1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение и область применения

1.1.1. Настоящий Регламент устанавливает единый порядок создания, согласования, утверждения, хранения, актуализации и архивирования документов и записей в Компании.

1.1.2. Регламент обязателен к применению всеми структурными подразделениями и сотрудниками при работе с документацией в рамках Системы менеджмента качества (СМК).

1.1.3. Документ разработан в соответствии с требованиями ISO 9001 (п. 7.5 «Документированная информация»), принципами процессного подхода, цикла PDCA и реализован в цифровой платформе Riqli.com.

1.2. Основные принципы управления документацией

1.2.1. Единство и актуальность. Все документы существуют как «живые» веб-страницы в единой системе. Каждый сотрудник работает с актуальной версией документа. Использование локальных копий и файлов, распространяемых по электронной почте, запрещено.

1.2.2. Прозрачность и прослеживаемость. Каждое изменение документа фиксируется с указанием автора, даты и основания. Полная история версий сохраняется для всех типов документов.

1.2.3. Управляемость изменениями. Любое изменение в документацию вносится только на основании обоснованного запроса (корректирующего действия, предложения по улучшению или официальной служебной записки).

1.2.4. Вовлечение персонала. Каждый сотрудник имеет право предлагать изменения в документы через интерфейс Riqli.com. Предложения автоматически регистрируются и направляются на рассмотрение ответственному лицу.

1.2.5. Контроль изучения. Система фиксирует факт ознакомления каждого сотрудника с новой версией документа. Неознакомление в установленный срок считается нарушением дисциплины.

1.3. Целевые показатели системы управления документацией

1.3.1. Доля регламентирующих документов, размещенных в Riqli.com в формате «живых документов», — 100 %.

1.3.2. Доля сотрудников, ознакомленных с актуальными версиями документов, имеющих отношение к их должности, — 100 %.

1.3.3. Среднее время согласования документа (от создания до утверждения) — не более 5 рабочих дней.

1.3.4. Доля документов, актуализированных в установленные сроки (не реже 1 раза в год), — 100 %.

1.3.5. Контроль исполнения требований настоящего Регламента возлагается на Представителя руководства по качеству (или уполномоченное лицо по документации). Общий контроль оставляю за собой (Генеральный директор).

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Документ — информация, представленная в электронном виде в системе Riqli.com, содержащая правила, регламенты, инструкции, политики или методики выполнения деятельности.

2.2. «Живой документ» — динамический веб-документ в экосистеме Riqli.com, который существует в единственной актуальной версии, доступен онлайн и имеет контролируемую историю изменений.

2.3. Запись — документированная информация, фиксирующая факт выполнения действия, события или достигнутые результаты (журналы, акты, отчеты, протоколы).

2.4. Версия документа — зафиксированное состояние документа на определенный момент времени. Каждая версия имеет уникальный номер и дату утверждения.

2.5. Согласование — процедура проверки документа на соответствие требованиям стандартов, регламентов и законодательства уполномоченными лицами.

2.6. Утверждение — финальный этап, после которого документ приобретает юридическую силу и становится обязательным к применению.

2.7. Корректирующее действие — действие, направленное на устранение корневой причины несоответствия, которое может служить основанием для изменения документации.

2.8. Элемент качества — любая сущность, неполадки в которой могут нанести ущерб. Каждый документ является элементом качества и может иметь уникальный QR-код.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И РОЛИ

3.1.3. Владелец документа обязан обеспечивать его актуализацию не реже 1 раза в год.

4. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПИСЕЙ

4.2. Типы документов по характеру информации

4.2.1. Нормативные — устанавливающие обязательные требования (стандарты, политики, регламенты).

4.2.2. Информационные — содержащие справочную информацию (справочники, каталоги, базы знаний).

4.2.3. Отчетные — фиксирующие результаты деятельности (записи по ISO).

5. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1.2. Инициатор создает в системе Riqli.com проект документа с использованием встроенного редактора «живых документов».

5.2.2. Документ создается в формате, обеспечивающем его доступность и удобство чтения (веб-страница с оглавлением, гиперссылками).

6. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ

6.1. Маршрутизация согласования

6.1.1. После создания/редактирования документа система автоматически запускает процесс согласования согласно настроенной матрице маршрутизации.

6.1.3. Срок на согласование для каждого участника — не более 2 рабочих дней.

6.2. Правила утверждения

6.2.1. Утверждение осуществляется путем электронной подписи в системе Riqli.com.

6.2.2. При отклонении документа согласующий обязан указать причину и конкретные замечания.

6.2.3. После утверждения документ становится обязательным к исполнению всеми сотрудниками, имеющими к нему отношение.

7. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ И ВЕРСИОНИРОВАНИЕ

7.1.2. Изменения, не имеющие документально подтвержденного основания, запрещены.

7.2. Процедура внесения изменений

7.2.1. Ответственное лицо (владелец документа) создает черновик новой версии на основе действующей.

7.2.2. В черновик вносятся правки. Все изменения должны быть обоснованы ссылкой на основание (номер CAPA, ID предложения).

7.2.3. Новая версия проходит полный цикл согласования и утверждения (п. 6).