Imeundwa na AIImeboreshwa na watu

Riqli · hati hai · zinasasishwa kila mara

Mahali maarifa ya AI yanakutana na mazoezi ya binadamu.

Shiriki na marafiki
image

Регламент управления документацией и записями. Принцип Riqli.com Document. (Управление документами. Система менеджмента качества. Электронный документооборот. Организационный документ.)

sehemu

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

contents

1.1. Назначение и область применения

1.1.1. Настоящий Регламент устанавливает единый порядок создания, согласования, утверждения, хранения, актуализации и архивирования документов и записей в Компании.

contents

1.1.2. Регламент обязателен к применению всеми структурными подразделениями и сотрудниками при работе с документацией в рамках Системы менеджмента качества (СМК).

contents

1.1.3. Документ разработан в соответствии с требованиями ISO 9001 (п. 7.5 «Документированная информация»), принципами процессного подхода, цикла PDCA и реализован в цифровой платформе Riqli.com.

contents

1.2. Основные принципы управления документацией

1.2.1. Единство и актуальность. Все документы существуют как «живые» веб-страницы в единой системе. Каждый сотрудник работает с актуальной версией документа. Использование локальных копий и файлов, распространяемых по электронной почте, запрещено.

contents

1.2.2. Прозрачность и прослеживаемость. Каждое изменение документа фиксируется с указанием автора, даты и основания. Полная история версий сохраняется для всех типов документов.

contents

1.2.3. Управляемость изменениями. Любое изменение в документацию вносится только на основании обоснованного запроса (корректирующего действия, предложения по улучшению или официальной служебной записки).

contents

1.2.4. Вовлечение персонала. Каждый сотрудник имеет право предлагать изменения в документы через интерфейс Riqli.com. Предложения автоматически регистрируются и направляются на рассмотрение ответственному лицу.

contents

1.2.5. Контроль изучения. Система фиксирует факт ознакомления каждого сотрудника с новой версией документа. Неознакомление в установленный срок считается нарушением дисциплины.

contents

1.3. Целевые показатели системы управления документацией

1.3.1. Доля регламентирующих документов, размещенных в Riqli.com в формате «живых документов», — 100 %.

contents

1.3.2. Доля сотрудников, ознакомленных с актуальными версиями документов, имеющих отношение к их должности, — 100 %.

contents

1.3.3. Среднее время согласования документа (от создания до утверждения) — не более 5 рабочих дней.

contents

1.3.4. Доля документов, актуализированных в установленные сроки (не реже 1 раза в год), — 100 %.

contents

1.3.5. Контроль исполнения требований настоящего Регламента возлагается на Представителя руководства по качеству (или уполномоченное лицо по документации). Общий контроль оставляю за собой (Генеральный директор).

sehemu

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

contents

2.1. Документ — информация, представленная в электронном виде в системе Riqli.com, содержащая правила, регламенты, инструкции, политики или методики выполнения деятельности.

contents

2.2. «Живой документ» — динамический веб-документ в экосистеме Riqli.com, который существует в единственной актуальной версии, доступен онлайн и имеет контролируемую историю изменений.

contents

2.3. Запись — документированная информация, фиксирующая факт выполнения действия, события или достигнутые результаты (журналы, акты, отчеты, протоколы).

contents

2.4. Версия документа — зафиксированное состояние документа на определенный момент времени. Каждая версия имеет уникальный номер и дату утверждения.

contents

2.5. Согласование — процедура проверки документа на соответствие требованиям стандартов, регламентов и законодательства уполномоченными лицами.

contents

2.6. Утверждение — финальный этап, после которого документ приобретает юридическую силу и становится обязательным к применению.

contents

2.7. Корректирующее действие — действие, направленное на устранение корневой причины несоответствия, которое может служить основанием для изменения документации.

contents

2.8. Элемент качества — любая сущность, неполадки в которой могут нанести ущерб. Каждый документ является элементом качества и может иметь уникальный QR-код.

sehemu

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И РОЛИ

contents

3.1. Матрица ответственности (RACI)

РольОтветственность
R (Responsible — Исполнитель)Автор документа — разрабатывает/актуализирует содержание, оформляет документ в системе.
A (Accountable — Ответственный)Владелец документа / Представитель руководства по качеству — утверждает документ, несет ответственность за его актуальность и соответствие требованиям.
C (Consulted — Консультант)Владельцы процессов, юристы, специалисты по стандартам — проверяют документ на соответствие в своей области.
I (Informed — Информируемый)Все сотрудники, имеющие отношение к документу (по должности) — получают уведомления об изменениях и обязаны ознакомиться.
contents

3.1.2. Роль Accountable (A) для каждого документа назначается:

  • Для регламентов СМК — Представитель руководства по качеству.
  • Для технологических инструкций — Владелец процесса.
  • Для кадровых документов — Руководитель HR-службы.
contents

3.1.3. Владелец документа обязан обеспечивать его актуализацию не реже 1 раза в год.

sehemu

4. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПИСЕЙ

contents

4.1. Уровни документов

4.1.1. В иерархии документации СМК выделяются следующие уровни:

УровеньТип документовПримеры
Уровень 1Стратегические и политические документыПолитика в области качества, Руководство по СМК
Уровень 2Регламентирующие документы (процессный уровень)Руководства, положения, регламенты процессов
Уровень 3Операционные документы (инструкции)Технологические инструкции, должностные инструкции, методики
Уровень 4Записи и отчетностьЖурналы, акты, протоколы, отчеты по аудитам
contents

4.2. Типы документов по характеру информации

4.2.1. Нормативные — устанавливающие обязательные требования (стандарты, политики, регламенты).

contents

4.2.2. Информационные — содержащие справочную информацию (справочники, каталоги, базы знаний).

contents

4.2.3. Отчетные — фиксирующие результаты деятельности (записи по ISO).

sehemu

5. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

contents

5.1. Инициация создания документа

5.1.1. Основанием для создания нового документа являются:

  • Потребность в регламентации нового процесса.
  • Требование законодательства или стандарта.
  • Результаты корректирующего действия.
  • Официальное задание руководства.
contents

5.1.2. Инициатор создает в системе Riqli.com проект документа с использованием встроенного редактора «живых документов».

contents

5.2. Структура и содержание документа

5.2.1. Каждый документ должен содержать следующие обязательные элементы:

  • Наименование документа.
  • Дата введения/актуализации.
  • Область применения (для каких подразделений/процессов).
  • Термины и определения (при необходимости).
  • Основное содержание (разбитое на разделы).
  • Перечень ссылочных документов (при наличии).
  • Ответственный за актуализацию (владелец).
contents

5.2.2. Документ создается в формате, обеспечивающем его доступность и удобство чтения (веб-страница с оглавлением, гиперссылками).

sehemu

6. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ

contents

6.1. Маршрутизация согласования

6.1.1. После создания/редактирования документа система автоматически запускает процесс согласования согласно настроенной матрице маршрутизации.

contents

6.1.2. Типовая цепочка согласования:

  1. Автор — готовит проект.
  2. Владелец процесса (С) — проверяет соответствие операционной деятельности.
  3. Юридический отдел (С) — проверяет соответствие законодательству (при необходимости).
  4. Представитель руководства по качеству (А) — утверждает документ.
  5. Генеральный директор — утверждает стратегические документы (Уровень 1).
contents

6.1.3. Срок на согласование для каждого участника — не более 2 рабочих дней.

contents

6.2. Правила утверждения

6.2.1. Утверждение осуществляется путем электронной подписи в системе Riqli.com.

contents

6.2.2. При отклонении документа согласующий обязан указать причину и конкретные замечания.

contents

6.2.3. После утверждения документ становится обязательным к исполнению всеми сотрудниками, имеющими к нему отношение.

sehemu

7. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ И ВЕРСИОНИРОВАНИЕ

contents

7.1. Основания для изменения документа

7.1.1. Изменения в документы вносятся только на основании официальных запросов:

  • Корректирующее действие из системы качества.
  • Предложение по улучшению от сотрудника.
  • Служебная записка от руководителя подразделения.
  • Изменение внешних требований (законодательства, стандартов).
contents

7.1.2. Изменения, не имеющие документально подтвержденного основания, запрещены.

contents

7.2. Процедура внесения изменений

7.2.1. Ответственное лицо (владелец документа) создает черновик новой версии на основе действующей.

contents

7.2.2. В черновик вносятся правки. Все изменения должны быть обоснованы ссылкой на основание (номер CAPA, ID предложения).

contents

7.2.3. Новая версия проходит полный цикл согласования и утверждения (п. 6).

Upatikanaji 2 kurasa za ziada katika dashibodi yako

Bwana ustadi mpya kwa nyenzo zetu za kujifunza:

  • Majaribio yanayohusiana
  • Vyeti vya kitaalamu
  • Nyenzo za kufundisha na kushauri za wataalamu
  • Hati za kujifunza zilizobinafsishwa
Tayari kuongeza kasi?

Usajili wa bure unachukua chini ya dakika 2