании и управлении бизнес-процессами.

4.4.2. Контроль исполнения осуществляет руководитель направления СМК в рамках внутренних аудитов.

4.4.3. По итогам отчетного периода формируется сводный отчет. Целевой показатель: не менее 95 % процессов соответствуют требованиям по структуре, матрице ответственности и KPI. Контроль исполнения настоящего Руководства оставляю за собой (Генеральный директор).

5. ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (ПРОМПТ ДЛЯ ИИ)

доступно по ссылке